Integración con la contabilidad en la nube de FreshBooks

Descripción general de la integración con FreshBooks Cloud 

La integración con FreshBooks Cloud Accounting está disponible desde tu aplicación de FreshBooks. La integración de FreshBooks Classic ha sido reemplazada por FreshBooks Cloud Accounting. Actualiza tu cuenta de FreshBooks Classic para acceder a la integración de nómina. 

Cómo funciona:

• Nómina: El software de nómina de PaymentEvolution está totalmente integrado con FreshBooks para facilitar la contabilización de tus transacciones de nómina. Al conectar PaymentEvolution Payroll y FreshBooks, podrás llevar un mejor control de los pagos de nómina, las remesas y otras obligaciones de beneficios para empleados. 

• Control de tiempo: FreshBooks realiza el seguimiento de las horas trabajadas de tus empleados. Al conectar PaymentEvolution Payroll, podrás pagar a tu personal con precisión por esas horas. 

Integración con FreshBooks Cloud Accounting 

Para configurar tu cuenta de nómina, mira nuestro video aquí o sigue los pasos a continuación: 

Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de FreshBooks y ve a la sección Apps & Integrations (en la configuración de la empresa). Selecciona PaymentEvolution y permite el acceso. 

Paso 2.Tu cuenta de PaymentEvolution se creará y conectará con tu perfil de FreshBooks. Cada vez que necesites acceder a PaymentEvolution, simplemente inicia sesión en tu cuenta de FreshBooks y ve a Integrations > PaymentEvolution. 

Paso 3. Cuando conectes tu cuenta por primera vez, se te notificará que tu cuenta está conectada.  Haz clic en Continue Setup para mapear tu plan de cuentas de FreshBooks con el plan de cuentas en PaymentEvolution. Esto garantizará que cualquier gasto de nómina se categorice correctamente en tu perfil de FreshBooks.  Haz coincidir el plan de cuentas de PaymentEvolution usando los cuadros desplegables para seleccionar la categoría de FreshBooks adecuada para el gasto.  

Paso 4. Una vez mapeado, haz clic en Save. 

1. Para modificar estas configuraciones, ve a Settings (ícono de engranaje) > Payroll Options > G/L y haz clic en el botón Import from Other Service. 

Paso 5. Haz clic en el botón home para continuar configurando tu cuenta de PaymentEvolution.  

Importar registros de tiempo desde FreshBooks 

Tu personal puede usar las aplicaciones de control de tiempo de FreshBooks (escritorio y móvil) para registrar sus horas de trabajo. Una vez que hayan enviado esos registros de tiempo, puedes usarlos en una corrida de nómina. 

Paso 1. Inicia una corrida de nómina (haz clic en Run Payroll) y, cuando llegues al paso Timesheets, haz clic en el ícono Import.

Paso 2. Selecciona FreshBooks Cloud Accounting como proveedor de hojas de tiempo. 

1. El tiempo ingresado en FreshBooks se asociará con tu personal y se completará en tu corrida de nómina, donde podrás aprobarlo o modificarlo antes de finalizar. 

2. Si es necesario, selecciona al empleado del menú desplegable de registros importados. 
   
   

   

    

Tus registros de tiempo de Freshbooks ahora aparecerán en la nómina. Puedes continuar y finalizar como de costumbre. 

Enviar registros de gastos a FreshBooks 

Paso 1. Una vez que completes una corrida de nómina, ve a Actions > End of Period para enviar los gastos a tu perfil de FreshBooks. 

Paso 2. Los gastos de tu corrida de nómina se mostrarán en FreshBooks en Expenses 

Nota: Conciliación bancaria – si  estás usando servicios ePay, los datos enviados a FreshBooks no incluirán ninguna tarifa de servicio por depósito directo que se haya podido cobrar. Revisa tu reporte de depósito directo de ePay para esta información y agrega una línea adicional en tus gastos de FreshBooks para poder conciliar con tu feed bancario. 

Solución de problemas y preguntas frecuentes  

¿Puedo usar Business Payments con FreshBooks? 

No, la función Business Payments actualmente no está disponible con la integración de FreshBooks. 

Mis reportes GL no se están enviando a mi plataforma contable.  

Si tienes problemas para conectarte con tu sistema contable, es posible que la conexión deba restablecerse.  

1. Comienza iniciando sesión en tu plataforma contable. Luego, intenta buscar PaymentEvolution en tus Connected Apps. Habilita la conexión y después cierra sesión en tu plataforma contable. Nota: si esta opción no está disponible, omite este paso.  

2. Inicia sesión en PaymentEvolution, ve a Settings > Add Ons y elimina (ícono de papelera) la conexión con tu plataforma contable.  

3. Vuelve a habilitar el add-on y sigue los pasos anteriores para asegurarte de que tu plan de cuentas esté correctamente mapeado. Asegúrate de que TODAS las cuentas estén mapeadas, incluidas aquellas que no usarás.  

4. Revisa si hay caracteres especiales durante el mapeo (guiones, acentos, etc.), ya que esto puede interrumpir la conexión o evitar que se importe el reporte. Si necesitas quitar los caracteres, hazlo desde tu Chart of Accounts en tu plataforma contable.