Pago por terminación, Parte 2: Ejecución de una nómina de pago por terminación

Procesamiento de Pagos por Terminación en la Nómina

Una vez que haya configurado las reglas de pago, es momento de aplicar esas reglas de ingresos en el procesamiento de nómina para liquidar los pagos por terminación. 

Pago de Vacaciones

Si la regla de vacaciones está configurada como "pago en cada nómina", las vacaciones se pagan junto con los ingresos regulares. Esto significa que no se requiere ninguna acción adicional. 

Cuando la regla de vacaciones está configurada como "acumular, gravar al pagar", las vacaciones acumuladas deben pagarse/liberarse junto con el último procesamiento de nómina antes de la terminación. Recomendamos liberar las vacaciones acumuladas con el último procesamiento de nómina regular, o con el procesamiento de nómina de terminación. Siga las instrucciones para liberar vacaciones acumuladas. 

Si su empleado no tiene una configuración de vacaciones en su perfil, agregue la regla de ingresos por vacaciones como un ingreso adicional en su procesamiento de nómina regular o de terminación. 

Pago de Vacaciones como un Procesamiento Especial

Si olvidó liberar las vacaciones en el último procesamiento de nómina regular, realice un procesamiento especial para liberar las vacaciones de ese empleado en específico. 

Tenga en cuenta que la fecha de inicio y fin del ciclo de pago debe coincidir con la fecha de inicio y fin del último procesamiento regular. 

Si no está seguro de las fechas del ciclo de pago del último procesamiento regular: 

Paso 1: Empleados 

Paso 2. Perfil 

Paso 3. Pestaña de Nómina 

Paso 4. Procesamientos de Nómina 

Pago en Sustitución del Aviso Previo 

El pago en sustitución debe cubrir los días que el empleado habría trabajado de otra manera. Si el periodo de pago para el pago en sustitución cae en un nuevo ciclo de pago, ejecútelo como un procesamiento de nómina especial con la misma fecha de inicio y fin que el último periodo de trabajo pagado. Al aprobar las horas, apruebe únicamente las horas asociadas con el pago en sustitución. Luego finalice de forma normal.  Si el periodo de sustitución cae dentro de su próximo ciclo de nómina normal, incluya los ingresos correspondientes para el empleado dentro de ese procesamiento de nómina.  

Por ejemplo, supongamos que el procesamiento de nómina regular de un empleado va del 1 al 14 de septiembre. Fue despedido el 7 de septiembre. Se ha determinado que le debe un pago en sustitución del 8 al 21 de septiembre. Puede ejecutar un procesamiento de nómina regular para este empleado o, si ya completó el procesamiento regular, realizar uno regular más uno especial (utilizando las mismas fechas de trabajo). 

Paso 1. Ejecutar Nómina Regular del 1 al 14 de septiembre 

Paso 2. Aprobar Horas Regulares para el periodo del 1 al 7 de septiembre 

Paso 3. Agregar un ingreso adicional 

Paso 4. Seleccionar PAGO EN SUSTITUCIÓN (PAYMENT IN LIEU) 

Paso 5. Ingrese el monto correspondiente únicamente al periodo del 8 al 21 de septiembre (si está realizando 1 solo procesamiento). 

Paso 6. Siguiente 

Paso 7. Finalice de forma normal 

Paso 8. Si ya ha completado su procesamiento de nómina regular, comience un nuevo procesamiento especial con las mismas fechas de trabajo del 1 al 14 de septiembre. 

Paso 9. NO APRUEBE LAS HORAS REGULARES; SELECCIONE PAGO EN SUSTITUCIÓN (PAYMENT IN LIEU) 

Paso 10. Ingrese el monto del 15 al 21 de septiembre y apruebe únicamente el pago en sustitución. 

Paso 11. Finalice de forma normal 

Continuidad del Salario (Salary Continuance) 

Cuando un empleado continúa en la nómina incluso después de haber dejado de trabajar, los empleadores otorgan lo que se conoce como Continuidad del Salario. 

Estos pagos se realizan de la misma manera que si el empleado siguiera trabajando. 

Paso 1. Ejecutar Nómina 

Paso 2. Seleccione CONTINUIDAD DEL SALARIO (SALARY CONTINUANCE) como tipo de ingreso. 

Paso 3. Ingrese las horas regulares y la tarifa. 

Paso 4. Siguiente 

Indemnización por Despido (Severance Pay - Aplicable para empleadores del CLC y Ontario) 

Paso 1. EJECUTE LA NÓMINA CON LAS MISMAS FECHAS QUE EL ÚLTIMO PROCESAMIENTO DE NÓMINA REGULAR (este puede ser un procesamiento Regular o Especial dependiendo de cuándo lo esté ejecutando). 

Paso 2. Seleccione INDEMNIZACIÓN (SEVERANCE) como tipo de ingreso 

Paso 3. Ingrese el Monto de la Indemnización 

Paso 4. Durante la revisión, haga clic en el nombre del empleado 

Paso 5. BAJO EL IMPUESTO FEDERAL (FEDERAL TAX), INGRESE EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA BASADO EN LAS TARIFAS MOSTRADAS AQUÍ. 

Paso 6. ELIMINE EL IMPUESTO PROVINCIAL (PROVINCIAL TAX) 

Paso 7. Guardar 

Subsidio de Jubilación o Pagos de Suma Global (Conocidos informalmente como Indemnización) 

Para empleados fuera de Quebec: 

Paso 1. EJECUTE LA NÓMINA CON LAS MISMAS FECHAS QUE EL ÚLTIMO PROCESAMIENTO DE NÓMINA REGULAR (este puede ser un procesamiento Regular o Especial dependiendo de cuándo lo esté ejecutando). 

Paso 2. Seleccione SUBSIDIO DE JUBILACIÓN (RETIRING ALLOWANCE) como tipo de ingreso 

Paso 3. Ingrese el monto 

Paso 4. Durante la revisión, haga clic en el nombre del empleado 

Paso 5. BAJO EL IMPUESTO FEDERAL (FEDERAL TAX), INGRESE EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA BASADO EN LAS TARIFAS MOSTRADAS AQUÍ (Subsidio de Jubilación) o AQUÍ (Pagos de Suma Global).

Paso 6. ELIMINE LOS MONTOS DE IMPUESTO PROVINCIAL (PROVINCIAL TAX) 

Paso 7. Guardar 

Para empleados en Quebec: 

Paso 1. EJECUTE LA NÓMINA CON LAS MISMAS FECHAS QUE EL ÚLTIMO PROCESAMIENTO DE NÓMINA REGULAR 

Paso 2. Seleccione SUBSIDIO DE JUBILACIÓN (RETIRING ALLOWANCE) como tipo de ingreso 

Paso 3. Ingrese el monto 

Paso 4. Durante la revisión, haga clic en el nombre del empleado 

Paso 5. BAJO EL IMPUESTO FEDERAL (FEDERAL TAX), INGRESE EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA BASADO EN LAS TARIFAS MOSTRADAS AQUÍ (Subsidio de Jubilación) o AQUÍ (Pagos de Suma Global). 

Paso 6. BAJO EL IMPUESTO PROVINCIAL (PROVINCIAL TAX), INGRESE EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA BASADO EN LAS TARIFAS MOSTRADAS AQUÍ. 

Paso 7. Guardar 

Pago de Días Festivos Obligatorios (Statutory Holiday Pay) 

Pague cualquier día festivo obligatorio que deba adeudarse antes de completar su ROE para facilitar las terminaciones.

Paso 1. EJECUTE LA NÓMINA CON LAS MISMAS FECHAS QUE EL ÚLTIMO PROCESAMIENTO DE NÓMINA REGULAR 

Paso 2. Seleccione DÍA FESTIVO OBLIGATORIO (STATUTORY HOLIDAY) como tipo de ingreso 

Paso 3. Ingrese el Pago Bruto Total 

Paso 4. Aprobar 

Recomendamos pagar cualquier día festivo obligatorio que ocurra después del último día por el cual se pagó al empleado antes de darlo de baja en el sistema. 

Si un día festivo obligatorio ocurre después de la última fecha de pago del empleado y se liquida después de procesar el ROE, modifique el ROE para incluir el monto en la Casilla 17 del ROE. Consulte Cómo Modificar el ROE. 

Ahora que ha ejecutado los últimos procesamientos de nómina para su empleado, está listo para darlo de baja y emitir un ROE. Siga los pasos de la Parte 3 para realizar los ajustes necesarios para que el ROE refleje correctamente sus pagos por terminación. 

Una nota adicional de uno de nuestros socios contables sobre cómo confirmar esta diferencia: "La herramienta de la CRA utiliza códigos de reclamación en lugar de valores monetarios. Descubrí que para obtener el mismo resultado que la herramienta de la CRA, es necesario tomar el punto medio del rango de códigos. De esta manera, el cálculo de la PE coincidió con el de la CRA". Si está ejecutando la nómina utilizando el procesamiento de nómina "Especial", no se tendrá en cuenta la exención del CPP y algunos ingresos podrían gravarse con una tasa ligeramente diferente a la de una nómina regular. Para obtener más información sobre cuándo utilizar el procesamiento ESPECIAL, consulte este artículo AQUÍ. 

Tanto el CPP como el EI tienen un límite anual máximo, por lo que si su empleado ha alcanzado esos límites, ya no se calcularán, lo que podría explicar una cantidad diferente de pago neto. Tasas de CPP según la CRA 

Verifique que los pagos de sus empleados no estén por debajo de los montos de exención del formulario TD1 proporcionados por la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) y su provincia/territorio de empleo. Por lo general, el sistema anualizará los ingresos de un empleado y, si el monto total es inferior al límite de exención del año, no se deducirán impuestos. 

¿Su empleado está exento de ciertos programas gubernamentales? Por ejemplo, si es menor de 18 años o mayor de 70, es posible que no deba contribuir al CPP. El sistema aplicará esto de forma automática según su fecha de nacimiento. 

Si está comparando las cifras con otras calculadoras de nómina (como el sitio web de la CRA), tenga en cuenta lo siguiente: 

• La calculadora de la CRA no contará con la información histórica del CPP/EI para aplicar en sus cálculos (a menos que usted la haya ingresado de forma explícita). 

• Los valores utilizados por la calculadora de la CRA emplean rangos en lugar de las cifras exactas utilizadas en su perfil de nómina. Esto podría ocasionar una diferencia de hasta $5 entre la CRA y su cuenta. El método de la cifra exacta es más preciso; el método de rango puede presentar ligeras variaciones. 

• El sistema estimará los ingresos anuales de un empleado y aplicará los cálculos de impuestos correctos basándose en cualquier ingreso obtenido hasta la fecha. Si se contrata y paga a un empleado con un sueldo de $50,000 al año en diciembre, los impuestos deducidos reflejarán correctamente solo los ingresos de diciembre. Si se contrata al empleado de $50,000 al año en enero, el sistema estimará los ingresos anuales y aplicará los cálculos de impuestos correctos. La calculadora de la CRA no contará con este historial y solo podrá proporcionar una estimación de los impuestos.  

• La calculadora de la CRA no tendrá en cuenta ninguna regla de pago personalizada que haya creado; muchas de estas reglas tienen implicaciones fiscales que el servicio ajustará de forma correcta.