Liste de vérification de fin d’année

À l’approche de la fin de l’année, vous pouvez prendre quelques mesures pour que la transition vers la nouvelle année se fasse le plus harmonieusement possible. En général, vous voudrez vérifier et vous assurer d’avoir payé tout votre personnel correctement. Vous voudrez aussi vous assurer d’avoir les coordonnées exactes de vos employés aux fins de déclaration fiscale. La préparation de fin d’année ne prend que quelques instants et vous fera gagner du temps au début de la nouvelle année. Voici une liste de vérification pratique que vous pouvez utiliser :

Vérifier les rapports et faire le rapprochement 

• Ouvrez une session dans votre compte et consultez les rapports « depuis le début de l’année ». Si vous avez modifié les salaires de votre personnel, ajouté/retiré des avantages, etc., assurez-vous que ces changements sont enregistrés correctement. 

• Exportez vos données de paie vers votre système comptable. Vous voudrez vous assurer que les retenues à la source, les paiements spéciaux aux employés, etc., ont été consignés avec exactitude. 

• Examinez les renseignements de vos employés — assurez-vous d’avoir les bons numéros d’assurance sociale, les montants TD1 et des données exactes « depuis le début de l’année ». Nous recommandons fortement de donner à vos employés l’accès à PayChequer afin qu’ils puissent consulter leur historique de paie en ligne. Plus important encore, lorsque vous émettrez les feuillets fiscaux T4 / RL1, ils pourront les recevoir immédiatement, ce qui vous évitera de les imprimer et de les distribuer.   

• Informez les employés de tout solde de vacances impayé afin qu’ils puissent prendre ce temps avant la fin de l’année. 

Effectuer le dernier traitement de paie 

• Après avoir fait le rapprochement de vos traitements de paie pour l’année, vous pouvez apporter les corrections/changements nécessaires dans votre dernier traitement de paie. Par exemple, si vous avez oublié d’inclure une commission ou une prime, assurez-vous qu’elle est inscrite dans ce dernier traitement. 

• Après le dernier traitement de paie, fermez toutes les périodes de remise restantes. 

• La nouvelle année de paie sera automatiquement accessible dès que vous traiterez une paie avec une date de paiement dans la nouvelle année. Vous n’avez pas besoin de « fermer l’année » — cela se fait automatiquement.   

Déclarations fiscales 

• Après votre dernier traitement de paie, vous pouvez produire vos rapports fiscaux T4, T4A et RL-1 pour l’année. Ceux-ci sont généralement dus le dernier jour de février de la nouvelle année. 

Se préparer pour la nouvelle année 

• Le système reportera automatiquement tout solde de vacances inutilisé. Si la politique de votre entreprise est différente, vous devrez faire des ajustements. 

• Reportez tout autre élément nécessaire : prêts, avances, saisies-arrêts, etc. 

• Envoyez un avis à tous vos employés pour qu’ils soumettent un nouveau formulaire TD1 (provincial et fédéral), au besoin. Vous devrez les conserver au dossier et ajuster les profils individuels des employés pour tenir compte des nouvelles exemptions calculées sur leurs formulaires. 

• Si vous avez modifié des avantages sociaux, des retenues ou des gains personnalisés de l’entreprise, mettez à jour les avantages/retenues des employés pour refléter ces changements. 

• Si vous n’êtes pas encore inscrit au service ePay / dépôt direct, c’est le bon moment pour faire la transition.