Indemnités de licenciement Partie 2 - Exécution d'un traitement de paie pour licenciement

Exécution des paiements de cessation d'emploi dans la paie

Après avoir configuré les règles de paie, il est temps d'appliquer ces règles de gains dans le traitement de la paie afin de verser les indemnités de départ. 

Indemnité de congé annuel (paie de vacances)

Si la règle de vacances est configurée sur « verser à chaque paie », la paie de vacances est versée avec le salaire régulier. Cela signifie qu'aucune action n'est requise. 

Lorsque la règle de vacances est configurée sur « accumuler, imposer lors du versement », les vacances accumulées doivent être payées/versées lors du dernier traitement de la paie avant la cessation d'emploi. Nous vous recommandons de verser les vacances accumulées lors de la dernière période de paie régulière, ou lors du traitement de votre paie de cessation d'emploi. Veuillez suivre les instructions pour verser les vacances accumulées. 

Si votre employé n'a pas de paramètre de vacances dans son profil, ajoutez la règle de gain de vacances en tant que gain supplémentaire dans votre traitement de paie régulier ou de cessation d'emploi. 

Payer les vacances sous forme de traitement spécial

Si vous avez oublié de verser les vacances lors du dernier traitement de paie régulier, veuillez exécuter un traitement spécial pour verser les vacances de cet employé en particulier. 

Veuillez noter que les dates de début et de fin du cycle de paie doivent correspondre aux dates de début et de fin de la dernière période de paie régulière. 

Si vous n'êtes pas certain des dates du cycle de paie de la dernière période régulière : 

Étape 1 : Employés 

Étape 2 : Profil 

Étape 3 : Onglet Paie 

Étape 4 : Traitements de paie 

Indemnité tenant lieu de préavis 

L'indemnité tenant lieu de préavis doit couvrir les jours où l'employé aurait normalement travaillé. Si la période de paie pour l'indemnité tenant lieu de préavis tombe dans un nouveau cycle de paie, veuillez l'exécuter en tant que traitement de paie spécial avec les mêmes dates de début et de fin que la dernière période de paie travaillée. Lors de l'approbation des heures, approuvez uniquement les heures associées à l'indemnité tenant lieu de préavis. Terminez ensuite le processus normalement.  Si la période de préavis tombe dans votre prochain cycle de paie normal, incluez les gains appropriés pour l'employé dans ce traitement de la paie.  

Par exemple, supposons que la période de paie régulière d'un employé s'étend du 1er au 14 septembre. Son contrat prend fin le 7 septembre. Vous avez déterminé que vous lui devez une indemnité tenant lieu de préavis du 8 au 21 septembre. Vous pouvez exécuter un traitement de paie régulier pour cet employé ou, si vous l'avez déjà fait, effectuer un traitement régulier plus un traitement spécial (en utilisant les mêmes dates de travail). 

Étape 1 : Exécuter la paie régulière du 1er au 14 septembre 

Étape 2 : Approuver les heures régulières pour la période du 1er au 7 septembre 

Étape 3 : Ajouter un gain supplémentaire 

Étape 4 : Sélectionner INDEMNITÉ TENANT LIEU DE PRÉAVIS 

Étape 5 : Saisir le montant uniquement pour la période du 8 au 21 septembre (si vous effectuez un seul traitement). 

Étape 6 : Suivant 

Étape 7 : Terminer normalement 

Étape 8 : Si vous avez déjà terminé votre traitement régulier, commencez un nouveau traitement spécial avec les mêmes dates de travail du 1er au 14 septembre. 

Étape 9 : NE PAS APPROUVER LES HEURES RÉGULIÈRES; SÉLECTIONNER L'INDEMNITÉ TENANT LIEU DE PRÉAVIS 

Étape 10 : Saisir le montant du 15 au 21 septembre et approuver uniquement l'indemnité tenant lieu de préavis. 

Étape 11 : Terminer normalement 

Maintien du salaire 

Lorsqu'un employé continue de figurer sur la liste de paie même après avoir cessé de travailler, les employeurs lui versent ce que l'on appelle un maintien du salaire. 

Ces paiements sont versés de la même manière que si l'employé travaillait toujours. 

Étape 1 : Traiter la paie 

Étape 2 : Sélectionner MAINTIEN DU SALAIRE comme type de gain. 

Étape 3 : Saisir les heures régulières et le taux. 

Étape 4 : Suivant 

Indemnité de départ (applicable aux employeurs assujettis au Code canadien du travail et de l'Ontario) 

Étape 1 : EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LA DERNIÈRE PÉRIODE DE PAIE RÉGULIÈRE (il peut s'agir d'un traitement régulier ou spécial, selon le moment où vous l'exécutez). 

Étape 2 : Sélectionner INDEMNITÉ DE DÉPART comme type de gain 

Étape 3 : Saisir le montant de l'indemnité de départ 

Étape 4 : Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5 : SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, SAISIR L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI. 

Étape 6 : RETIRER L'IMPÔT PROVINCIAL 

Étape 7 : Enregistrer 

Allocation de retraite ou paiements forfaitaires (communément appelés indemnités de départ) 

Pour les employés hors Québec : 

Étape 1 : EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LA DERNIÈRE PÉRIODE DE PAIE RÉGULIÈRE (il peut s'agir d'un traitement régulier ou spécial, selon le moment où vous l'exécutez). 

Étape 2 : Sélectionner ALLOCATION DE RETRAITE comme type de gain 

Étape 3 : Saisir le montant 

Étape 4 : Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5 : SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, SAISIR L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI (allocation de retraite) ou ICI (paiements forfaitaires).

Étape 6 : RETIRER LES MONTANTS D'IMPÔT PROVINCIAUX 

Étape 7 : Enregistrer 

Pour les employés du Québec : 

Étape 1 : EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LA DERNIÈRE PÉRIODE DE PAIE RÉGULIÈRE 

Étape 2 : Sélectionner ALLOCATION DE RETRAITE comme type de gain 

Étape 3 : Saisir le montant 

Étape 4 : Pendant la révision, cliquer sur le nom de l'employé 

Étape 5 : SOUS IMPÔT FÉDÉRAL, SAISIR L'IMPÔT SUR LE REVENU EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI (allocation de retraite) ou ICI (paiements forfaitaires). 

Étape 6 : SOUS IMPÔT PROVINCIAL, SAISIR L'IMPÔT EN FONCTION DES TAUX INDIQUÉS ICI. 

Étape 7 : Enregistrer 

Paie pour jour férié 

Versez toute paie pour jour férié qui sera due avant de remplir votre RE afin de faciliter la cessation d'emploi.

Étape 1 : EXÉCUTER LA PAIE AVEC LES MÊMES DATES QUE LA DERNIÈRE PÉRIODE DE PAIE RÉGULIÈRE 

Étape 2 : Sélectionner JOUR FÉRIÉ comme type de gain 

Étape 3 : Saisir le salaire brut total 

Étape 4 : Approuver 

Nous vous recommandons de payer tout jour férié qui survient après le dernier jour payé avant de désactiver l'employé dans le système. 

Si un jour férié survient après la dernière date pour laquelle un employé est payé et qu'il est versé après le traitement du RE, veuillez modifier le RE pour inclure le montant dans la case 17 du RE. Voir Comment modifier un RE. 

Maintenant que vous avez exécuté vos derniers traitements de paie pour votre employé, vous êtes prêt à mettre fin à son emploi et à lui délivrer un RE. Suivez les étapes de la Partie 3 pour effectuer les ajustements nécessaires afin que le RE reflète correctement vos paiements de cessation d'emploi. 

Une note complémentaire de l'un de nos comptables partenaires sur la façon de confirmer cette différence : « L'outil de l'ARC utilise des codes de revendication plutôt que des valeurs monétaires. J'ai calculé que pour obtenir le même résultat que l'outil de l'ARC, il faut prendre le point médian de la fourchette de codes. Cela rend désormais le calcul de la PE identique au calcul de l'ARC. » Si vous exécutez la paie à l'aide d'un traitement de paie « Spécial », l'exonération du RPC ne sera pas prise en compte et certains gains pourraient être imposés à un taux légèrement différent de celui d'une paie régulière. Pour plus d'informations sur le moment d'utiliser le traitement SPÉCIAL, consultez cet article ICI. 

Le RPC et l'AE ont tous deux un maximum annuel, donc si votre employé les a atteints, le système ne les calculera plus, ce qui pourrait expliquer un montant de paie net différent. Taux du RPC selon l'ARC 

Vérifiez que les paiements de votre employé ne sont pas inférieurs aux montants d'exonération TD1 fournis par l'Agence du revenu du Canada et sa province ou son territoire d'emploi. En règle générale, le système annualise les gains d'un employé et si le montant total est inférieur à la limite d'exonération pour l'année, aucun impôt ne sera déduit. 

Votre employé est-il exonéré de certains programmes gouvernementaux? Par exemple, s'il a moins de 18 ans ou plus de 70 ans, il se peut qu'il n'ait pas à cotiser au RPC. Le système appliquera cela automatiquement en fonction de sa date de naissance. 

Si vous comparez les chiffres à d'autres calculateurs de paie (comme celui du site Web de l'ARC), veuillez garder à l'esprit que : 

• Le calculateur de l'ARC ne disposera pas des données historiques du RPC/AE à utiliser lors de l'application de ses calculs (à moins que vous ne les ayez explicitement saisies). 

• Les valeurs utilisées par le calculateur de l'ARC s'appuient sur des fourchettes plutôt que sur les chiffres exacts utilisés dans votre profil de paie. Cela peut expliquer un écart allant jusqu'à 5 $ entre l'ARC et votre compte. La méthode des chiffres exacts est plus précise, tandis que la méthode des fourchettes peut être légèrement décalée. 

• Le système estimera le revenu annuel d'un employé et appliquera les calculs fiscaux appropriés en fonction des revenus acquis à ce jour. Si un employé gagnant 50 000 $/an est embauché et payé en décembre, les impôts déduits refléteront correctement les gains de décembre uniquement. Si l'employé gagnant 50 000 $/an est embauché en janvier, le système estimera le revenu annuel et appliquera les calculs fiscaux appropriés. Le calculateur de l'ARC n'aura pas cet historique et ne pourra fournir qu'une estimation des impôts.  

• Le calculateur de l'ARC ne prendra pas en compte les règles de paie personnalisées que vous avez pu créer; bon nombre de ces règles ont des incidences fiscales que le service ajustera correctement.