El comienzo de un nuevo trabajo es una parte emocionante y potencialmente aterradora del ciclo de vida del empleado, especialmente cuando se hace de forma remota.
Definición de onboarding
Conocido como "onboarding" en toda Norteamérica (e "inducción" en otras partes del mundo), orientar a un empleado en un nuevo puesto es un proceso de socialización que puede incluir reuniones formales y/o informales, sesiones de capacitación, presentaciones en video y digitales, revisión de políticas, acompañamiento laboral y más.
En cualquier empresa, el onboarding es un elemento crucial para impulsar y mantener la pasión, la emoción y el éxito de un nuevo integrante del equipo. Por supuesto, la pandemia de COVID-19 ha traído nuevos desafíos para las pequeñas empresas, incluyendo, para algunas organizaciones, la transición a una fuerza laboral remota.
A medida que los empleadores se alejan de las formas tradicionales de hacer negocios y se enfocan en atraer a una fuerza laboral más joven, este es un gran momento para reevaluar las mejores prácticas de la industria y su proceso interno para incorporar empleados virtuales.
El onboarding de empleados es más importante que nunca.
Muchos de los ingredientes clave de un onboarding exitoso se mantienen sin cambios.
Después del proceso de reclutamiento y contratación, el onboarding es el primer conjunto de interacciones que un nuevo empleado tendrá con su empresa y equipo.
Para un puesto presencial, el proceso ideal de onboarding presentará a la nueva contratación el entorno, las expectativas y la cadena de mando de su función.
El onboarding es un proceso a largo plazo que comienza antes de la fecha de inicio de un nuevo empleado y continúa durante al menos tres (3) meses.
Independientemente de si el empleado trabaja de forma presencial o remota, preparar un plan de onboarding bien estructurado para su equipo es esencial.
Todos los procedimientos de onboarding deben:
Definir claramente el cronograma de expectativas y entregables para gerentes, supervisores y su nuevo integrante del equipo.
Establecer los requisitos de acceso a sistemas (incluyendo acceso a equipos (¿dónde recojo mi computadora?), sistemas de archivos (para archivos personales y carpetas compartidas), software propietario, correo electrónico (en línea y/o de escritorio), y teléfono.
Determinar qué capacitación requerirá el empleado y cuándo se llevará a cabo (esta evaluación debe ser específica para su función e incluir políticas generales de RR. HH., como salud y seguridad).
Preparar un paquete digital de onboarding que cubra información como materiales de referencia y recursos que el empleado necesitará (p. ej., manuales de políticas, procedimientos, listas de contacto, etc.)
Incluir instrucciones para acceder y configurar plataformas de comunicación como videoconferencias, correo electrónico, mensajería instantánea, etc.
Cómo hacer onboarding remoto
La transición a una fuerza laboral remota puede ser abrumadora para algunas empresas, especialmente para aquellas que no se consideran “expertas en tecnología”, así que aquí tiene algunos consejos clave para un proceso de onboarding remoto exitoso:
1. ¡Comunique! ¡Comunique! ¿Mencionamos que debe comunicar!?
La falta de interacción humana cara a cara y de supervisión puede presentar desafíos para los nuevos integrantes de una fuerza laboral remota. Ahora más que nunca, los seguimientos diligentes, constantes y documentados con su nuevo integrante del equipo son cruciales para el éxito del empleado y de su empresa.
¡Comunique con frecuencia!
Sugerimos programar reuniones semanales por videoconferencia para hablar sobre productividad, desempeño y necesidades durante todo el proceso de onboarding.
Puede incluir dos o tres “charlas de café” informales de cinco minutos durante la semana para conocer al nuevo empleado.
A diferencia de un puesto presencial, los empleados no tienen la comodidad de interacciones rápidas en persona para obtener respuestas inmediatas a sus preguntas.
2. ¡Construya confianza!
El éxito de un nuevo empleado depende de adquirir conocimiento y confianza desde el inicio del puesto. Construir relaciones y confianza con sus colegas hará que hacer preguntas de forma remota sea cada vez más cómodo. La confianza también protege a los empleados de sentirse abrumados mientras se adaptan a nueva información.
Una vez que un nuevo trabajador comience, asígnele un ‘buddy’ de onboarding. Un compañero confiable que represente la cultura de la empresa es la persona ideal de referencia para ayudar a navegar las operaciones del día a día.
3. Sea paciente y consistente
Generar confianza y conexión entre un nuevo empleado y los equipos existentes y/o el liderazgo será un desafío para su nueva contratación. Recuerde esto para evitar decepciones y para que el empleado tenga un tiempo realista para adaptarse.
Recomendamos personalizar el proceso de onboarding para garantizar que refleje la cultura y los objetivos de su empresa. Aunque puede y debe personalizar el onboarding en su empresa, asegúrese de mantener la consistencia con su plan y cronograma para todas las nuevas contrataciones. Si realiza cambios en el proceso, deben ser intencionales, estratégicamente programados y, posiblemente, también presentados a los empleados existentes para que todos estén en la misma sintonía.
4. Promueva la salud y el equilibrio del empleado
Un proceso integral de onboarding remoto debe promover un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal para empleados nuevos y antiguos. Debe definir claramente el “horario laboral”, así como las prácticas para la pausa de almuerzo y descansos cortos que incluyan dejar la estación de trabajo durante el día.
Aunque los seguimientos son útiles para gestionar la productividad y el desempeño laboral, también pueden utilizarse como una herramienta para monitorear la salud y el bienestar de los integrantes de su equipo al gestionar un equipo remoto.
Se debe informar a los empleados sobre los recursos a los que tienen acceso a través de beneficios de salud, como un EAP (Programa de Asistencia al Empleado).
Desarrolle procedimientos para adaptaciones (como para días de enfermedad) y tenga en cuenta que existe una diferencia entre trabajar desde casa y estar de baja por enfermedad.
5. Prepare capacitación virtual
Considere preparar capacitación virtual antes de incorporar a un nuevo empleado. De hecho, puede evaluar sus procedimientos de capacitación en general. Cuando sea posible, implemente videos de capacitación pregrabados y videoconferencias para ahorrar tiempo.
Entonces, ¿qué sigue?
El equipo HX de PayEvo está formado por consultores de RR. HH. con amplia experiencia, listos para apoyarle. Al enfocarnos en la experiencia humana, ponemos lo “humano” en Recursos Humanos.
HX es nuestra solución para un RR. HH. que no funciona. Entendemos los desafíos que enfrentan los dueños de negocios al hacer la transición al trabajo remoto. Podemos ayudar a que el cambio sea más fácil al brindarle acceso a herramientas, procedimientos, políticas y capacitación. Para más información, contacte a hx@paymentevolution.ca para agendar una consulta con uno de nuestros expertos de HX.
Danielle Delnick
Danielle es consultora de HX con experiencia en entornos de salud, servicios y manufactura. Danielle es nuestra "experta en procesos", le apasionan las personas (y el yoga con cabras), ¡y está aquí para usted!
El comienzo de un nuevo trabajo es una parte emocionante y potencialmente aterradora del ciclo de vida del empleado, especialmente cuando se hace de forma remota.
Definición de onboarding
Conocido como "onboarding" en toda Norteamérica (e "inducción" en otras partes del mundo), orientar a un empleado en un nuevo puesto es un proceso de socialización que puede incluir reuniones formales y/o informales, sesiones de capacitación, presentaciones en video y digitales, revisión de políticas, acompañamiento laboral y más.
En cualquier empresa, el onboarding es un elemento crucial para impulsar y mantener la pasión, la emoción y el éxito de un nuevo integrante del equipo. Por supuesto, la pandemia de COVID-19 ha traído nuevos desafíos para las pequeñas empresas, incluyendo, para algunas organizaciones, la transición a una fuerza laboral remota.
A medida que los empleadores se alejan de las formas tradicionales de hacer negocios y se enfocan en atraer a una fuerza laboral más joven, este es un gran momento para reevaluar las mejores prácticas de la industria y su proceso interno para incorporar empleados virtuales.
El onboarding de empleados es más importante que nunca.
Muchos de los ingredientes clave de un onboarding exitoso se mantienen sin cambios.
Después del proceso de reclutamiento y contratación, el onboarding es el primer conjunto de interacciones que un nuevo empleado tendrá con su empresa y equipo.
Para un puesto presencial, el proceso ideal de onboarding presentará a la nueva contratación el entorno, las expectativas y la cadena de mando de su función.
El onboarding es un proceso a largo plazo que comienza antes de la fecha de inicio de un nuevo empleado y continúa durante al menos tres (3) meses.
Independientemente de si el empleado trabaja de forma presencial o remota, preparar un plan de onboarding bien estructurado para su equipo es esencial.
Todos los procedimientos de onboarding deben:
Definir claramente el cronograma de expectativas y entregables para gerentes, supervisores y su nuevo integrante del equipo.
Establecer los requisitos de acceso a sistemas (incluyendo acceso a equipos (¿dónde recojo mi computadora?), sistemas de archivos (para archivos personales y carpetas compartidas), software propietario, correo electrónico (en línea y/o de escritorio), y teléfono.
Determinar qué capacitación requerirá el empleado y cuándo se llevará a cabo (esta evaluación debe ser específica para su función e incluir políticas generales de RR. HH., como salud y seguridad).
Preparar un paquete digital de onboarding que cubra información como materiales de referencia y recursos que el empleado necesitará (p. ej., manuales de políticas, procedimientos, listas de contacto, etc.)
Incluir instrucciones para acceder y configurar plataformas de comunicación como videoconferencias, correo electrónico, mensajería instantánea, etc.
Cómo hacer onboarding remoto
La transición a una fuerza laboral remota puede ser abrumadora para algunas empresas, especialmente para aquellas que no se consideran “expertas en tecnología”, así que aquí tiene algunos consejos clave para un proceso de onboarding remoto exitoso:
1. ¡Comunique! ¡Comunique! ¿Mencionamos que debe comunicar!?
La falta de interacción humana cara a cara y de supervisión puede presentar desafíos para los nuevos integrantes de una fuerza laboral remota. Ahora más que nunca, los seguimientos diligentes, constantes y documentados con su nuevo integrante del equipo son cruciales para el éxito del empleado y de su empresa.
¡Comunique con frecuencia!
Sugerimos programar reuniones semanales por videoconferencia para hablar sobre productividad, desempeño y necesidades durante todo el proceso de onboarding.
Puede incluir dos o tres “charlas de café” informales de cinco minutos durante la semana para conocer al nuevo empleado.
A diferencia de un puesto presencial, los empleados no tienen la comodidad de interacciones rápidas en persona para obtener respuestas inmediatas a sus preguntas.
2. ¡Construya confianza!
El éxito de un nuevo empleado depende de adquirir conocimiento y confianza desde el inicio del puesto. Construir relaciones y confianza con sus colegas hará que hacer preguntas de forma remota sea cada vez más cómodo. La confianza también protege a los empleados de sentirse abrumados mientras se adaptan a nueva información.
Una vez que un nuevo trabajador comience, asígnele un ‘buddy’ de onboarding. Un compañero confiable que represente la cultura de la empresa es la persona ideal de referencia para ayudar a navegar las operaciones del día a día.
3. Sea paciente y consistente
Generar confianza y conexión entre un nuevo empleado y los equipos existentes y/o el liderazgo será un desafío para su nueva contratación. Recuerde esto para evitar decepciones y para que el empleado tenga un tiempo realista para adaptarse.
Recomendamos personalizar el proceso de onboarding para garantizar que refleje la cultura y los objetivos de su empresa. Aunque puede y debe personalizar el onboarding en su empresa, asegúrese de mantener la consistencia con su plan y cronograma para todas las nuevas contrataciones. Si realiza cambios en el proceso, deben ser intencionales, estratégicamente programados y, posiblemente, también presentados a los empleados existentes para que todos estén en la misma sintonía.
4. Promueva la salud y el equilibrio del empleado
Un proceso integral de onboarding remoto debe promover un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal para empleados nuevos y antiguos. Debe definir claramente el “horario laboral”, así como las prácticas para la pausa de almuerzo y descansos cortos que incluyan dejar la estación de trabajo durante el día.
Aunque los seguimientos son útiles para gestionar la productividad y el desempeño laboral, también pueden utilizarse como una herramienta para monitorear la salud y el bienestar de los integrantes de su equipo al gestionar un equipo remoto.
Se debe informar a los empleados sobre los recursos a los que tienen acceso a través de beneficios de salud, como un EAP (Programa de Asistencia al Empleado).
Desarrolle procedimientos para adaptaciones (como para días de enfermedad) y tenga en cuenta que existe una diferencia entre trabajar desde casa y estar de baja por enfermedad.
5. Prepare capacitación virtual
Considere preparar capacitación virtual antes de incorporar a un nuevo empleado. De hecho, puede evaluar sus procedimientos de capacitación en general. Cuando sea posible, implemente videos de capacitación pregrabados y videoconferencias para ahorrar tiempo.
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Danielle Delnick
Danielle es consultora de HX con experiencia en entornos de salud, servicios y manufactura. Danielle es nuestra "experta en procesos", le apasionan las personas (y el yoga con cabras), ¡y está aquí para usted!
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