Transparence salariale en C.-B.

Transparence salariale en C.-B.     

Devez-vous remplir le rapport sur la transparence salariale de la Colombie-Britannique?  Cet article vous explique qui doit produire ce rapport, quels renseignements sont requis, ainsi que la façon de remplir et de publier votre rapport. 

Qui doit produire une déclaration? 

L'exigence relative aux déclarations est introduite progressivement en fonction de la taille de l'employeur : 

• D'ici le 1er novembre 2023 : Gouvernement de la C.-B. + les 6 plus grandes sociétés d'État 

• D'ici le 1er novembre 2024 : Employeurs comptant 1 000 employés ou plus en C.-B. 

• D'ici le 1er novembre 2025 : Employeurs comptant 300 employés ou plus en C.-B. 

• D'ici le 1er novembre 2026 : Employeurs comptant 50 employés ou plus en C.-B. 

Quels renseignements sont requis et comment remplir le rapport? 

• Étape 1 : Comprendre qui doit produire et publier les rapports sur la transparence salariale.   

Tout employeur sous réglementation provinciale dépassant un certain seuil d'employés doit remplir un rapport sur la transparence salariale au plus tard le 1er novembre de chaque année, puis le publier sur un site Web accessible au public dès que possible. 

• Étape 2 : Obtenir un compte Business BCeID (si vous utilisez l'outil de déclaration) 

• Les employeurs doivent avoir un compte Business BCeID pour utiliser l'outil de déclaration de la transparence salariale. 

• Pour les nouveaux employeurs – Inscrivez-vous à Business BCeID 

  
  

• Étape 3 : Recueillir les renseignements sur le genre auprès des employés 

Les employeurs doivent utiliser la Norme de données sur le genre et le sexe de la C.-B. lors de la collecte de données sur le genre, car elle favorise une auto-identification sécuritaire, inclusive et respectueuse. Le genre doit être recueilli directement auprès des employés et servir uniquement à la préparation du rapport sur la transparence salariale. Si un employé choisit de ne pas divulguer son genre, il doit être consigné sous la mention « inconnu ». Les renseignements sur le genre peuvent être recueillis au moyen d'un sondage auprès des employés ou par des outils RH/paie en libre-service. 

Utilisez l'exemple de fichier CSV de la C.-B. si vous utilisez l'outil de déclaration de la transparence salariale (FIN Pay Transparency). Incluez tous les employés qui ont été rémunérés au cours de la période de référence, sans égard au nombre d'heures travaillées ou au statut d'emploi, qu'ils soient à temps plein, à temps partiel, saisonniers, temporaires, congédiés ou dans toute autre catégorie. 

•   Étape 4 : Rassembler les renseignements pour la déclaration    

Rassemblez les renseignements sur l'employeur et les employés, les heures travaillées, le salaire ordinaire, le salaire spécial,                   les heures supplémentaires, la rémunération des heures supplémentaires, les primes ou tout autre avantage/gain imposable.  

Où trouver les données de paie dans PayEvo pour préparer votre déclaration.  

Pay Explorer vous offre une ventilation claire de la manière dont les employés sont regroupés pour la déclaration sur                                          la transparence salariale. À partir de PayExplorer, vous pouvez consulter : 

• Les gains totaux. 

• L'année de paie.  

• La ventilation des gains tels que les primes, le salaire spécial, les heures supplémentaires ou tout autre type de gain personnalisé. Il se peut que vous deviez générer un rapport personnalisé.  

• La période de paie détaillée, si la déclaration est requise pour l'exercice financier. 

•  Le type d'employé et le statut de l'employé. 

Si vous avez des gains/avantages personnalisés qui doivent être inclus : Allez à Rapports > Historique de l'employé >            Pay Explorer > Sélectionnez l'année de paie > Type de rapport « Personnalisé » > cochez les gains/avantages requis            pour la période spécifique > Rechercher. 

Avant de commencer, déterminez si vous ferez votre déclaration en fonction de l'année civile ou de l'exercice financier                   de votre entreprise. 

 **Conseil : l'année civile permet de rassembler plus facilement les données de paie, puisque la paie est déclarée selon l'année civile. 

Déclaration selon l'année civile 

 Pour obtenir les rapports selon l'année civile, accédez à Rapports dans la barre de navigation de gauche. 

Allez à Historique de l'employé > Pay Explorer 

Sélectionnez l'année appropriée dans le menu déroulant et entrez les dates correspondantes.  Faites une recherche par date de paie plutôt que par date de début/fin. 

Pour obtenir les heures supplémentaires/additionnelles (autres que les heures normales) pour l'année entière, allez à Rapports > Annuel > Sommaire cumulatif de l'année. 

Cliquez sur Créer un nouveau rapport 

Entrez une année précise et créez un rapport.  

Cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite et téléchargez le fichier PDF/XLS pour consulter la ventilation des heures 

Déclaration selon l'exercice financier  

Si la déclaration est basée sur l'exercice financier, générez deux rapports Pay Explorer selon les dates requises (en utilisant les dates de paie) et fusionnez-les.  Assurez-vous d'inclure tous les gains/avantages requis à l'aide d'un type de rapport personnalisé (au besoin). 

Si vous rémunérez des heures supplémentaires et devez déclarer des heures additionnelles/supplémentaires en fonction de l'exercice financier, générez un rapport Journal cumulatif de l'année pour les deux années en allant à Rapports > Annuel > Journal cumulatif de l'année > cliquez sur « Créer un nouveau rapport » > sélectionnez l'année appropriée > Créer le rapport > cliquez sur les points de suspension à l'extrême droite > Télécharger le PDF. Additionnez manuellement les heures pour la période requise.  

•    Étape 5 :  Connectez-vous à l'outil de déclaration de la transparence salariale (si vous utilisez l'outil de déclaration)    

Lien vers l'outil de déclaration de la transparence salariale – Guidance for preparing pay transparency reports - Province of British Columbia 

•      Étape 6 : Publier le rapport final sur un site Web accessible au public 

• Une fois le rapport final sur la transparence salariale prêt, effectuez l'une des actions suivantes pour vous conformer à la Loi sur la transparence salariale : 

• Publiez le rapport sur la transparence salariale sur un site Web accessible au public (et non sur un site intranet) 

• S'il n'y a pas de site Web, affichez-le dans un endroit bien en vue dans chaque lieu de travail et mettez-le à la disposition de quiconque en fait la demande 

• Les employeurs doivent maintenir le rapport sur la transparence salariale accessible jusqu'à ce qu'ils publient le nouveau rapport l'année suivante. 

Liens utiles : 

Loi sur la transparence salariale – Pay Transparency Act 

Règlement sur la transparence salariale – Pay Transparency Regulation 

Lien vers la transparence salariale de la C.-B. – Guidance for preparing pay transparency reports - Province of British Columbia