Remboursements de dépenses

La meilleure façon de faire des remboursements de dépenses est d’utiliser notre fonctionnalité Paiements d’entreprise.  Cela permettra de garder séparées les dépenses de l’entreprise et les dépenses de paie.  

Toutefois, si vous n’utilisez pas les Paiements d’entreprise, vous pouvez rembourser les dépenses des employés dans le cadre du processus de paie.  

Suivez ces étapes pour configurer et utiliser une règle personnalisée afin de rembourser les dépenses de votre personnel : 

Création de la règle 

Étape 1. Cliquez sur Paramètres. 

Étape 2. Cliquez sur Règles de paie. 

Étape 3. Cliquez sur Gains. 

Étape 4. Cliquez sur Ajouter une nouvelle règle. 

Étape 5. Configurez la règle en entrant le nom de l’employé. Vous pouvez laisser le code GL vide.  

Étape 6. Décochez les cases pour RPC, AE, impôt fédéral et provincial, ainsi que « vacationable » et « occasional earnings ». Nous créons essentiellement un gain personnalisé qui n’est pas imposable et qui n’est pas assujetti aux calculs automatiques de vacances.  

Étape 7. Cliquez sur Enregistrer. 

Application du remboursement de dépenses 

Ensuite, lorsque vous effectuez un traitement de paie, vous pourrez utiliser le bouton « Add Other » sur la page des salaires ou des feuilles de temps pour saisir ce gain personnalisé pour chaque employé. 

Étape 1. Cliquez sur Exécuter la paie dans le menu de gauche. 

Étape 2. Choisissez la date de paiement, le type de paie et les types de cycle de paie. 

Étape 3. Cliquez sur Soumettre. 

Étape 4. Cliquez sur « + » pour ajouter des gains supplémentaires. 

Étape 5. Choisissez Remboursement de dépenses comme code de gains dans la liste déroulante. Ensuite, entrez le taux, les heures et le montant total des gains. 

Étape 6. Cliquez sur Ajouter et soumettre. 

Vous pouvez ensuite terminer votre paie comme d’habitude. 

Remarque : Ces gains apparaîtront dans vos rapports comme faisant partie de vos gains/salaires totaux, mais ils ne seront pas considérés comme un revenu imposable pour l’employé. Envisagez également d’utiliser un traitement spécial pour ce paiement afin de le garder distinct dans vos rapports. Si vous le faites, n’oubliez pas de fermer vos périodes avant et après ce traitement spécial pour vous assurer qu’il est déclaré séparément.   

Dépannage et FAQ 

Dois-je traiter les remboursements dans un traitement séparé? 

Non, si vous utilisez la paie pour traiter vos remboursements de dépenses, ils peuvent être ajoutés à votre paie régulière. Toutefois, si vous souhaitez les garder séparés à des fins de déclaration, vous pouvez les traiter dans un traitement spécial.