Cuando escucha el término “prevención del lavado de dinero” (AML, por sus siglas en inglés), es posible que piense inmediatamente en bancos, instituciones financieras o grandes equipos de cumplimiento normativo.
Sin embargo, para los contadores y tenedores de libros, la prevención del lavado de dinero puede estar mucho más ligada a su labor cotidiana de lo que parece a simple vista.
Los profesionales de nómina y contabilidad suelen tener una visión única del funcionamiento de una empresa. Es común que, con el tiempo, tengan acceso a registros de empleados, cambios en las nóminas, facturas, pagos, información sobre la propiedad y otras actividades financieras. Esta visibilidad a veces puede revelar actividades que simplemente no encajan con lo que usted conoce sobre un cliente o su negocio.
Eso no significa que se espere que usted se convierta en un investigador de delitos financieros.
Pero sí significa que debe comprender dónde comienzan sus obligaciones formales, dónde reside su nivel de exposición y qué hacer cuando algo no cuadra.
Ese fue el tema central de una reciente conversación de PaymentEvolution con Mohit Gogna, de Platino Consulting, quien cuenta con más de una década de experiencia en delitos financieros y cumplimiento normativo en materia de prevención del lavado de dinero.
A continuación, presentamos los puntos clave para los contadores y tenedores de libros en Canadá.
Primero: Trabajar con información financiera no lo sujeta automáticamente a las normas del CANAFE
Una de las distinciones más importantes que se analizaron fue la diferencia entre trabajar con información financiera y estar formalmente sujeto a los requisitos de prevención del lavado de dinero en Canadá.
El cargo que usted tenga no determina por sí solo si se le aplican los requisitos del CANAFE.
En el caso de los contadores y las firmas de contabilidad, ciertas actividades pueden activar obligaciones bajo la legislación canadiense contra el lavado de dinero. Estas pueden incluir actuar en nombre de un cliente o dar instrucciones en su nombre en actividades que involucren, por ejemplo, recibir o pagar fondos, transferir fondos o monedas virtuales, o comprar y vender valores, bienes raíces o activos comerciales.
Por lo tanto, la pregunta correcta no es:
“¿Trabajo en el área de nómina?”
Sino:
“¿Qué estoy haciendo realmente por mi cliente?”
Por ejemplo, puede haber una diferencia importante entre recibir información de nómina, calcularla y preparar los registros que un cliente utiliza para realizar los pagos, y actuar directamente en nombre del cliente para ordenar o realizar dichos pagos.
Esta distinción es la razón por la que resulta fundamental comprender su flujo de trabajo.
Pregúntese lo siguiente:
¿Qué información proporciona el cliente?
¿Qué autoridad nos ha otorgado?
¿Estamos calculando o registrando algo, o estamos actuando en nombre del cliente?
¿Recibimos, controlamos, transferimos o dirigimos fondos?
¿Quién autoriza en última instancia el movimiento de dinero?
¿Qué decisiones estamos tomando por el cliente?
También es importante no asumir que ofrecer servicios de teneduría de libros convierte automáticamente a alguien en "contador" bajo la legislación. La ley tiene una definición específica, por lo que la naturaleza de los servicios y las actividades es lo que realmente importa.
¿Cuál es la conclusión?
No asuma que está dentro del alcance de la norma, ni asuma que está fuera de ella. Comprenda lo que su empresa hace en realidad.
Si tiene dudas después de evaluar sus actividades, ese es el momento en que la asesoría profesional sobre sus circunstancias específicas puede ser de gran ayuda.
La obligación legal y la exposición al riesgo no son lo mismo
Incluso si su trabajo no lo somete a los requisitos formales de reporte ante el CANAFE, eso no significa que los riesgos relacionados con el lavado de dinero desaparezcan.
Aquí es donde cobra importancia la distinción entre obligación y exposición.
Sus obligaciones legales plantean:
¿Qué me exige la ley que haga?
Su exposición plantea:
¿Qué riesgos estoy encontrando a través del trabajo que realizo?
Estas no son necesariamente la misma pregunta.
Piense en un cliente con el que ha trabajado durante varios años. Siempre ha tenido alrededor de 12 empleados y, de repente, le entregan información de nómina para 35 personas.
Eso no significa que se esté lavando dinero.
Tal vez la empresa consiguió un contrato importante, adquirió otra compañía o se expandió rápidamente.
Sin embargo, el cambio es lo suficientemente significativo como para que sea razonable querer comprender el motivo.
Lo mismo ocurre si:
Varios empleados, aparentemente sin relación alguna, comparten información inusual.
La documentación del cliente contradice repetidamente lo que le habían dicho anteriormente.
La actividad financiera del cliente no parece coherente con el tamaño o la naturaleza del negocio.
Un cliente se muestra inusualmente reacio a proporcionar la información básica necesaria para realizar su trabajo.
Existen conexiones inusuales entre empleados, empresas o información de pago.
Ninguno de estos factores demuestra que exista un delito financiero.
Son simplemente señales que pueden justificar una mirada más atenta.
Detectar una señal de alerta no significa automáticamente presentar un reporte de transacción sospechosa (STR)
Esta es una distinción sumamente importante que vale la pena entender bien.
Si usted no está sujeto a los requisitos de reporte del CANAFE, el hecho de notar algo inusual no genera de repente la obligación de presentar un reporte de transacción sospechosa (STR).
Su respuesta puede ser hacer preguntas razonables, seguir los procedimientos de derivación de su firma, considerar si se siente cómodo continuando con la actividad o determinar si se aplica alguna otra obligación profesional o legal.
Por otra parte, cualquier persona puede proporcionar información de forma voluntaria al CANAFE sobre sospechas de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo.
Lo importante es que detectar una señal de alerta no es lo mismo que determinar que se ha producido un lavado de dinero, y no representa automáticamente una obligación de reporte para quien no es una entidad declarante.
Para los profesionales que sí están sujetos a la ley canadiense sobre el producto del delito y el financiamiento del terrorismo (PCMLTFA), el análisis es diferente. La actividad sospechosa debe evaluarse según el umbral legal aplicable para el reporte de transacciones sospechosas, lo que incluye determinar si existen motivos razonables para sospechar.
En cualquiera de los dos casos, el contexto importa.
Un dato inusual puede tener una explicación completamente razonable. Sin embargo, varias inconsistencias juntas pueden contar una historia muy diferente.
El objetivo no es convertirse en detective.
Sino preguntarse:
“¿Tiene sentido lo que veo de acuerdo con lo que conozco?”
Y si no es así, “¿Qué necesito entender antes de continuar?”
¿Cómo se ve la prevención del lavado de dinero en un entorno de nómina?
No existe una lista de verificación especial del CANAFE que diga: "Aquí están las principales señales de alerta de lavado de dinero en el área de nómina".
En su lugar, los indicadores establecidos de delitos financieros deben considerarse en el contexto del trabajo real que usted realiza.
Para los profesionales de nómina, esto comienza por conocer a su cliente.
1. Cambios drásticos en la nómina sin una explicación evidente
Un aumento o disminución repentina de empleados puede ser perfectamente legítimo. Pero si el cambio no concuerda con lo que sabe del negocio, vale la pena averiguar el motivo.
2. Pagos a personas que no parecen vinculadas a la empresa
Si observa que personas que no parecen tener una relación clara con la organización reciben pagos, es posible que deba hacer algunas preguntas adicionales.
3. Documentación contradictoria
Cuando la información que recibe no coincide una y otra vez con las explicaciones o registros anteriores, tiene otra buena razón para detenerse a analizar la situación.
4. Resistencia a facilitar información básica
Los clientes no siempre tienen registros perfectos. Sin embargo, una resistencia inusual a facilitar la información que normalmente sería necesaria para realizar su trabajo puede ser una señal que deba considerar.
5. Actividad que no se ajusta al negocio
Pregúntese si la actividad general tiene sentido teniendo en cuenta el tamaño, el sector, la propiedad y el modelo de negocio de la empresa.
Una vez más, ninguno de estos indicadores demuestra que se esté actuando de forma incorrecta.
Un crecimiento rápido de la nómina podría significar simplemente que a la empresa le va muy bien. Un acuerdo de pago inusual podría tener una explicación legítima. Una documentación deficiente podría deberse simplemente a que el cliente necesita una mejor administración.
Lo que realmente importa son los hechos combinados con el contexto.
Si hace una pregunta razonable y recibe una explicación sensata y verificable, ese contexto cambia la perspectiva.
Si cada pregunta razonable genera otra inconsistencia, eso también es un factor importante.
No necesita un manual de prevención de lavado de dinero de 150 páginas para empezar
Para las firmas que no están formalmente sujetas a los requisitos del programa de cumplimiento de la PCMLTFA, establecer controles lógicos no tiene por qué significar la creación de un departamento de cumplimiento enorme.
Los principios analizados en la conversación pueden adaptarse al tamaño y al nivel de riesgo de su negocio.
Conozca con quién hace negocios
Comience con lo básico:
¿Quién es el cliente?
¿A qué se dedica realmente la empresa?
¿Quién es el propietario o quién la controla?
¿Qué servicios está prestando?
¿Tiene sentido la actividad que le piden que realice?
No todos los clientes presentan el mismo nivel de riesgo.
Un negocio local con el que ha trabajado durante 10 años puede ser muy diferente de una empresa de reciente constitución, con una estructura de propiedad internacional compleja, que le solicita realizar actividades financieras inusuales.
Cree procedimientos claros
El objetivo no es elaborar un manual que se quede en un estante juntando polvo.
Sus procedimientos deben responder a preguntas prácticas:
Cuando ocurre algo inusual, ¿qué hacemos?
Por ejemplo:
¿A quién debe informar un empleado?
¿Quién decide si se necesita más información?
¿Cuándo escalamos una inquietud?
¿En qué momento podríamos rechazar una instrucción?
¿Cuándo deberíamos reconsiderar la relación con un cliente?
Si somos una entidad declarante, ¿quién determina si se requiere un reporte al CANAFE?
Unos buenos procedimientos permiten que el siguiente paso esté claro antes de que alguien se enfrente a una situación difícil.
Capacite a su equipo
Su equipo de trabajo debe comprender no solo qué es la prevención del lavado de dinero, sino también cómo se presenta en el contexto de su sector específico.
La capacitación para contadores y tenedores de libros no tiene por qué ser idéntica a la de una empresa de servicios monetarios u otro sector regulado.
Aunque se compartan los principios fundamentales de la lucha contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, los riesgos que las personas encuentran en su trabajo diario pueden ser muy distintos.
Documente lo que hizo
Este fue uno de los temas más destacados de la conversación:
No basta con hacer lo correcto. Es necesario poder demostrar que lo hizo.
Es posible que tenga una excelente conversación con un cliente, le haga las preguntas adecuadas, resuelva una duda y avance de forma oportuna.
Pero si no se documenta nada, quien revise el expediente de ese cliente seis meses después no tendrá idea de que esa conversación existió.
Documentar no requiere necesariamente de un software costoso o sistemas complicados. Incluso los registros escritos a mano pueden funcionar, siempre que documenten con precisión qué se hizo, cuándo se hizo y quiénes participaron.
Para las empresas sujetas a los requisitos formales del CANAFE, las obligaciones de mantenimiento de registros son de suma importancia.
Un ejercicio práctico de prevención del lavado de dinero que puede hacer hoy mismo
No necesita transformar por completo su empresa en una tarde.
En su lugar, empiece con dos ejercicios sencillos.
Ejercicio 1: Planifique su flujo de trabajo
Tome los servicios que ofrece y documente lo que ocurre en realidad.
En el caso de las nóminas, pregúntese:
¿Qué nos envía el cliente?
¿Qué hacemos con esa información?
¿Recibimos o controlamos alguna vez el dinero del cliente?
¿Damos instrucciones sobre el movimiento de los fondos del cliente?
¿Quién autoriza los pagos?
¿A qué accesos tenemos derecho?
¿Qué decisiones tomamos en nombre del cliente?
Haga el mismo ejercicio para sus servicios de contabilidad, teneduría de libros, nómina y demás servicios financieros.
Esto puede ayudarle a identificar si alguna de sus actividades podría generar obligaciones formales de prevención del lavado de dinero, y también puede revelar riesgos operativos que tal vez desee abordar.
Ejercicio 2: Ponga a prueba el expediente de un cliente
Elija un cliente que sea bastante representativo.
Imagine que es una persona que nunca ha trabajado con ese cliente y que revisará el expediente dentro de seis meses.
¿Podría responder a lo siguiente?:
¿Quién es este cliente?
¿A qué se dedica la empresa?
¿Quién es el propietario o quién la controla, según corresponda?
¿Qué servicios le estamos prestando?
¿La actividad tiene sentido para este cliente?
¿Ocurrió algo inusual?
Si ocurrió algo inusual, ¿qué medidas tomamos al respecto?
Si conoce todas las respuestas pero ninguna de ellas está documentada, ha identificado una falta de documentación.
Si no puede responder a algunas de las preguntas en absoluto, ha detectado un tipo de problema diferente.
En cualquier caso, ya tiene un punto de partida práctico.
El cumplimiento de las normas de prevención del lavado de dinero comienza por comprender su propio flujo de trabajo
Para los contadores y tenedores de libros, la prevención del lavado de dinero no tiene por qué significar convertir su práctica en una operación de cumplimiento del tamaño de un banco.
Comienza con entender lo que usted hace realmente, saber dónde pueden aplicarse sus obligaciones formales, reconocer cuando algo no tiene sentido y contar con un proceso claro para saber qué hacer a continuación.
Y tener sus procesos en orden ofrece otra ventaja práctica.
Los proveedores de servicios de pago y las instituciones financieras pueden solicitarle información sobre sus clientes, lo que incluye a qué se dedica una empresa y quién es el propietario o la controla. Si ya tiene esa información organizada, responder a esas solicitudes será mucho más sencillo.
En última instancia, el objetivo no es investigar cada transacción inusual ni tratar cada señal de alerta como una prueba de un delito financiero.
Sino construir una práctica profesional en la que pueda responder con seguridad:
¿Quién es mi cliente? ¿Qué estoy haciendo por él? ¿Tiene sentido lo que veo? Y si no es así, ¿sé qué hacer a continuación?
Ese es un punto de partida mucho más práctico.
Si tiene alguna pregunta sobre cómo diseñar su programa de prevención del lavado de dinero, póngase en contacto con Platino Consulting para obtener ayuda:
Este artículo se ofrece únicamente con fines informativos generales y no constituye asesoría legal ni de cumplimiento normativo. La aplicación de obligaciones específicas de prevención del lavado de dinero depende de las actividades y circunstancias de cada empresa en particular. Las firmas deben consultar las directrices del CANAFE y a asesores profesionales calificados sobre su situación específica.
Cuando escucha el término “prevención del lavado de dinero” (AML, por sus siglas en inglés), es posible que piense inmediatamente en bancos, instituciones financieras o grandes equipos de cumplimiento normativo.
Sin embargo, para los contadores y tenedores de libros, la prevención del lavado de dinero puede estar mucho más ligada a su labor cotidiana de lo que parece a simple vista.
Los profesionales de nómina y contabilidad suelen tener una visión única del funcionamiento de una empresa. Es común que, con el tiempo, tengan acceso a registros de empleados, cambios en las nóminas, facturas, pagos, información sobre la propiedad y otras actividades financieras. Esta visibilidad a veces puede revelar actividades que simplemente no encajan con lo que usted conoce sobre un cliente o su negocio.
Eso no significa que se espere que usted se convierta en un investigador de delitos financieros.
Pero sí significa que debe comprender dónde comienzan sus obligaciones formales, dónde reside su nivel de exposición y qué hacer cuando algo no cuadra.
Ese fue el tema central de una reciente conversación de PaymentEvolution con Mohit Gogna, de Platino Consulting, quien cuenta con más de una década de experiencia en delitos financieros y cumplimiento normativo en materia de prevención del lavado de dinero.
A continuación, presentamos los puntos clave para los contadores y tenedores de libros en Canadá.
Primero: Trabajar con información financiera no lo sujeta automáticamente a las normas del CANAFE
Una de las distinciones más importantes que se analizaron fue la diferencia entre trabajar con información financiera y estar formalmente sujeto a los requisitos de prevención del lavado de dinero en Canadá.
El cargo que usted tenga no determina por sí solo si se le aplican los requisitos del CANAFE.
En el caso de los contadores y las firmas de contabilidad, ciertas actividades pueden activar obligaciones bajo la legislación canadiense contra el lavado de dinero. Estas pueden incluir actuar en nombre de un cliente o dar instrucciones en su nombre en actividades que involucren, por ejemplo, recibir o pagar fondos, transferir fondos o monedas virtuales, o comprar y vender valores, bienes raíces o activos comerciales.
Por lo tanto, la pregunta correcta no es:
“¿Trabajo en el área de nómina?”
Sino:
“¿Qué estoy haciendo realmente por mi cliente?”
Por ejemplo, puede haber una diferencia importante entre recibir información de nómina, calcularla y preparar los registros que un cliente utiliza para realizar los pagos, y actuar directamente en nombre del cliente para ordenar o realizar dichos pagos.
Esta distinción es la razón por la que resulta fundamental comprender su flujo de trabajo.
Pregúntese lo siguiente:
¿Qué información proporciona el cliente?
¿Qué autoridad nos ha otorgado?
¿Estamos calculando o registrando algo, o estamos actuando en nombre del cliente?
¿Recibimos, controlamos, transferimos o dirigimos fondos?
¿Quién autoriza en última instancia el movimiento de dinero?
¿Qué decisiones estamos tomando por el cliente?
También es importante no asumir que ofrecer servicios de teneduría de libros convierte automáticamente a alguien en "contador" bajo la legislación. La ley tiene una definición específica, por lo que la naturaleza de los servicios y las actividades es lo que realmente importa.
¿Cuál es la conclusión?
No asuma que está dentro del alcance de la norma, ni asuma que está fuera de ella. Comprenda lo que su empresa hace en realidad.
Si tiene dudas después de evaluar sus actividades, ese es el momento en que la asesoría profesional sobre sus circunstancias específicas puede ser de gran ayuda.
La obligación legal y la exposición al riesgo no son lo mismo
Incluso si su trabajo no lo somete a los requisitos formales de reporte ante el CANAFE, eso no significa que los riesgos relacionados con el lavado de dinero desaparezcan.
Aquí es donde cobra importancia la distinción entre obligación y exposición.
Sus obligaciones legales plantean:
¿Qué me exige la ley que haga?
Su exposición plantea:
¿Qué riesgos estoy encontrando a través del trabajo que realizo?
Estas no son necesariamente la misma pregunta.
Piense en un cliente con el que ha trabajado durante varios años. Siempre ha tenido alrededor de 12 empleados y, de repente, le entregan información de nómina para 35 personas.
Eso no significa que se esté lavando dinero.
Tal vez la empresa consiguió un contrato importante, adquirió otra compañía o se expandió rápidamente.
Sin embargo, el cambio es lo suficientemente significativo como para que sea razonable querer comprender el motivo.
Lo mismo ocurre si:
Varios empleados, aparentemente sin relación alguna, comparten información inusual.
La documentación del cliente contradice repetidamente lo que le habían dicho anteriormente.
La actividad financiera del cliente no parece coherente con el tamaño o la naturaleza del negocio.
Un cliente se muestra inusualmente reacio a proporcionar la información básica necesaria para realizar su trabajo.
Existen conexiones inusuales entre empleados, empresas o información de pago.
Ninguno de estos factores demuestra que exista un delito financiero.
Son simplemente señales que pueden justificar una mirada más atenta.
Detectar una señal de alerta no significa automáticamente presentar un reporte de transacción sospechosa (STR)
Esta es una distinción sumamente importante que vale la pena entender bien.
Si usted no está sujeto a los requisitos de reporte del CANAFE, el hecho de notar algo inusual no genera de repente la obligación de presentar un reporte de transacción sospechosa (STR).
Su respuesta puede ser hacer preguntas razonables, seguir los procedimientos de derivación de su firma, considerar si se siente cómodo continuando con la actividad o determinar si se aplica alguna otra obligación profesional o legal.
Por otra parte, cualquier persona puede proporcionar información de forma voluntaria al CANAFE sobre sospechas de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo.
Lo importante es que detectar una señal de alerta no es lo mismo que determinar que se ha producido un lavado de dinero, y no representa automáticamente una obligación de reporte para quien no es una entidad declarante.
Para los profesionales que sí están sujetos a la ley canadiense sobre el producto del delito y el financiamiento del terrorismo (PCMLTFA), el análisis es diferente. La actividad sospechosa debe evaluarse según el umbral legal aplicable para el reporte de transacciones sospechosas, lo que incluye determinar si existen motivos razonables para sospechar.
En cualquiera de los dos casos, el contexto importa.
Un dato inusual puede tener una explicación completamente razonable. Sin embargo, varias inconsistencias juntas pueden contar una historia muy diferente.
El objetivo no es convertirse en detective.
Sino preguntarse:
“¿Tiene sentido lo que veo de acuerdo con lo que conozco?”
Y si no es así, “¿Qué necesito entender antes de continuar?”
¿Cómo se ve la prevención del lavado de dinero en un entorno de nómina?
No existe una lista de verificación especial del CANAFE que diga: "Aquí están las principales señales de alerta de lavado de dinero en el área de nómina".
En su lugar, los indicadores establecidos de delitos financieros deben considerarse en el contexto del trabajo real que usted realiza.
Para los profesionales de nómina, esto comienza por conocer a su cliente.
1. Cambios drásticos en la nómina sin una explicación evidente
Un aumento o disminución repentina de empleados puede ser perfectamente legítimo. Pero si el cambio no concuerda con lo que sabe del negocio, vale la pena averiguar el motivo.
2. Pagos a personas que no parecen vinculadas a la empresa
Si observa que personas que no parecen tener una relación clara con la organización reciben pagos, es posible que deba hacer algunas preguntas adicionales.
3. Documentación contradictoria
Cuando la información que recibe no coincide una y otra vez con las explicaciones o registros anteriores, tiene otra buena razón para detenerse a analizar la situación.
4. Resistencia a facilitar información básica
Los clientes no siempre tienen registros perfectos. Sin embargo, una resistencia inusual a facilitar la información que normalmente sería necesaria para realizar su trabajo puede ser una señal que deba considerar.
5. Actividad que no se ajusta al negocio
Pregúntese si la actividad general tiene sentido teniendo en cuenta el tamaño, el sector, la propiedad y el modelo de negocio de la empresa.
Una vez más, ninguno de estos indicadores demuestra que se esté actuando de forma incorrecta.
Un crecimiento rápido de la nómina podría significar simplemente que a la empresa le va muy bien. Un acuerdo de pago inusual podría tener una explicación legítima. Una documentación deficiente podría deberse simplemente a que el cliente necesita una mejor administración.
Lo que realmente importa son los hechos combinados con el contexto.
Si hace una pregunta razonable y recibe una explicación sensata y verificable, ese contexto cambia la perspectiva.
Si cada pregunta razonable genera otra inconsistencia, eso también es un factor importante.
No necesita un manual de prevención de lavado de dinero de 150 páginas para empezar
Para las firmas que no están formalmente sujetas a los requisitos del programa de cumplimiento de la PCMLTFA, establecer controles lógicos no tiene por qué significar la creación de un departamento de cumplimiento enorme.
Los principios analizados en la conversación pueden adaptarse al tamaño y al nivel de riesgo de su negocio.
Conozca con quién hace negocios
Comience con lo básico:
¿Quién es el cliente?
¿A qué se dedica realmente la empresa?
¿Quién es el propietario o quién la controla?
¿Qué servicios está prestando?
¿Tiene sentido la actividad que le piden que realice?
No todos los clientes presentan el mismo nivel de riesgo.
Un negocio local con el que ha trabajado durante 10 años puede ser muy diferente de una empresa de reciente constitución, con una estructura de propiedad internacional compleja, que le solicita realizar actividades financieras inusuales.
Cree procedimientos claros
El objetivo no es elaborar un manual que se quede en un estante juntando polvo.
Sus procedimientos deben responder a preguntas prácticas:
Cuando ocurre algo inusual, ¿qué hacemos?
Por ejemplo:
¿A quién debe informar un empleado?
¿Quién decide si se necesita más información?
¿Cuándo escalamos una inquietud?
¿En qué momento podríamos rechazar una instrucción?
¿Cuándo deberíamos reconsiderar la relación con un cliente?
Si somos una entidad declarante, ¿quién determina si se requiere un reporte al CANAFE?
Unos buenos procedimientos permiten que el siguiente paso esté claro antes de que alguien se enfrente a una situación difícil.
Capacite a su equipo
Su equipo de trabajo debe comprender no solo qué es la prevención del lavado de dinero, sino también cómo se presenta en el contexto de su sector específico.
La capacitación para contadores y tenedores de libros no tiene por qué ser idéntica a la de una empresa de servicios monetarios u otro sector regulado.
Aunque se compartan los principios fundamentales de la lucha contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, los riesgos que las personas encuentran en su trabajo diario pueden ser muy distintos.
Documente lo que hizo
Este fue uno de los temas más destacados de la conversación:
No basta con hacer lo correcto. Es necesario poder demostrar que lo hizo.
Es posible que tenga una excelente conversación con un cliente, le haga las preguntas adecuadas, resuelva una duda y avance de forma oportuna.
Pero si no se documenta nada, quien revise el expediente de ese cliente seis meses después no tendrá idea de que esa conversación existió.
Documentar no requiere necesariamente de un software costoso o sistemas complicados. Incluso los registros escritos a mano pueden funcionar, siempre que documenten con precisión qué se hizo, cuándo se hizo y quiénes participaron.
Para las empresas sujetas a los requisitos formales del CANAFE, las obligaciones de mantenimiento de registros son de suma importancia.
Un ejercicio práctico de prevención del lavado de dinero que puede hacer hoy mismo
No necesita transformar por completo su empresa en una tarde.
En su lugar, empiece con dos ejercicios sencillos.
Ejercicio 1: Planifique su flujo de trabajo
Tome los servicios que ofrece y documente lo que ocurre en realidad.
En el caso de las nóminas, pregúntese:
¿Qué nos envía el cliente?
¿Qué hacemos con esa información?
¿Recibimos o controlamos alguna vez el dinero del cliente?
¿Damos instrucciones sobre el movimiento de los fondos del cliente?
¿Quién autoriza los pagos?
¿A qué accesos tenemos derecho?
¿Qué decisiones tomamos en nombre del cliente?
Haga el mismo ejercicio para sus servicios de contabilidad, teneduría de libros, nómina y demás servicios financieros.
Esto puede ayudarle a identificar si alguna de sus actividades podría generar obligaciones formales de prevención del lavado de dinero, y también puede revelar riesgos operativos que tal vez desee abordar.
Ejercicio 2: Ponga a prueba el expediente de un cliente
Elija un cliente que sea bastante representativo.
Imagine que es una persona que nunca ha trabajado con ese cliente y que revisará el expediente dentro de seis meses.
¿Podría responder a lo siguiente?:
¿Quién es este cliente?
¿A qué se dedica la empresa?
¿Quién es el propietario o quién la controla, según corresponda?
¿Qué servicios le estamos prestando?
¿La actividad tiene sentido para este cliente?
¿Ocurrió algo inusual?
Si ocurrió algo inusual, ¿qué medidas tomamos al respecto?
Si conoce todas las respuestas pero ninguna de ellas está documentada, ha identificado una falta de documentación.
Si no puede responder a algunas de las preguntas en absoluto, ha detectado un tipo de problema diferente.
En cualquier caso, ya tiene un punto de partida práctico.
El cumplimiento de las normas de prevención del lavado de dinero comienza por comprender su propio flujo de trabajo
Para los contadores y tenedores de libros, la prevención del lavado de dinero no tiene por qué significar convertir su práctica en una operación de cumplimiento del tamaño de un banco.
Comienza con entender lo que usted hace realmente, saber dónde pueden aplicarse sus obligaciones formales, reconocer cuando algo no tiene sentido y contar con un proceso claro para saber qué hacer a continuación.
Y tener sus procesos en orden ofrece otra ventaja práctica.
Los proveedores de servicios de pago y las instituciones financieras pueden solicitarle información sobre sus clientes, lo que incluye a qué se dedica una empresa y quién es el propietario o la controla. Si ya tiene esa información organizada, responder a esas solicitudes será mucho más sencillo.
En última instancia, el objetivo no es investigar cada transacción inusual ni tratar cada señal de alerta como una prueba de un delito financiero.
Sino construir una práctica profesional en la que pueda responder con seguridad:
¿Quién es mi cliente? ¿Qué estoy haciendo por él? ¿Tiene sentido lo que veo? Y si no es así, ¿sé qué hacer a continuación?
Ese es un punto de partida mucho más práctico.
Si tiene alguna pregunta sobre cómo diseñar su programa de prevención del lavado de dinero, póngase en contacto con Platino Consulting para obtener ayuda:
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