Calculs manuels de la paie : les erreurs humaines mènent à des erreurs coûteuses
S’il y a une chose sur laquelle les propriétaires de petites entreprises se concentrent le plus, c’est bien la réussite, la rentabilité et la croissance de leur entreprise.
Et l’une des plus grandes clés de cette réussite? L’efficacité.
Les propriétaires de petites entreprises savent qu’il est essentiel de positionner leur entreprise pour fonctionner de la manière la plus intelligente et la plus efficace possible afin de créer un succès durable à long terme.
Mais un domaine courant — et souvent négligé — qui nuit à l’efficacité d’une entreprise et de son propriétaire, c’est la paie, le catalyseur qui permet à votre entreprise d’aller de l’avant.
Voici 7 des plus grosses erreurs de paie que commettent les propriétaires de petites entreprises — et comment les corriger.
1. Calculer la paie manuellement à l’ancienne
Calculer la paie manuellement, à l’ancienne, c’est un peu comme faire du vélo sans casque : ce n’est pas parce que vous n’avez jamais eu d’accident en roulant sans les mains que vous aurez toujours cette chance.
La même logique s’applique à la paie. L’erreur humaine est facile dans une entreprise occupée, et il est facile de se tromper de temps en temps. Même si faire la paie manuellement peut permettre d’économiser à court terme, les conséquences du traitement à la main entraînent presque toujours des salaires rétroactifs, des impôts, des pénalités et parfois même des frais juridiques.
En plus des erreurs humaines, la paie manuelle fait perdre un temps considérable. Les services RH peuvent souvent consacrer jusqu’à 35 % de leur temps à la paie — ce qui nuit à l’efficacité d’une entreprise à long terme et détourne les employés de tâches plus rentables et mieux utilisées.
2. Manquer des dates importantes de paie et des échéances de paiement
Ah oui. Rien ne dit « excellente culture d’entreprise » comme des vendredis sans paie.
Vos employés travaillent fort et comptabilisent leurs heures parce qu’ils sont engagés envers votre entreprise, mais aussi parce qu’ils s’attendent à être payés à la fin de la semaine.
Manquer cette échéance peut non seulement faire baisser le moral et la productivité des employés, ce qui mène à une faible rétention, mais cela peut aussi coûter cher — en temps comme en argent.
Peu importe où vous habitez, vous devrez prendre le temps de corriger rapidement le paiement, de documenter les erreurs et les dossiers de paie exacts, et possiblement faire face à des pénalités de l’ARC (pas très amusant).
3. Sous-payer les impôts et mal classer les paiements aux employés
Sous-payer les impôts et mal classer les paiements aux employés mène à une seule chose : des problèmes.
Cela peut prendre la forme de pénalités, de paie rétroactive, d’impôts impayés et d’autres répercussions regrettables, l’entreprise faisant parfois l’objet d’une surveillance accrue de l’ARC — ce qui enlève encore plus de temps à sa capacité de se concentrer sur la croissance et la rentabilité.
4. Trop payer les employés (et gérer les conséquences chronophages)
Eh oui, ça arrive. Plus de 865 milliards de dollars sont versés aux Canadiens chaque année. Mais quand cela arrive (et que l’employeur est en faute), ce n’est pas seulement inconfortable et gênant — cela peut coûter cher.
Dans ce cas, vous pouvez soit choisir d’accepter le trop-payé (et le temps nécessaire pour le refléter dans l’assurance-emploi de l’employé), soit prendre une entente avec l’employé pour faire rembourser le montant.
Les règles sur les trop-payés varient selon la province alors, si vous faites une erreur, il est important de connaître les règles et règlements à suivre pour maintenir la conformité de votre paie.
5. Ne pas maintenir la confidentialité de la paie et des employés
À l’ère de la sensibilisation croissante à la protection des données, il n’est pas surprenant que divulguer les renseignements de paie d’un employé à quiconque à l’extérieur du service de la paie soit strictement interdit.
Divulguer ces renseignements sans le consentement de l’employé peut entraîner de gros maux de tête, une perte de temps et de potentiels problèmes juridiques.
6. Ne pas avoir de solution de relève adéquate pour assurer des processus de paie efficaces
Si un ordinateur tombe en panne ou que votre personne-ressource en paie est en arrêt maladie, les choses peuvent rapidement déraper.
Avoir plus d’une personne, ou un système complet de paie avec des processus bien établis, peut constituer un plan de relève efficace, mais la solution de relève la plus efficace et efficiente nous amène au point no 7.
7. Ne pas utiliser un logiciel de paie pour éliminer les erreurs et améliorer l’efficacité
Un logiciel de paie est la meilleure façon d’éliminer les erreurs et d’optimiser l’efficacité de votre paie — vous libérant du temps pour concentrer les efforts de votre entreprise sur les tâches les plus importantes pour stimuler la croissance.
L’utilisation d’un logiciel de paie facilite la gestion de la paie, le maintien de la conformité des paiements et des impôts, et permet de positionner votre entreprise pour une efficacité optimale.
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Calculs manuels de la paie : les erreurs humaines mènent à des erreurs coûteuses
S’il y a une chose sur laquelle les propriétaires de petites entreprises se concentrent le plus, c’est bien la réussite, la rentabilité et la croissance de leur entreprise.
Et l’une des plus grandes clés de cette réussite? L’efficacité.
Les propriétaires de petites entreprises savent qu’il est essentiel de positionner leur entreprise pour fonctionner de la manière la plus intelligente et la plus efficace possible afin de créer un succès durable à long terme.
Mais un domaine courant — et souvent négligé — qui nuit à l’efficacité d’une entreprise et de son propriétaire, c’est la paie, le catalyseur qui permet à votre entreprise d’aller de l’avant.
Voici 7 des plus grosses erreurs de paie que commettent les propriétaires de petites entreprises — et comment les corriger.
1. Calculer la paie manuellement à l’ancienne
Calculer la paie manuellement, à l’ancienne, c’est un peu comme faire du vélo sans casque : ce n’est pas parce que vous n’avez jamais eu d’accident en roulant sans les mains que vous aurez toujours cette chance.
La même logique s’applique à la paie. L’erreur humaine est facile dans une entreprise occupée, et il est facile de se tromper de temps en temps. Même si faire la paie manuellement peut permettre d’économiser à court terme, les conséquences du traitement à la main entraînent presque toujours des salaires rétroactifs, des impôts, des pénalités et parfois même des frais juridiques.
En plus des erreurs humaines, la paie manuelle fait perdre un temps considérable. Les services RH peuvent souvent consacrer jusqu’à 35 % de leur temps à la paie — ce qui nuit à l’efficacité d’une entreprise à long terme et détourne les employés de tâches plus rentables et mieux utilisées.
2. Manquer des dates importantes de paie et des échéances de paiement
Ah oui. Rien ne dit « excellente culture d’entreprise » comme des vendredis sans paie.
Vos employés travaillent fort et comptabilisent leurs heures parce qu’ils sont engagés envers votre entreprise, mais aussi parce qu’ils s’attendent à être payés à la fin de la semaine.
Manquer cette échéance peut non seulement faire baisser le moral et la productivité des employés, ce qui mène à une faible rétention, mais cela peut aussi coûter cher — en temps comme en argent.
Peu importe où vous habitez, vous devrez prendre le temps de corriger rapidement le paiement, de documenter les erreurs et les dossiers de paie exacts, et possiblement faire face à des pénalités de l’ARC (pas très amusant).
3. Sous-payer les impôts et mal classer les paiements aux employés
Sous-payer les impôts et mal classer les paiements aux employés mène à une seule chose : des problèmes.
Cela peut prendre la forme de pénalités, de paie rétroactive, d’impôts impayés et d’autres répercussions regrettables, l’entreprise faisant parfois l’objet d’une surveillance accrue de l’ARC — ce qui enlève encore plus de temps à sa capacité de se concentrer sur la croissance et la rentabilité.
4. Trop payer les employés (et gérer les conséquences chronophages)
Eh oui, ça arrive. Plus de 865 milliards de dollars sont versés aux Canadiens chaque année. Mais quand cela arrive (et que l’employeur est en faute), ce n’est pas seulement inconfortable et gênant — cela peut coûter cher.
Dans ce cas, vous pouvez soit choisir d’accepter le trop-payé (et le temps nécessaire pour le refléter dans l’assurance-emploi de l’employé), soit prendre une entente avec l’employé pour faire rembourser le montant.
Les règles sur les trop-payés varient selon la province alors, si vous faites une erreur, il est important de connaître les règles et règlements à suivre pour maintenir la conformité de votre paie.
5. Ne pas maintenir la confidentialité de la paie et des employés
À l’ère de la sensibilisation croissante à la protection des données, il n’est pas surprenant que divulguer les renseignements de paie d’un employé à quiconque à l’extérieur du service de la paie soit strictement interdit.
Divulguer ces renseignements sans le consentement de l’employé peut entraîner de gros maux de tête, une perte de temps et de potentiels problèmes juridiques.
6. Ne pas avoir de solution de relève adéquate pour assurer des processus de paie efficaces
Si un ordinateur tombe en panne ou que votre personne-ressource en paie est en arrêt maladie, les choses peuvent rapidement déraper.
Avoir plus d’une personne, ou un système complet de paie avec des processus bien établis, peut constituer un plan de relève efficace, mais la solution de relève la plus efficace et efficiente nous amène au point no 7.
7. Ne pas utiliser un logiciel de paie pour éliminer les erreurs et améliorer l’efficacité
Un logiciel de paie est la meilleure façon d’éliminer les erreurs et d’optimiser l’efficacité de votre paie — vous libérant du temps pour concentrer les efforts de votre entreprise sur les tâches les plus importantes pour stimuler la croissance.
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