Les propriétaires de petites entreprises savent que positionner leur entreprise pour fonctionner de la manière la plus intelligente et efficace possible est essentiel pour créer un succès durable et à long terme — et au cœur de cela, l'un des plus grands facteurs de succès est l'efficacité.
Cela dit, une négligence courante qui nuit à l'efficacité d'une entreprise et d'un propriétaire d'entreprise est la paie, le catalyseur qui fait avancer votre entreprise.
Voici 7 des plus grandes erreurs de paie que les propriétaires de petites entreprises commettent – et comment y remédier.
1. Calculer la Paie Manuellement
Bien que traiter la paie manuellement puisse économiser de l'argent à court terme, les conséquences de le faire à la main conduisent presque invariablement à des arriérés de salaires, des taxes, des pénalités, et parfois même des frais juridiques.
En plus d'être sujettes aux erreurs humaines, les paies manuelles prennent du temps. Les départements RH peuvent souvent consacrer jusqu'à 35 % de leur temps à la paie – nuisant à l'efficacité d'une entreprise à long terme. L'automatisation des processus de paie peut alléger les inefficacités temporelles, permettant une meilleure utilisation et plus rentable du temps des employés.
2. Manquer des Dates Importantes de Paie et des Délais de Paiement
Ah, oui. Rien ne dit une excellente culture d'entreprise comme les vendredis sans paiement.
Vos employés travaillent dur et pointent leurs heures parce qu'ils s'engagent envers votre entreprise, mais aussi parce qu'ils s'attendent à être payés à la fin d'une période de paie donnée.
Les paiements manqués diminuent le moral et la productivité des employés, menant à une faible rétention des employés. De plus, modifier les paiements manquants est coûteux et prend du temps.
Peu importe où vous vivez, vous devrez prendre le temps de rectifier rapidement les paiements manquants, prendre le temps de documenter les erreurs et assurer des dossiers de paie précis, et potentiellement faire face à des pénalités de la part de l'ARC également.
3. Sous-estimer les Taxes et Mal Classifier les Paiements des Employés
Sous-estimer les taxes et mal classifier les paiements des employés entraîne une série de problèmes.
Ces problèmes peuvent apparaître sous forme de pénalités, de paiements rétroactifs, d'arriérés d'impôts, et d'autres répercussions malheureuses.
Vous pourriez même découvrir que votre entreprise est plus étroitement surveillée par l'ARC – prenant encore plus de temps à votre entreprise qui pourrait être mieux concentré sur la croissance et la rentabilité.
4. Surpayer les Employés
Plus de 865 milliards de dollars sont versés en salaires aux Canadiens chaque année. Il est inévitable que quelque part dans cette somme énorme, des erreurs soient commises lors de sa distribution. Lorsqu'un employeur surpaye un employé, ce n'est pas seulement inconfortable et gênant – c'est aussi coûteux.
Dans le cas où un employeur surpaye un employé, il peut choisir soit de prendre des dispositions avec l'employé pour que le montant soit remboursé, soit d'accepter le surpaiement. Dans ce dernier cas, l'employeur doit également prendre le temps de s'assurer que le surpaiement est reflété sur l'assurance-emploi de l'employé.
Les règlements sur les surpaiements varient selon la province. En cas d'erreur, il est important pour les propriétaires d'entreprises d'être informés des règles et règlements en place afin de s'assurer qu'ils se conforment.
5. Ne Pas Maintenir la Confidentialité de la Paie et des Employés
Il y a un accent croissant sur la confidentialité des données à l'ère numérique actuelle, il va donc sans dire que divulguer les informations de paie d'un employé à toute personne en dehors du département de paie est un grand non-non.
Divulguer ces informations sans le consentement de l'employé peut conduire à de gros maux de tête, une perte de temps, et des ennuis juridiques potentiels.
Si vous communiquez les informations de paie électroniquement, assurez-vous des meilleures pratiques de sécurité (communications chiffrées, assurez-vous que les données restent au Canada et ne sont pas hébergées à l'extérieur du pays, etc.) et que toute demande tierce pour les données de paie d'un employé - comme celles des propriétaires ou des banques - soit bien vérifiée et approuvée par l'employé avant d'être divulguée.
6. Ne Pas Avoir de Relevé Suffisant pour Assurer des Processus de Paie Efficaces
Si un ordinateur tombe en panne ou que votre personne de confiance en matière de paie a un jour de maladie, les choses peuvent mal tourner rapidement.
Il est important d'avoir un plan de secours efficace, que ce soit avoir plus d'une personne responsable de la paie ou mettre en place un système de paie complet pour s'occuper des processus.
Cela nous amène à l'erreur suivante...
7. Ne Pas Utiliser de Logiciel de Paie pour Éliminer les Erreurs et Rationaliser l'Efficacité
Comme souligné ci-dessus, automatiser et assurer l'exactitude de la paie peut vous faire économiser plus de temps et de coûts commerciaux que simplement éliminer le processus manuel.
L'utilisation d'un logiciel de paie facilite la gestion de la paie, le maintien de la conformité aux paiements et aux taxes. Éliminer les erreurs et les inefficacités dans le processus de paie vous permet d'avoir plus de temps pour vous concentrer sur les tâches plus importantes qui stimulent la croissance de votre entreprise.
En outre, une paie ponctuelle et précise est également bénéfique pour réduire les coûts associés aux erreurs, ainsi que potentiellement améliorer le moral et la productivité des employés.
Le logiciel de paie est le meilleur moyen d'éliminer les erreurs et de rationaliser l'efficacité de votre paie.
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Les propriétaires de petites entreprises savent que positionner leur entreprise pour fonctionner de la manière la plus intelligente et efficace possible est essentiel pour créer un succès durable et à long terme — et au cœur de cela, l'un des plus grands facteurs de succès est l'efficacité.
Cela dit, une négligence courante qui nuit à l'efficacité d'une entreprise et d'un propriétaire d'entreprise est la paie, le catalyseur qui fait avancer votre entreprise.
Voici 7 des plus grandes erreurs de paie que les propriétaires de petites entreprises commettent – et comment y remédier.
1. Calculer la Paie Manuellement
Bien que traiter la paie manuellement puisse économiser de l'argent à court terme, les conséquences de le faire à la main conduisent presque invariablement à des arriérés de salaires, des taxes, des pénalités, et parfois même des frais juridiques.
En plus d'être sujettes aux erreurs humaines, les paies manuelles prennent du temps. Les départements RH peuvent souvent consacrer jusqu'à 35 % de leur temps à la paie – nuisant à l'efficacité d'une entreprise à long terme. L'automatisation des processus de paie peut alléger les inefficacités temporelles, permettant une meilleure utilisation et plus rentable du temps des employés.
2. Manquer des Dates Importantes de Paie et des Délais de Paiement
Ah, oui. Rien ne dit une excellente culture d'entreprise comme les vendredis sans paiement.
Vos employés travaillent dur et pointent leurs heures parce qu'ils s'engagent envers votre entreprise, mais aussi parce qu'ils s'attendent à être payés à la fin d'une période de paie donnée.
Les paiements manqués diminuent le moral et la productivité des employés, menant à une faible rétention des employés. De plus, modifier les paiements manquants est coûteux et prend du temps.
Peu importe où vous vivez, vous devrez prendre le temps de rectifier rapidement les paiements manquants, prendre le temps de documenter les erreurs et assurer des dossiers de paie précis, et potentiellement faire face à des pénalités de la part de l'ARC également.
3. Sous-estimer les Taxes et Mal Classifier les Paiements des Employés
Sous-estimer les taxes et mal classifier les paiements des employés entraîne une série de problèmes.
Ces problèmes peuvent apparaître sous forme de pénalités, de paiements rétroactifs, d'arriérés d'impôts, et d'autres répercussions malheureuses.
Vous pourriez même découvrir que votre entreprise est plus étroitement surveillée par l'ARC – prenant encore plus de temps à votre entreprise qui pourrait être mieux concentré sur la croissance et la rentabilité.
4. Surpayer les Employés
Plus de 865 milliards de dollars sont versés en salaires aux Canadiens chaque année. Il est inévitable que quelque part dans cette somme énorme, des erreurs soient commises lors de sa distribution. Lorsqu'un employeur surpaye un employé, ce n'est pas seulement inconfortable et gênant – c'est aussi coûteux.
Dans le cas où un employeur surpaye un employé, il peut choisir soit de prendre des dispositions avec l'employé pour que le montant soit remboursé, soit d'accepter le surpaiement. Dans ce dernier cas, l'employeur doit également prendre le temps de s'assurer que le surpaiement est reflété sur l'assurance-emploi de l'employé.
Les règlements sur les surpaiements varient selon la province. En cas d'erreur, il est important pour les propriétaires d'entreprises d'être informés des règles et règlements en place afin de s'assurer qu'ils se conforment.
5. Ne Pas Maintenir la Confidentialité de la Paie et des Employés
Il y a un accent croissant sur la confidentialité des données à l'ère numérique actuelle, il va donc sans dire que divulguer les informations de paie d'un employé à toute personne en dehors du département de paie est un grand non-non.
Divulguer ces informations sans le consentement de l'employé peut conduire à de gros maux de tête, une perte de temps, et des ennuis juridiques potentiels.
Si vous communiquez les informations de paie électroniquement, assurez-vous des meilleures pratiques de sécurité (communications chiffrées, assurez-vous que les données restent au Canada et ne sont pas hébergées à l'extérieur du pays, etc.) et que toute demande tierce pour les données de paie d'un employé - comme celles des propriétaires ou des banques - soit bien vérifiée et approuvée par l'employé avant d'être divulguée.
6. Ne Pas Avoir de Relevé Suffisant pour Assurer des Processus de Paie Efficaces
Si un ordinateur tombe en panne ou que votre personne de confiance en matière de paie a un jour de maladie, les choses peuvent mal tourner rapidement.
Il est important d'avoir un plan de secours efficace, que ce soit avoir plus d'une personne responsable de la paie ou mettre en place un système de paie complet pour s'occuper des processus.
Cela nous amène à l'erreur suivante...
7. Ne Pas Utiliser de Logiciel de Paie pour Éliminer les Erreurs et Rationaliser l'Efficacité
Comme souligné ci-dessus, automatiser et assurer l'exactitude de la paie peut vous faire économiser plus de temps et de coûts commerciaux que simplement éliminer le processus manuel.
L'utilisation d'un logiciel de paie facilite la gestion de la paie, le maintien de la conformité aux paiements et aux taxes. Éliminer les erreurs et les inefficacités dans le processus de paie vous permet d'avoir plus de temps pour vous concentrer sur les tâches plus importantes qui stimulent la croissance de votre entreprise.
En outre, une paie ponctuelle et précise est également bénéfique pour réduire les coûts associés aux erreurs, ainsi que potentiellement améliorer le moral et la productivité des employés.
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