A partir de 2025, la Agencia de Ingresos de Canadá volverá a aplicar sanciones por la declaración de honorarios de servicios en los formularios T4A dentro de la industria del transporte por carretera. Las empresas que obtienen principalmente ingresos del transporte de carga deben emitir comprobantes T4A por pagos de servicios superiores a $500. Aunque el requisito de declaración se aplica a todas las industrias, ahora se dirigirá una fiscalización más estricta a las empresas de transporte que cumplan con los criterios. Las compañías deben revisar los pagos a contratistas, confirmar la clasificación de los trabajadores y asegurar una declaración adecuada para evitar sanciones.

Ontario ha emitido un tercer reembolso del superávit de WSIB, distribuyendo $2 mil millones adicionales a las empresas elegibles al 31 de octubre de 2025. A partir del 1 de enero de 2026, las tasas de primas de WSIB volverán a bajar (la 7.ª reducción en 10 años), alcanzando el nivel más bajo en más de 50 años. Para calificar para el reembolso, los empleadores deben tener una cuenta activa de WSIB con obligaciones de primas de 2024, mantener un historial de cumplimiento limpio, no tener condenas que los descalifiquen y cumplir criterios estrictos de seguridad relacionados con fatalidades traumáticas en el lugar de trabajo (incluidas organizaciones afiliadas). Como la elegibilidad depende de registros precisos, esta actualización recuerda que la exactitud de la nómina y el cumplimiento normativo afectan directamente los reembolsos, las primas y el flujo de caja, y que un software de nómina puede ayudar a mantener los reportes consistentes y listos para auditorías.

La Junta de Compensación para Trabajadores (WCB) de la Isla del Príncipe Eduardo (PEI) está distribuyendo 18 millones de dólares en fondos excedentes a los empleadores registrados elegibles. Para calificar, los empleadores deben reportar su nómina real de 2024 antes del 31 de diciembre de 2025 y mantenerse en buen estado con la WCB. Los empleadores también deben verificar los detalles de su cuenta de la WCB (dirección postal, depósito directo e información de contacto) para evitar retrasos en los pagos. La WCB también emitirá las tasas de evaluación de 2026 en diciembre de 2025, lo que ayudará a las empresas a planificar los próximos costos. PaymentEvolution apoya a los empleadores de PEI manteniendo registros de nómina precisos y ayudando a cumplir con los plazos de reporte de fin de año.

Quebec ofrece una exención temporal de dos años (2026–2027) de las contribuciones patronales al Fondo de Servicios de Salud (HSF) para empresas elegibles de agricultura, silvicultura y pesca. Si su empresa califica, su tasa de HSF pasa a ser del 0 % y no tendrá que remitir pagos de HSF por los salarios pagados durante esos años, lo que reduce los costos de nómina y simplifica la administración. Para ser elegible, más del 50 % de su nómina anual total debe estar vinculada a trabajos bajo códigos NAICS que califiquen, y esta prueba debe confirmarse por separado para 2026 y 2027 (es decir, la elegibilidad puede cambiar de un año a otro). Los empleadores aún deben cumplir con todos los demás requisitos de reporte de nómina, y PayEvo brindará apoyo para el cumplimiento y resolverá dudas durante todo el período de exención.

Los cambios en la legislación laboral de Ontario para 2025–2026 afectan la forma en que las pequeñas empresas contratan, pagan y mantienen el cumplimiento normativo. Las actualizaciones clave incluyen la eliminación de notas médicas para los días de enfermedad bajo la ESA, reglas de licencias para reclutadores y agencias de empleo temporal, la inclusión de trabajadores remotos en los despidos masivos y aumentos del salario mínimo (a $17.60/h el 1 de octubre de 2025). Las nuevas reglas también agregan protecciones para trabajadores de plataformas (1 de julio de 2025) y exigen una declaración escrita con los detalles del puesto para nuevas contrataciones en empleadores con 25 o más empleados. A partir del 1 de enero de 2026, las ofertas de empleo deberán incluir rangos salariales, informar el uso de IA en la contratación y no podrán exigir “experiencia canadiense”. Los empleadores deberían actualizar las plantillas de empleo, auditar las herramientas de contratación, capacitar a los gerentes y usar sistemas de nómina/RR. HH. para reducir el riesgo de incumplimiento.

A partir del 1 de julio de 2025, los empleadores de Ontario con 25 o más empleados deberán entregar a las nuevas contrataciones un documento escrito con información laboral antes de su primer día (o tan pronto como sea razonablemente posible después). El documento debe incluir detalles clave del puesto, como el nombre legal y la información de contacto del empleador, el lugar de trabajo, el salario inicial, el calendario de pago y las horas esperadas. Están exentos los empleados de asignación de agencias de ayuda temporal y los empleadores con menos de 25 trabajadores. Los equipos de RR. HH. y nómina deben actualizar las plantillas de incorporación, capacitar al personal y garantizar que exista un proceso para mantener el cumplimiento y evitar medidas de aplicación de la ESA.

A partir del 1 de julio de 2025, la tasa federal más baja del impuesto sobre la renta baja del 15% al 14%, lo que afecta los ingresos inferiores a $57,375. La tasa promedio para 2025 será de 14.5% debido al inicio a mitad de año, y la tasa completa del 14% se aplicará en 2026. Las pequeñas empresas deben actualizar sus sistemas de nómina para mantenerse en cumplimiento con las normas de la CRA. PaymentEvolution automatiza estos cambios, ayudando a los empleadores a evitar errores, sanciones y trabajo administrativo adicional.

En 2025, los salarios mínimos están aumentando en todo Canadá, lo que afecta la nómina, el cumplimiento normativo y los presupuestos empresariales. Desde la programación hasta la generación de informes, estos cambios añaden complejidad, pero con las actualizaciones automatizadas de PaymentEvolution, puede mantenerse en cumplimiento, reducir errores y mantener la nómina funcionando sin problemas.