Modifier la province d’emploi d’un employé

Modifier la province d’emploi (PE) d’un employé n’est pas une démarche simple en raison de la possibilité d’avoir plusieurs formulaires fiscaux. La première étape consiste à déterminer si un changement de PE est requis. Si vous confirmez qu’il doit être modifié, cela peut se faire de quelques façons.  

Confirmer la province d’emploi 

Tout d’abord, vous devez confirmer que la PE de l’employé doit bel et bien être modifiée. Habituellement, l’endroit où l’employé travaille physiquement n’est pas nécessairement sa PE. Il peut plutôt s’agir de l’endroit d’où il travaillait à l’origine, ou de l’emplacement de la paie ou du service de la paie. Vous pouvez vérifier si vous devez modifier la PE en communiquant avec l’ARC.  

Modifier la province d’emploi  

Si vous avez vérifié auprès de l’ARC et confirmé que vous devez modifier la PE de l’employé, nous vous proposons quelques options pour le faire.   

Veuillez noter que ces options NE S’APPLIQUENT PAS si vous effectuez un changement vers/depuis le Québec, car cela nécessite des étapes supplémentaires. Veuillez nous contacter pour obtenir plus d’information si c’est votre situation. 

Option 1  

Vous pouvez mandater l’un de nos techniciens pour effectuer le changement pour vous. Comme cela doit être fait manuellement de notre côté, des frais par employé s’appliquent pour cette opération. Le technicien réécrira le codage de l’employé, mais ne tiendra pas compte des tables d’impôt utilisées précédemment. Par conséquent, l’employé devra régulariser tout écart au moment de produire sa déclaration de revenus, puisqu’il payait auparavant de l’impôt pour une autre province. Pour aller de l’avant avec cette option, veuillez communiquer avec nous. 

Option 2  

Vous pouvez aussi créer un nouvel employé et copier toutes les informations CAA (cumul annuel à ce jour) dans le nouveau profil. Comme pour l’option 1, cela ne tiendra pas compte des tables d’impôt utilisées précédemment; l’employé devra donc tout de même régulariser les écarts au moment de la déclaration de revenus. Pour procéder avec cette option, suivez les instructions ci-dessous :  

1. Créez un rapport sommaire CAA afin de saisir facilement les données actuelles dans le dossier du nouvel employé.   

1. Allez dans Rapports > Annuel > Sommaire CAA   

2. Cliquez sur « Créer un nouveau rapport »  

2. Accédez à l’employé à modifier et ajustez son CAA à zéro dans tous les champs.  

1. Allez dans Employés > Modifier le profil > CAA financier > Modifier  

2. Entrez « 0 » dans chaque champ  

3. Enregistrer  

3. Définissez le NAS de l’employé à 999 999 998 et enregistrez.  

4. Mettez fin à l’emploi de l’employé et créez un RE. Ne l’envoyez pas à Service Canada, mais conservez-le au dossier, car vous pourriez en avoir besoin si l’employé est licencié.  

5. Ajoutez le nouvel employé avec le NAS, la PE et les renseignements CAA mis à jour.  

1. Allez dans Employés > Ajouter un employé  

2. CAA financier > Mettez à jour tous les renseignements selon le rapport sommaire CAA de l’étape 1 

3. Enregistrer. 

6. Créez un nouveau rapport sommaire CAA pour consigner les changements.  

7. Traitez la paie comme d’habitude.