Lorsque vous entendez l'expression « lutte contre le blanchiment d'argent » (LBA), vous pensez peut-être immédiatement aux banques, aux institutions financières ou aux grandes équipes de conformité.
Pourtant, pour les comptables et les teneurs de livres, la LBA peut être bien plus proche de leur travail quotidien qu'il n'y paraît à première vue.
Les professionnels de la paie et de la comptabilité ont souvent une perspective unique sur le fonctionnement d'une entreprise. Au fil du temps, vous pouvez voir les dossiers des employés, les modifications de la paie, les factures, les paiements, les renseignements sur l'actionnariat et d'autres activités financières. Cette visibilité peut parfois révéler des activités qui ne correspondent tout simplement pas à ce que vous savez d'un client ou de son entreprise.
Cela ne signifie pas que vous devez devenir un enquêteur sur la criminalité financière.
Cela signifie plutôt que vous devez comprendre où commencent vos obligations officielles, où se situent vos risques et ce qu'il convient de faire lorsque quelque chose ne tourne pas rond.
C'était le thème d'une récente conversation de PaymentEvolution avec Mohit Gogna, de Platino Consulting, qui possède plus d'une décennie d'expérience dans le domaine de la criminalité financière et de la conformité à la LBA.
Voici les principaux points à retenir pour les comptables et teneurs de livres canadiens.
Premièrement : le fait de travailler avec des renseignements financiers ne vous assujettit pas automatiquement aux obligations du CANAFE
L'une des distinctions les plus importantes abordées concernait la différence entre le fait de travailler avec des renseignements financiers et celui d'être officiellement assujetti aux exigences du Canada en matière de LBA.
Votre titre de poste ne suffit pas à lui seul à déterminer si les exigences du CANAFE s'appliquent à vous.
Pour les comptables et les cabinets comptables, certaines activités peuvent déclencher des obligations en vertu de la législation canadienne sur le blanchiment d'argent. Il peut s'agir notamment d'agir au nom d'un client ou de donner des instructions au nom d'un client dans le cadre d'activités impliquant, par exemple, la réception ou le versement de fonds, le transfert de fonds ou de monnaie virtuelle, l'achat ou la vente de titres, de biens immobiliers ou d'actifs d'entreprise.
La bonne question n'est donc pas :
« Est-ce que je travaille dans le domaine de la paie? »
Mais plutôt :
« Qu'est-ce que je fais concrètement pour mon client? »
Par exemple, il peut y avoir une différence importante entre la réception d'informations sur la paie, le calcul de la paie et la préparation des registres qu'un client utilise pour effectuer des paiements, et le fait d'agir réellement au nom du client pour diriger ou effectuer ces paiements.
C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre votre flux de travail.
Posez-vous les questions suivantes :
Quels renseignements le client fournit-il?
Quelle autorité nous a-t-il accordée?
Sommes-nous en train de calculer ou d'enregistrer quelque chose, ou agissons-nous au nom du client?
Est-ce que nous recevons, contrôlons, transférons ou dirigeons des fonds?
Qui autorise en fin de compte le mouvement d'argent?
Quelles décisions prenons-nous pour le client?
Il est également important de ne pas supposer que la prestation de services de tenue de livres confère automatiquement à une personne la qualité de « comptable » au sens de la loi. La législation contient une définition précise, de sorte que la nature des services et des activités est déterminante.
Ce qu'il faut en retenir?
Ne supposez pas que vous êtes visé, et ne supposez pas non plus que vous ne l'êtes pas. Comprenez ce que fait réellement votre entreprise.
Si vous avez des doutes après avoir évalué vos activités, c'est à ce moment-là que des conseils professionnels adaptés à votre situation particulière peuvent vous aider.
L'obligation légale et le risque d'exposition ne sont pas la même chose
Même si votre travail ne vous assujettit pas aux exigences de déclaration formelles du CANAFE, cela ne signifie pas que les risques liés à la LBA disparaissent pour autant.
C'est ici que la distinction entre obligation et exposition prend tout son sens.
Vos obligations légales s'interrogent :
Qu'est-ce que la loi m'impose de faire?
Votre exposition s'interroge :
Quels risques est-ce que je rencontre dans le cadre du travail que j'effectue?
Ce ne sont pas nécessairement les mêmes questions.
Prenons le cas d'un client avec lequel vous travaillez depuis plusieurs années. Il a toujours eu environ 12 employés, et soudain, on vous transmet des informations de paie pour 35 personnes.
Cela ne signifie pas pour autant qu'il y a blanchiment d'argent.
Peut-être que l'entreprise a décroché un contrat important. Peut-être a-t-elle fait l'acquisition d'une autre entreprise. Ou peut-être a-t-elle connu une croissance rapide.
Mais le changement est suffisamment important pour que vous souhaitiez raisonnablement le comprendre.
Il en va de même si :
Plusieurs employés, apparemment sans lien entre eux, partagent des renseignements inhabituels.
La documentation fournie par le client contredit de manière répétée ce qui vous a été dit précédemment.
L'activité financière du client ne semble pas correspondre à la taille ou à la nature de l'entreprise.
Un client est exceptionnellement réticent à fournir les renseignements de base nécessaires à l'accomplissement de votre travail.
Il existe des liens inhabituels entre les employés, les entreprises ou les informations de paiement.
Aucun de ces éléments ne prouve l'existence d'un crime financier.
Ce sont des signaux d'alarme qui méritent qu'on s'y attarde de plus près.
Détecter un signal d'alarme ne signifie pas automatiquement soumettre une DDO
Il s'agit d'une nuance de taille, qu'il convient de bien saisir.
Si vous n'êtes pas assujetti aux exigences de déclaration du CANAFE, le fait de constater une anomalie ne vous oblige pas soudainement à soumettre une déclaration d'opérations douteuses (DDO).
Votre démarche peut consister à poser des questions raisonnables, à suivre les procédures de transmission interne de votre cabinet, à déterminer si vous êtes à l'aise avec la poursuite de l'activité, ou à vérifier si une autre obligation professionnelle ou légale s'applique.
Par ailleurs, n'importe qui peut transmettre volontairement des renseignements au CANAFE concernant des soupçons de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes.
L'élément clé est que le repérage d'un signal d'alarme ne revient pas à établir qu'il y a eu blanchiment d'argent, et cela ne constitue pas automatiquement une obligation de déclaration pour une personne qui n'est pas une entité déclarante.
Pour les professionnels assujettis à la LRPCFAT, l'analyse est différente. L'activité suspecte doit être évaluée au regard du seuil juridique applicable à la déclaration d'opérations douteuses, notamment pour déterminer s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner.
Dans tous les cas, le contexte est primordial.
Un seul fait inhabituel peut s'expliquer de manière tout à fait raisonnable. Plusieurs incohérences cumulées peuvent raconter une tout autre histoire.
Le but n'est pas de vous transformer en détective.
Il s'agit de se demander :
« Est-ce que ce que je vois est cohérent avec ce que je sais? »
Et si ce n'est pas le cas, « Qu'ai-je besoin de comprendre avant de continuer? »
À quoi ressemble la LBA dans un contexte de paie?
Il n'existe pas de liste de contrôle spéciale du CANAFE indiquant : « Voici les principaux signaux d'alarme liés au blanchiment d'argent dans le traitement de la paie. »
Il convient plutôt d'analyser les indicateurs de criminalité financière reconnus à la lumière du travail que vous effectuez concrètement.
Pour les professionnels de la paie, cela commence par la connaissance du client.
1. Changements radicaux dans la paie sans explication évidente
Une augmentation ou une baisse soudaine du nombre d'employés peut s'avérer tout à fait légitime. Mais si ce changement ne correspond pas à ce que vous savez de l'entreprise, il vaut la peine d'en comprendre la raison.
2. Paiements impliquant des personnes qui ne semblent pas liées à l'entreprise
Si vous constatez que des personnes reçoivent des paiements alors qu'elles ne semblent pas avoir de lien évident avec l'organisation, cela peut mériter des questions complémentaires.
3. Documentation contradictoire
Lorsque les informations que vous recevez ne concordent pas, à plusieurs reprises, avec les explications ou les dossiers précédents, c'est une autre raison de marquer une pause.
4. Réticence à fournir des renseignements de base
Les clients n'ont pas toujours des dossiers parfaits. Cependant, une réticence inhabituelle à fournir les renseignements qui seraient normalement nécessaires à l'exécution de votre travail peut constituer un signal d'alarme à ne pas négliger.
5. Activité non conforme à la nature de l'entreprise
Demandez-vous si l'activité globale est logique compte tenu de la taille de l'entreprise, de son secteur d'activité, de sa structure de propriété et de son modèle d'affaires.
Encore une fois, aucun de ces indicateurs ne constitue une preuve de comportement répréhensible.
Une masse salariale en croissance rapide peut simplement signifier que l'entreprise se porte extrêmement bien. Un accord de paiement inhabituel peut s'expliquer de manière légitime. Une documentation déficiente peut simplement signifier que le client a besoin d'une meilleure gestion administrative.
Ce sont les faits combinés au contexte qui importent.
Si vous posez une question raisonnable et que vous obtenez une explication logique et vérifiable, ce contexte change la donne.
Si chaque question raisonnable fait surgir une nouvelle incohérence, cela a aussi son importance.
Pas besoin d'un manuel de LBA de 150 pages pour commencer
Pour les cabinets qui ne sont pas formellement assujettis aux exigences d'un programme de conformité en vertu de la LRPCFAT, l'élaboration de contrôles judicieux ne signifie pas nécessairement la création d'un service de conformité d'envergure.
Les principes abordés lors de la discussion peuvent être adaptés à la taille et au niveau de risque de votre entreprise.
Sachez avec qui vous faites affaire
Commencez par l'essentiel :
Qui est le client?
Que fait réellement l'entreprise?
Qui en est le propriétaire ou qui la contrôle?
Quels services fournissez-vous?
L'activité que l'on vous demande d'effectuer est-elle logique?
Les clients ne présentent pas tous le même niveau de risque.
Une entreprise locale avec laquelle vous collaborez depuis 10 ans peut présenter un profil très différent de celui d'une société nouvellement constituée, dotée d'une structure de propriété internationale complexe, qui vous demande d'effectuer des opérations financières inhabituelles.
Établissez des procédures claires
Le but n'est pas de rédiger un manuel qui restera sur une étagère à prendre la poussière.
Vos procédures doivent répondre à des questions pratiques :
Lorsqu'un événement inhabituel survient, que faisons-nous?
Par exemple :
À qui l'employé doit-il s'adresser?
Qui décide si des renseignements supplémentaires sont nécessaires?
Quand devons-nous signaler une préoccupation à un échelon supérieur?
Dans quelles situations devrions-nous refuser une instruction?
Quand devrions-nous reconsidérer notre relation avec un client?
Si nous sommes une entité déclarante, qui détermine s'il y a lieu de soumettre une déclaration au CANAFE?
Des procédures efficaces permettent de clarifier l'étape suivante avant même qu'une personne ne soit confrontée à une situation délicate.
Formez votre équipe
Les membres de votre équipe doivent comprendre non seulement ce qu'est la LBA, mais aussi à quoi elle ressemble dans le contexte de leur secteur d'activité particulier.
La formation des comptables et des teneurs de livres ne doit pas nécessairement être identique à celle d'une entreprise de services monétaires (ESM) ou d'un autre secteur réglementé.
Les principes fondamentaux de la LBA et de la lutte contre le financement des activités terroristes peuvent être communs, mais les risques auxquels les gens sont confrontés dans leur travail quotidien peuvent être très différents.
Consignez par écrit vos interventions
Il s'agit d'un des thèmes les plus marquants de la discussion :
Il ne suffit pas de faire ce qu'il faut. Vous devez être en mesure de prouver que vous l'avez fait.
Vous pouvez avoir un excellent échange avec un client, poser les bonnes questions, résoudre un problème et aller de l'avant de manière appropriée.
Mais si rien n'est documenté, une personne qui consultera ce dossier client six mois plus tard n'aura aucune idée de la tenue de cette conversation.
La documentation n'exige pas forcément des logiciels coûteux ou des systèmes complexes. Même des notes manuscrites peuvent convenir, à condition qu'elles indiquent précisément ce qui a été fait, quand cela a été fait et qui était impliqué.
Pour les entreprises assujetties aux exigences formelles du CANAFE, les obligations de tenue de documents sont particulièrement strictes.
Un exercice pratique de LBA à réaliser dès aujourd'hui
Il n'est pas nécessaire de restructurer l'ensemble de vos activités en un après-midi.
Commencez plutôt par ces deux exercices simples.
Exercice 1 : Cartographiez votre flux de travail
Prenez les services que vous offrez et documentez le déroulement réel des opérations.
Pour la paie, demandez-vous :
Qu'est-ce que le client nous transmet?
Que faisons-nous de ces renseignements?
Arrive-t-il que nous recevions ou contrôlions les fonds d'un client?
Donnons-nous des instructions concernant le mouvement des fonds d'un client?
Qui autorise les paiements?
De quels accès disposons-nous?
Quelles décisions prenons-nous au nom du client?
Faites le même exercice pour vos services de comptabilité, de tenue de livres, de paie et autres prestations financières.
Cela peut vous aider à déterminer si certaines de vos activités entraînent des obligations officielles en matière de LBA, et également à révéler des risques opérationnels que vous souhaiteriez corriger.
Exercice 2 : Analysez le dossier d'un client
Sélectionnez un client relativement représentatif de votre clientèle.
Imaginez que vous êtes une personne qui n'a jamais travaillé avec ce client et que vous devez examiner son dossier dans six mois.
Seriez-vous en mesure de répondre aux questions suivantes :
Qui est ce client?
Que fait l'entreprise?
Qui en est le propriétaire ou qui la contrôle, le cas échéant?
Quels services fournissons-nous?
L'activité de ce client est-elle cohérente?
Y a-t-il eu des anomalies?
Le cas échéant, qu'avons-nous fait pour y remédier?
Si vous connaissez toutes les réponses mais qu'aucune n'est consignée par écrit, vous venez de cibler une lacune dans votre documentation.
Si vous ne pouvez pas répondre à certaines de ces questions, vous avez identifié un autre type de lacune.
Dans tous les cas, vous disposez maintenant d'un point de départ concret.
La conformité à la LBA commence par la compréhension de votre propre flux de travail
Pour les comptables et teneurs de livres, la LBA ne signifie pas que vous devez transformer votre cabinet en un service de conformité de la taille d'une banque.
Cela commence par la compréhension de ce que vous faites réellement, l'identification des situations où s'appliquent vos obligations formelles, la détection des anomalies et la mise en place d'un processus clair pour la suite des choses.
De plus, la structuration de vos processus comporte un autre avantage pratique.
Les fournisseurs de services de paiement et les institutions financières peuvent vous demander des renseignements sur vos clients, notamment sur les activités d'une entreprise et sur l'identité de ses propriétaires ou dirigeants. Si vous disposez déjà de ces renseignements de manière organisée, il sera beaucoup plus facile de répondre à ces demandes.
En fin de compte, l'objectif n'est pas d'enquêter sur chaque transaction inhabituelle ou de considérer chaque signal d'alarme comme la preuve d'un délit financier.
Il s'agit plutôt de bâtir un cabinet au sein de l'aquels vous pouvez répondre avec assurance aux questions suivantes :
Qui est mon client? Qu'est-ce que je fais pour lui? Est-ce que ce que je constate est logique? Et si ce n'est pas le cas, est-ce que je sais quoi faire ensuite?
C'est un point de départ beaucoup plus pragmatique.
Si vous avez des questions sur la mise sur pied de votre programme de LBA, n'hésitez pas à communiquer avec Platino Consulting pour obtenir de l'aide :
Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. L'application d'obligations spécifiques en matière de LBA dépend des activités et des circonstances propres à chaque entreprise. Les cabinets doivent consulter les directives du CANAFE et des conseillers professionnels qualifiés pour l'évaluation de leur situation particulière.
Lorsque vous entendez l'expression « lutte contre le blanchiment d'argent » (LBA), vous pensez peut-être immédiatement aux banques, aux institutions financières ou aux grandes équipes de conformité.
Pourtant, pour les comptables et les teneurs de livres, la LBA peut être bien plus proche de leur travail quotidien qu'il n'y paraît à première vue.
Les professionnels de la paie et de la comptabilité ont souvent une perspective unique sur le fonctionnement d'une entreprise. Au fil du temps, vous pouvez voir les dossiers des employés, les modifications de la paie, les factures, les paiements, les renseignements sur l'actionnariat et d'autres activités financières. Cette visibilité peut parfois révéler des activités qui ne correspondent tout simplement pas à ce que vous savez d'un client ou de son entreprise.
Cela ne signifie pas que vous devez devenir un enquêteur sur la criminalité financière.
Cela signifie plutôt que vous devez comprendre où commencent vos obligations officielles, où se situent vos risques et ce qu'il convient de faire lorsque quelque chose ne tourne pas rond.
C'était le thème d'une récente conversation de PaymentEvolution avec Mohit Gogna, de Platino Consulting, qui possède plus d'une décennie d'expérience dans le domaine de la criminalité financière et de la conformité à la LBA.
Voici les principaux points à retenir pour les comptables et teneurs de livres canadiens.
Premièrement : le fait de travailler avec des renseignements financiers ne vous assujettit pas automatiquement aux obligations du CANAFE
L'une des distinctions les plus importantes abordées concernait la différence entre le fait de travailler avec des renseignements financiers et celui d'être officiellement assujetti aux exigences du Canada en matière de LBA.
Votre titre de poste ne suffit pas à lui seul à déterminer si les exigences du CANAFE s'appliquent à vous.
Pour les comptables et les cabinets comptables, certaines activités peuvent déclencher des obligations en vertu de la législation canadienne sur le blanchiment d'argent. Il peut s'agir notamment d'agir au nom d'un client ou de donner des instructions au nom d'un client dans le cadre d'activités impliquant, par exemple, la réception ou le versement de fonds, le transfert de fonds ou de monnaie virtuelle, l'achat ou la vente de titres, de biens immobiliers ou d'actifs d'entreprise.
La bonne question n'est donc pas :
« Est-ce que je travaille dans le domaine de la paie? »
Mais plutôt :
« Qu'est-ce que je fais concrètement pour mon client? »
Par exemple, il peut y avoir une différence importante entre la réception d'informations sur la paie, le calcul de la paie et la préparation des registres qu'un client utilise pour effectuer des paiements, et le fait d'agir réellement au nom du client pour diriger ou effectuer ces paiements.
C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre votre flux de travail.
Posez-vous les questions suivantes :
Quels renseignements le client fournit-il?
Quelle autorité nous a-t-il accordée?
Sommes-nous en train de calculer ou d'enregistrer quelque chose, ou agissons-nous au nom du client?
Est-ce que nous recevons, contrôlons, transférons ou dirigeons des fonds?
Qui autorise en fin de compte le mouvement d'argent?
Quelles décisions prenons-nous pour le client?
Il est également important de ne pas supposer que la prestation de services de tenue de livres confère automatiquement à une personne la qualité de « comptable » au sens de la loi. La législation contient une définition précise, de sorte que la nature des services et des activités est déterminante.
Ce qu'il faut en retenir?
Ne supposez pas que vous êtes visé, et ne supposez pas non plus que vous ne l'êtes pas. Comprenez ce que fait réellement votre entreprise.
Si vous avez des doutes après avoir évalué vos activités, c'est à ce moment-là que des conseils professionnels adaptés à votre situation particulière peuvent vous aider.
L'obligation légale et le risque d'exposition ne sont pas la même chose
Même si votre travail ne vous assujettit pas aux exigences de déclaration formelles du CANAFE, cela ne signifie pas que les risques liés à la LBA disparaissent pour autant.
C'est ici que la distinction entre obligation et exposition prend tout son sens.
Vos obligations légales s'interrogent :
Qu'est-ce que la loi m'impose de faire?
Votre exposition s'interroge :
Quels risques est-ce que je rencontre dans le cadre du travail que j'effectue?
Ce ne sont pas nécessairement les mêmes questions.
Prenons le cas d'un client avec lequel vous travaillez depuis plusieurs années. Il a toujours eu environ 12 employés, et soudain, on vous transmet des informations de paie pour 35 personnes.
Cela ne signifie pas pour autant qu'il y a blanchiment d'argent.
Peut-être que l'entreprise a décroché un contrat important. Peut-être a-t-elle fait l'acquisition d'une autre entreprise. Ou peut-être a-t-elle connu une croissance rapide.
Mais le changement est suffisamment important pour que vous souhaitiez raisonnablement le comprendre.
Il en va de même si :
Plusieurs employés, apparemment sans lien entre eux, partagent des renseignements inhabituels.
La documentation fournie par le client contredit de manière répétée ce qui vous a été dit précédemment.
L'activité financière du client ne semble pas correspondre à la taille ou à la nature de l'entreprise.
Un client est exceptionnellement réticent à fournir les renseignements de base nécessaires à l'accomplissement de votre travail.
Il existe des liens inhabituels entre les employés, les entreprises ou les informations de paiement.
Aucun de ces éléments ne prouve l'existence d'un crime financier.
Ce sont des signaux d'alarme qui méritent qu'on s'y attarde de plus près.
Détecter un signal d'alarme ne signifie pas automatiquement soumettre une DDO
Il s'agit d'une nuance de taille, qu'il convient de bien saisir.
Si vous n'êtes pas assujetti aux exigences de déclaration du CANAFE, le fait de constater une anomalie ne vous oblige pas soudainement à soumettre une déclaration d'opérations douteuses (DDO).
Votre démarche peut consister à poser des questions raisonnables, à suivre les procédures de transmission interne de votre cabinet, à déterminer si vous êtes à l'aise avec la poursuite de l'activité, ou à vérifier si une autre obligation professionnelle ou légale s'applique.
Par ailleurs, n'importe qui peut transmettre volontairement des renseignements au CANAFE concernant des soupçons de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes.
L'élément clé est que le repérage d'un signal d'alarme ne revient pas à établir qu'il y a eu blanchiment d'argent, et cela ne constitue pas automatiquement une obligation de déclaration pour une personne qui n'est pas une entité déclarante.
Pour les professionnels assujettis à la LRPCFAT, l'analyse est différente. L'activité suspecte doit être évaluée au regard du seuil juridique applicable à la déclaration d'opérations douteuses, notamment pour déterminer s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner.
Dans tous les cas, le contexte est primordial.
Un seul fait inhabituel peut s'expliquer de manière tout à fait raisonnable. Plusieurs incohérences cumulées peuvent raconter une tout autre histoire.
Le but n'est pas de vous transformer en détective.
Il s'agit de se demander :
« Est-ce que ce que je vois est cohérent avec ce que je sais? »
Et si ce n'est pas le cas, « Qu'ai-je besoin de comprendre avant de continuer? »
À quoi ressemble la LBA dans un contexte de paie?
Il n'existe pas de liste de contrôle spéciale du CANAFE indiquant : « Voici les principaux signaux d'alarme liés au blanchiment d'argent dans le traitement de la paie. »
Il convient plutôt d'analyser les indicateurs de criminalité financière reconnus à la lumière du travail que vous effectuez concrètement.
Pour les professionnels de la paie, cela commence par la connaissance du client.
1. Changements radicaux dans la paie sans explication évidente
Une augmentation ou une baisse soudaine du nombre d'employés peut s'avérer tout à fait légitime. Mais si ce changement ne correspond pas à ce que vous savez de l'entreprise, il vaut la peine d'en comprendre la raison.
2. Paiements impliquant des personnes qui ne semblent pas liées à l'entreprise
Si vous constatez que des personnes reçoivent des paiements alors qu'elles ne semblent pas avoir de lien évident avec l'organisation, cela peut mériter des questions complémentaires.
3. Documentation contradictoire
Lorsque les informations que vous recevez ne concordent pas, à plusieurs reprises, avec les explications ou les dossiers précédents, c'est une autre raison de marquer une pause.
4. Réticence à fournir des renseignements de base
Les clients n'ont pas toujours des dossiers parfaits. Cependant, une réticence inhabituelle à fournir les renseignements qui seraient normalement nécessaires à l'exécution de votre travail peut constituer un signal d'alarme à ne pas négliger.
5. Activité non conforme à la nature de l'entreprise
Demandez-vous si l'activité globale est logique compte tenu de la taille de l'entreprise, de son secteur d'activité, de sa structure de propriété et de son modèle d'affaires.
Encore une fois, aucun de ces indicateurs ne constitue une preuve de comportement répréhensible.
Une masse salariale en croissance rapide peut simplement signifier que l'entreprise se porte extrêmement bien. Un accord de paiement inhabituel peut s'expliquer de manière légitime. Une documentation déficiente peut simplement signifier que le client a besoin d'une meilleure gestion administrative.
Ce sont les faits combinés au contexte qui importent.
Si vous posez une question raisonnable et que vous obtenez une explication logique et vérifiable, ce contexte change la donne.
Si chaque question raisonnable fait surgir une nouvelle incohérence, cela a aussi son importance.
Pas besoin d'un manuel de LBA de 150 pages pour commencer
Pour les cabinets qui ne sont pas formellement assujettis aux exigences d'un programme de conformité en vertu de la LRPCFAT, l'élaboration de contrôles judicieux ne signifie pas nécessairement la création d'un service de conformité d'envergure.
Les principes abordés lors de la discussion peuvent être adaptés à la taille et au niveau de risque de votre entreprise.
Sachez avec qui vous faites affaire
Commencez par l'essentiel :
Qui est le client?
Que fait réellement l'entreprise?
Qui en est le propriétaire ou qui la contrôle?
Quels services fournissez-vous?
L'activité que l'on vous demande d'effectuer est-elle logique?
Les clients ne présentent pas tous le même niveau de risque.
Une entreprise locale avec laquelle vous collaborez depuis 10 ans peut présenter un profil très différent de celui d'une société nouvellement constituée, dotée d'une structure de propriété internationale complexe, qui vous demande d'effectuer des opérations financières inhabituelles.
Établissez des procédures claires
Le but n'est pas de rédiger un manuel qui restera sur une étagère à prendre la poussière.
Vos procédures doivent répondre à des questions pratiques :
Lorsqu'un événement inhabituel survient, que faisons-nous?
Par exemple :
À qui l'employé doit-il s'adresser?
Qui décide si des renseignements supplémentaires sont nécessaires?
Quand devons-nous signaler une préoccupation à un échelon supérieur?
Dans quelles situations devrions-nous refuser une instruction?
Quand devrions-nous reconsidérer notre relation avec un client?
Si nous sommes une entité déclarante, qui détermine s'il y a lieu de soumettre une déclaration au CANAFE?
Des procédures efficaces permettent de clarifier l'étape suivante avant même qu'une personne ne soit confrontée à une situation délicate.
Formez votre équipe
Les membres de votre équipe doivent comprendre non seulement ce qu'est la LBA, mais aussi à quoi elle ressemble dans le contexte de leur secteur d'activité particulier.
La formation des comptables et des teneurs de livres ne doit pas nécessairement être identique à celle d'une entreprise de services monétaires (ESM) ou d'un autre secteur réglementé.
Les principes fondamentaux de la LBA et de la lutte contre le financement des activités terroristes peuvent être communs, mais les risques auxquels les gens sont confrontés dans leur travail quotidien peuvent être très différents.
Consignez par écrit vos interventions
Il s'agit d'un des thèmes les plus marquants de la discussion :
Il ne suffit pas de faire ce qu'il faut. Vous devez être en mesure de prouver que vous l'avez fait.
Vous pouvez avoir un excellent échange avec un client, poser les bonnes questions, résoudre un problème et aller de l'avant de manière appropriée.
Mais si rien n'est documenté, une personne qui consultera ce dossier client six mois plus tard n'aura aucune idée de la tenue de cette conversation.
La documentation n'exige pas forcément des logiciels coûteux ou des systèmes complexes. Même des notes manuscrites peuvent convenir, à condition qu'elles indiquent précisément ce qui a été fait, quand cela a été fait et qui était impliqué.
Pour les entreprises assujetties aux exigences formelles du CANAFE, les obligations de tenue de documents sont particulièrement strictes.
Un exercice pratique de LBA à réaliser dès aujourd'hui
Il n'est pas nécessaire de restructurer l'ensemble de vos activités en un après-midi.
Commencez plutôt par ces deux exercices simples.
Exercice 1 : Cartographiez votre flux de travail
Prenez les services que vous offrez et documentez le déroulement réel des opérations.
Pour la paie, demandez-vous :
Qu'est-ce que le client nous transmet?
Que faisons-nous de ces renseignements?
Arrive-t-il que nous recevions ou contrôlions les fonds d'un client?
Donnons-nous des instructions concernant le mouvement des fonds d'un client?
Qui autorise les paiements?
De quels accès disposons-nous?
Quelles décisions prenons-nous au nom du client?
Faites le même exercice pour vos services de comptabilité, de tenue de livres, de paie et autres prestations financières.
Cela peut vous aider à déterminer si certaines de vos activités entraînent des obligations officielles en matière de LBA, et également à révéler des risques opérationnels que vous souhaiteriez corriger.
Exercice 2 : Analysez le dossier d'un client
Sélectionnez un client relativement représentatif de votre clientèle.
Imaginez que vous êtes une personne qui n'a jamais travaillé avec ce client et que vous devez examiner son dossier dans six mois.
Seriez-vous en mesure de répondre aux questions suivantes :
Qui est ce client?
Que fait l'entreprise?
Qui en est le propriétaire ou qui la contrôle, le cas échéant?
Quels services fournissons-nous?
L'activité de ce client est-elle cohérente?
Y a-t-il eu des anomalies?
Le cas échéant, qu'avons-nous fait pour y remédier?
Si vous connaissez toutes les réponses mais qu'aucune n'est consignée par écrit, vous venez de cibler une lacune dans votre documentation.
Si vous ne pouvez pas répondre à certaines de ces questions, vous avez identifié un autre type de lacune.
Dans tous les cas, vous disposez maintenant d'un point de départ concret.
La conformité à la LBA commence par la compréhension de votre propre flux de travail
Pour les comptables et teneurs de livres, la LBA ne signifie pas que vous devez transformer votre cabinet en un service de conformité de la taille d'une banque.
Cela commence par la compréhension de ce que vous faites réellement, l'identification des situations où s'appliquent vos obligations formelles, la détection des anomalies et la mise en place d'un processus clair pour la suite des choses.
De plus, la structuration de vos processus comporte un autre avantage pratique.
Les fournisseurs de services de paiement et les institutions financières peuvent vous demander des renseignements sur vos clients, notamment sur les activités d'une entreprise et sur l'identité de ses propriétaires ou dirigeants. Si vous disposez déjà de ces renseignements de manière organisée, il sera beaucoup plus facile de répondre à ces demandes.
En fin de compte, l'objectif n'est pas d'enquêter sur chaque transaction inhabituelle ou de considérer chaque signal d'alarme comme la preuve d'un délit financier.
Il s'agit plutôt de bâtir un cabinet au sein de l'aquels vous pouvez répondre avec assurance aux questions suivantes :
Qui est mon client? Qu'est-ce que je fais pour lui? Est-ce que ce que je constate est logique? Et si ce n'est pas le cas, est-ce que je sais quoi faire ensuite?
C'est un point de départ beaucoup plus pragmatique.
Si vous avez des questions sur la mise sur pied de votre programme de LBA, n'hésitez pas à communiquer avec Platino Consulting pour obtenir de l'aide :
Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. L'application d'obligations spécifiques en matière de LBA dépend des activités et des circonstances propres à chaque entreprise. Les cabinets doivent consulter les directives du CANAFE et des conseillers professionnels qualifiés pour l'évaluation de leur situation particulière.
Obtenez un essai gratuit de 15 jours dès aujourd’hui,
aucune carte de crédit requise.
Découvrez pourquoi plus de 20 000 entreprises font confiance à PayEvo pour gérer leur paie, la gestion des avantages sociaux et les solutions RH chaque jour.
Aucun spam. Désabonnement ou annulation à tout moment.
Obtenez un essai gratuit de 15 jours dès aujourd’hui,
aucune carte de crédit requise.
Découvrez pourquoi plus de 20 000 entreprises font confiance à PayEvo pour gérer leur paie, la gestion des avantages sociaux et les solutions RH chaque jour.
Aucun spam. Désabonnement ou annulation à tout moment.
