Indemnités de licenciement Partie 2 - Exécution d'un traitement de paie pour licenciement

Exécuter les paiements de cessation d'emploi dans la paie

Après avoir configuré les règles de paie, il est temps d'appliquer ces règles de gain dans le traitement de la paie pour verser les indemnités de départ. 

Indemnité de congé annuel (vacances)

Si la règle relative aux vacances est définie sur « verser à chaque paie », l'indemnité de vacances est payée avec les gains réguliers. Cela signifie qu'aucune action n'est requise. 

Lorsque la règle relative aux vacances est définie sur « accumuler, imposer lors du versement », les vacances accumulées doivent être payées/versées lors du dernier traitement de la paie avant le départ de l'employé. Nous vous recommandons de verser les vacances accumulées lors de la dernière paie régulière ou lors de la paie de cessation d'emploi. Veuillez suivre les instructions pour verser les vacances accumulées. 

Si le profil de votre employé ne contient pas de paramètre relatif aux vacances, ajoutez la règle de gain de vacances en tant que gain supplémentaire dans votre traitement de paie régulier ou de cessation d'emploi. 

Payer les vacances sous forme de traitement spécial

Si vous avez oublié de verser les vacances lors du dernier traitement de paie régulier, veuillez exécuter un traitement spécial pour verser les vacances de cet employé en particulier. 

Veuillez noter que les dates de début et de fin du cycle de paie doivent correspondre aux dates de début et de fin de la dernière période de paie régulière. 

Si vous n'êtes pas certain des dates du cycle de paie de la dernière période régulière : 

Étape 1 : Employés 

Étape 2. Profil 

Étape 3. Onglet Paie 

Étape 4. Traitements de la paie 

Indemnité tenant lieu de préavis

L'indemnité tenant lieu de préavis doit couvrir les jours où l'employé aurait normalement travaillé. Si la période de paie pour l'indemnité tenant lieu de préavis tombe dans un nouveau cycle de paie, veuillez l'exécuter en tant que traitement de paie spécial avec les mêmes dates de début et de fin que la dernière période de travail payée. Lors de l'approbation des heures, approuvez uniquement les heures associées à l'indemnité tenant lieu de préavis. Terminez ensuite le processus normalement.  Si la période de préavis tombe dans votre prochain cycle de paie normal, incluez les gains appropriés pour l'employé dans ce traitement de la paie.  

Prenons par exemple le cas d'un employé dont la période de paie régulière s'étend du 1er au 14 septembre. Son emploi prend fin le 7 septembre. Vous avez établi que vous lui devez une indemnité tenant lieu de préavis du 8 au 21 septembre. Vous pouvez exécuter un seul traitement de paie régulier pour cet employé ou, si vous avez déjà terminé la paie régulière, faire un traitement régulier plus un traitement spécial (en utilisant les mêmes dates de travail). 

Étape 1. Exécuter la paie régulière du 1er au 14 septembre 

Étape 2. Approuver les heures régulières pour la période du 1er au 7 septembre 

Étape 3. Ajouter un gain supplémentaire 

Étape 4. Sélectionner INDEMNITÉ TENANT LIEU DE PRÉAVIS 

Étape 5. Entrer le montant pour la période du 8 au 21 septembre uniquement (si vous effectuez 1 seul traitement). 

Étape 6. Suivant 

Étape 7. Terminer normalement 

Étape 8. Si vous avez déjà terminé votre traitement régulier, commencez un nouveau traitement spécial avec les mêmes dates de travail du 1er au 14 septembre. 

Étape 9. NE PAS APPROUVER LES HEURES RÉGULIÈRES; SÉLECTIONNER L'INDEMNITÉ TENANT LIEU DE PRÉAVIS 

Étape 10. Entrer le montant pour la période du 15 au 21 septembre et approuver uniquement l'indemnité tenant lieu de préavis. 

Étape 11. Terminer normalement 

Maintien du salaire 

Lorsqu'un employé continue de figurer sur la liste de paie même après avoir cessé de travailler, l'employeur verse ce que l'on appelle un maintien du salaire. 

Ces montants sont payés de la même manière que si l'employé travaillait toujours. 

Étape 1. Exécuter la paie 

Étape 2. Sélectionner MAINTIEN DU SALAIRE comme type de gain. 

Étape 3. Entrer les heures régulières et le taux. 

Étape 4. Terminer la paie normalement. 

Indemnité de départ (applicable sous le Code canadien du travail et aux employeurs de l'Ontario) 

Étape 1. EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LE DERNIER TRAITEMENT DE PAIE RÉGULIER (il peut s'agir d'un traitement régulier ou spécial selon le moment où vous l'exécutez). 

Étape 2. Sélectionner INDEMNITÉ DE DÉPART comme type de gain 

Étape 3. Entrer le montant de l'indemnité de départ 

Étape 4. Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5. SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, ENTRER L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI. 

Étape 6. RETIRER L'IMPÔT PROVINCIAL 

Étape 7. Enregistrer 

Allocation de retraite ou paiements forfaitaires (communément appelés indemnités de départ) 

Pour les employés hors Québec : 

Étape 1. EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LE DERNIER TRAITEMENT DE PAIE RÉGULIER (il peut s'agir d'un traitement régulier ou spécial selon le moment où vous l'exécutez). 

Étape 2. Sélectionner ALLOCATION DE RETRAITE comme type de gain 

Étape 3. Entrer le montant 

Étape 4. Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5. SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, ENTRER L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI (allocation de retraite) ou ICI (paiements forfaitaires).

Étape 6. RETIRER LES MONTANTS D'IMPÔT PROVINCIAUX 

Étape 7. Enregistrer 

Pour les employés du Québec : 

Étape 1. EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LE DERNIER TRAITEMENT DE PAIE RÉGULIER 

Étape 2. Sélectionner ALLOCATION DE RETRAITE comme type de gain 

Étape 3. Entrer le montant 

Étape 4. Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5. SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, ENTRER L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI (allocation de retraite) ou ICI (paiements forfaitaires). 

Étape 6. SOUS IMPÔT PROVINCIAL, ENTRER L'IMPÔT EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI. 

Étape 7. Enregistrer 

Paie de jour férié légal 

Versez toute paie de jour férié qui sera due avant de remplir votre RE pour faciliter le traitement des cessations d'emploi.

Étape 1. EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LE DERNIER TRAITEMENT DE PAIE RÉGULIER 

Étape 2. Sélectionner JOUR FÉRIÉ LÉGAL comme type de gain 

Étape 3. Entrer la paie brute totale 

Étape 4. Approuver 

Nous vous recommandons de payer tout jour férié légal qui survient après le dernier jour rémunéré avant de désactiver l'employé dans le système. 

Si un jour férié légal survient après la dernière date pour laquelle un employé est payé et est versé après le traitement du RE, veuillez modifier le RE pour inclure le montant dans la case 17 du RE. Consultez Comment modifier un RE. 

Maintenant que vous avez exécuté vos derniers traitements de paie pour votre employé, vous êtes prêt à procéder à sa cessation d'emploi et à lui délivrer un RE. Suivez les étapes de la partie 3 pour effectuer les ajustements nécessaires afin que le RE reflète correctement vos paiements de cessation d'emploi. 

Une note additionnelle de l'un de nos comptables partenaires sur la façon de confirmer cette différence : « L'outil de l'ARC utilise des codes de revendication plutôt que des valeurs monétaires. J'ai compris que pour obtenir le même résultat que l'outil de l'ARC, il faut prendre le point médian de la fourchette de codes. Cela rend maintenant le calcul du RPC identique à celui de l'ARC. » Si vous exécutez la paie en utilisant le traitement de paie « Spécial », l'exemption du RPC ne sera pas prise en compte et certains gains pourraient être imposés à un taux légèrement différent de celui d'une paie régulière. Pour en savoir plus sur le moment d'utiliser le traitement SPÉCIAL, consultez cet article ICI. 

Le RPC et l'AE ont tous deux un maximum annuel. Si votre employé a atteint ces limites, ils ne seront plus calculés, ce qui pourrait expliquer un montant de paie net différent. Taux du RPC selon l'ARC 

Vérifiez que les paiements de votre employé ne sont pas inférieurs aux montants d'exemption du formulaire TD1 fournis par l'Agence du revenu du Canada et sa province ou son territoire d'emploi. Généralement, le système annualisera les gains d'un employé et si le montant total est inférieur à la limite d'exemption pour l'année, aucun impôt ne sera déduit. 

Votre employé est-il exempté de certains programmes gouvernementaux? Par exemple, s'il a moins de 18 ans ou plus de 70 ans, il se peut qu'il n'ait pas à cotiser au RPC. Le système appliquera cela automatiquement en fonction de sa date de naissance. 

Si vous comparez vos chiffres à ceux d'autres calculateurs de paie (comme celui du site Web de l'ARC), veuillez garder à l'esprit les points suivants : 

• Le calculateur de l'ARC ne disposera pas des données historiques du RPC/AE pour effectuer ses calculs (à moins que vous ne les ayez explicitement saisies). 

• Les valeurs utilisées par le calculateur de l'ARC utilisent des tranches de revenus plutôt que les chiffres exacts utilisés dans votre profil de paie. Cela peut expliquer une différence allant jusqu'à 5 $ entre le calculateur de l'ARC et votre compte. La méthode des chiffres exacts est plus précise, tandis que la méthode des tranches peut être légèrement décalée. 

• Le système estimera le revenu annuel d'un employé et appliquera les calculs d'impôt appropriés en fonction de ses gains à ce jour. Si un employé payé 50 000 $/an est embauché et payé en décembre, les impôts déduits refléteront correctement ses gains de décembre seulement. Si cet employé est embauché en janvier, le système estimera le revenu annuel et appliquera les bons calculs d'impôt. Le calculateur de l'ARC n'aura pas cet historique et ne pourra fournir qu'une estimation des impôts.  

• Le calculateur de l'ARC ne prendra pas en considération les règles de paie personnalisées que vous auriez pu créer; plusieurs de ces règles ont des incidences fiscales que notre service ajustera correctement.