Gestión de usuarios en EVOLV

Gestión de usuarios en EVOLV 

El estudio de Gestión de Clientes de EVOLV ofrece herramientas sólidas para configurar acceso compartido a tu cartera de clientes. Puedes invitar a colegas para gestionar los clientes de tu firma, asignar ciertos clientes a ciertos colegas e incluso establecer el nivel de acceso que cada miembro del equipo tiene para cada cuenta de cliente. 

Un miembro del equipo es una persona de tu firma que necesita acceso al perfil de un cliente. Los casos de uso típicos incluyen ver ejecuciones de nómina del cliente, exportar libros contables a sistemas de contabilidad conectados y completar tareas de fin de año como la creación y presentación de T4/RL-1. 

Una cuenta suele ser un perfil de cliente en el que tu firma gestiona la nómina, los pagos empresariales y los beneficios para otra organización.  

Un administrador de EVOLV es el usuario de EVOLV con capacidad para asignar miembros del equipo y permisos. La mayoría de las tareas descritas en este artículo deben ser realizadas por el administrador de EVOLV. 

Roles de usuario en EVOLV 

A un miembro del equipo se le puede asignar un rol dentro de tu firma. El rol determina sus capacidades dentro del estudio de Gestión de Clientes de EVOLV. 

• Empleado de la firma: el acceso al estudio de Gestión de Clientes de EVOLV se limita a gestionar las cuentas de cliente asignadas al miembro del equipo. El miembro del equipo solo verá las cuentas de cliente para las que se le haya otorgado permiso y acceso como gestor de nómina.  Esto significa que puede agregar/editar empleados, ejecutar nómina y ver algunos informes.  Puede ver tickets de soporte, ver solicitudes de funcionalidades y un registro de uso limitado para esas cuentas permitidas. 

• Gerente de la firma: tiene acceso maestro completo a cada cliente asignado (planes seleccionados).  Puede ver/editar tickets de soporte, ver registros de uso con valores en dólares y ver el registro de auditoría 

• Administrador: el administrador de EVOLV (planes seleccionados) puede invitar miembros del equipo, asignar permisos y cuentas, revocar acceso y ver todos los detalles dentro del entorno EVOLV.  Es el único con acceso para crear cuentas de clientes. 

Niveles de permisos en EVOLV 

Una vez que se haya asignado un rol, puedes asignar al usuario un nivel de permiso para clientes individuales. Los siguientes roles están disponibles según el tipo de plan: 

• TimeKeeper: el miembro del equipo podrá ingresar registros de tiempo para los empleados del cliente, pero no completar ejecuciones de nómina ni exportar datos. 

• TimeAdmin: el miembro del equipo podrá ingresar una ejecución de nómina en nombre de los empleados por hora del cliente (pero no de los empleados asalariados) 

• Manager: el miembro del equipo podrá procesar ejecuciones de nómina para empleados por hora y asalariados. También podrá ver informes, pero no podrá cambiar los detalles de la empresa. 

• Master: el miembro del equipo tendrá privilegios y acceso completos al perfil del cliente. Esto incluye modificar los detalles de la empresa, cuentas bancarias, conectar sistemas de terceros, etc. 

  
  

Funciones de permisos y usuarios de EVOLV por tipo de plan 

El estudio de Gestión de Clientes de EVOLV tiene diferentes niveles de plan, y las funciones varían según el tipo de plan. Algunas capacidades —como la asignación de clientes y permisos— están disponibles en planes seleccionados. Consulta la siguiente tabla para más detalles. 

Guía paso a paso – Gestión de accesos 

Invitar a un miembro del equipo a EVOLV 

Paso 1. Haz clic en el ícono de Configuración en la esquina superior derecha y luego en Invitar usuario. 

Paso 2. Ingresa el correo electrónico y el nombre completo del usuario.

Paso 3. Configura el nivel de permiso que deseas que tenga el usuario para cada cuenta de cliente. Los niveles de acceso varían según el tipo de plan. 

Paso 4. Haz clic en Guardar y la invitación se enviará al usuario. 

Edición de permisos de usuario en EVOLV 

En cualquier momento después de invitar al usuario, puedes editar sus permisos de cliente. Esto es necesario cada vez que crees un nuevo cliente y desees dar acceso a tus usuarios. Para hacerlo: 

Paso 1. Haz clic en el ícono de Configuración en la esquina superior derecha 

Paso 2. Haz clic en los puntos suspensivos del usuario  

Paso 3. Haz clic en Gestionar permisos 

Paso 4. Realiza los cambios necesarios 

Revocar acceso y eliminar un usuario 

Para revocar el acceso de un usuario de EVOLV a todos los clientes, sigue estos pasos: 

Paso 1. Haz clic en el ícono de Configuración en la esquina superior derecha 

Paso 2. Haz clic en los puntos suspensivos del usuario 

Paso 3. Selecciona Revocar acceso 

Paso 4. Confirma el cambio 

Paso 5. Luego verás que el estado del usuario cambia a Revocado y ya no podrá iniciar sesión con su dirección de correo electrónico. 

Para revocar el acceso de un usuario de EVOLV a clientes individuales, sigue estos pasos: 

Paso 1. Haz clic en el ícono de Configuración en la esquina superior derecha 

Paso 2. Haz clic en los puntos suspensivos del usuario 

Paso 3. Haz clic en Gestionar permisos 

Paso 4. Selecciona la casilla de opción más a la izquierda de Sin acceso para el cliente del cual deseas revocar al usuario.