Es una realidad desafortunada de gestionar un negocio: tarde o temprano, probablemente tendrás que desvincular a un empleado. Puede que tengas que dejar ir a alguien por muchas razones—algunas mucho más agradables que otras—pero la realidad es la misma: probablemente no será una conversación agradable.
Más allá de lo incómodo, hay otro obstáculo que debes superar: la legislación canadiense sobre normas de empleo. Es uno importante: las pequeñas empresas de todo el país tienen dificultades con el cumplimiento laboral.
Por ejemplo, Ontario registró 11 718 investigaciones por infracciones de la ESA en el año fiscal 2022-23.
Aquí hay mucho más en juego que una conversación incómoda: esto puede costarte mucho tiempo y dinero. Pero no siempre es culpa de la empresa: la legislación es compleja, y no todos cuentan con un abogado o profesional de RR. HH. a la mano.
Entonces, veamos: ¿cómo desvinculas a un empleado en Canadá y te aseguras de cumplir con la normativa?
Desvinculación de un empleado y legislación sobre normas de empleo en Canadá
Terminación individual del empleo
Comprender la indemnización por despido en Canadá
Navegar la terminación grupal en Canadá
Desvinculación de un empleado y legislación sobre normas de empleo en Canadá
Desvincular a un empleado nunca es fácil, pero es necesario. Y debes actuar con cuidado y respeto al hacerlo; de lo contrario, podrías enfrentar problemas legales o dañar tu reputación. Por eso necesitas seguir la legislación sobre normas de empleo de tu provincia o territorio, que establece los procedimientos y derechos de empleadores y empleados respecto a la terminación del empleo.
Terminación individual del empleo
Comencemos con la terminación individual del empleo, el tipo de terminación más común. Esto ocurre cuando decides terminar la relación laboral con un empleado por cualquier motivo distinto a causa justificada. Causa justificada significa que tienes una razón válida y grave para despedir a un empleado sin preaviso ni indemnización por despido, como robo, fraude, violencia o conducta gravemente indebida. Sin embargo, la causa justificada es difícil de demostrar, y siempre deberías consultar a un abogado antes de tomar este paso.
Entonces, ¿cómo te mantienes en cumplimiento cuando estás desvinculando a un empleado en Canadá? Ten en cuenta que esta lista no es infalible: siempre es mejor contactar a un abogado o profesional de RR. HH. al terminar el empleo de un empleado.
Revisa tu contrato laboral y tus políticas.
Asegúrate de conocer los términos y condiciones del acuerdo laboral, como el período de prueba, el período de preaviso, la indemnización por despido y las cláusulas de confidencialidad. También revisa tus políticas de gestión del desempeño, disciplina y terminación para asegurarte de haberlas aplicado correctamente y de forma consistente.
Documenta todo.
Mantén un registro de todas las interacciones y comunicaciones que hayas tenido con el empleado sobre su desempeño, conducta, retroalimentación y advertencias. Esto te ayudará a justificar tu decisión y evitar reclamaciones de discriminación o trato injusto.
Prepara una carta de terminación.
Redacta una carta clara y concisa que indique el motivo de la terminación, la fecha efectiva de terminación, el período de preaviso o pago en lugar del preaviso (si aplica), la indemnización por despido (si aplica) y cualquier otra información relevante para la terminación (como la devolución de bienes de la empresa, el cheque de pago final, carta de referencia).
Programa una reunión con el empleado.
Elige un momento y lugar privados y respetuosos. Evita los viernes, antes de días festivos o fines de semana. Si es posible, ten un testigo presente, como otro gerente o un representante de recursos humanos.
Comunica la decisión con calma y respeto.
Explica brevemente y con hechos el motivo de la desvinculación del empleado. No entres en discusiones o debates con el empleado. En su lugar, entrégale la carta de terminación y repasa con él los puntos principales. Responde cualquier pregunta que pueda tener o remítelo a alguien que pueda ayudarle.
Ofrece apoyo y asistencia.
Según tus políticas y presupuesto, puedes ofrecer cierto apoyo y asistencia al empleado durante su período de transición, como servicios de recolocación, coaching profesional o redacción de currículum. También deberías permitir el acceso a tu Programa de Asistencia al Empleado (EAP) y a cualquier otro servicio que hayas acordado proporcionar durante su permanencia.
Procesa su nómina final con cualquier pago por terminación.
Una vez que la terminación sea oficial, debes procesar la nómina final de este empleado con cualquier pago por terminación. Determinar el pago correcto por terminación es esencial: revisa la legislación sobre normas de empleo de tu provincia o contacta a un profesional de RR. HH. Como alternativa, si estás desvinculando a un empleado con PaymentEvolution, puedes usar el primer Asistente de Desvinculación de Canadá.
Realiza una entrevista de salida (opcional).
Si es posible y apropiado, puedes realizar una entrevista de salida con el empleado para recopilar comentarios sobre su experiencia trabajando para tu empresa.
Recupera los bienes de la empresa y desactiva accesos.
Pide al empleado que devuelva cualquier bien de la empresa que tenga en su poder, como llaves, credenciales, laptops o teléfonos. También deberías desactivar su acceso a los sistemas, redes y correos electrónicos de la empresa.
Acompaña al empleado fuera de las instalaciones.
Según la situación y tus políticas, puedes pedir al empleado que se retire de inmediato o darle tiempo para empacar sus pertenencias y despedirse de sus colegas. En cualquier caso, deberías acompañarlo fuera de las instalaciones de manera discreta y digna.
Informa a tu equipo y a las partes interesadas.
Después de que el empleado se haya ido, deberías informar a tu equipo y a cualquier otra parte interesada relevante (como clientes o proveedores) sobre la terminación de manera profesional. No tienes que revelar los detalles o motivos de la terminación, pero sí deberías reconocer la salida y explicar cómo afectará su trabajo o proyectos.
Comprender la indemnización por despido en Canadá
Acabas de terminar el empleo de un empleado y no estás seguro de cuánto le debes. ¿Cómo se calcula? La indemnización es una parte crítica del cumplimiento en una terminación y a menudo se pasa por alto. También podrías necesitar entender la diferencia entre indemnización y pago por terminación; por suerte, en esta publicación te lo explicamos.
El monto de indemnización que tendrás que pagar depende de varios factores, como:
Las regulaciones de tu provincia
Cualquier sindicato o convenio colectivo
Contratos laborales
Cuánto tiempo trabajó el empleado para ti
Por qué terminaste el empleo del empleado
El gobierno federal regula ciertas industrias, como la banca y el transporte aéreo; por lo tanto, si trabajas en una de estas industrias, la ley federal determinará cuánto le debes a tu empleado. También deberías revisar las normas de empleo de tu provincia para conocer pautas específicas sobre indemnización. Por ejemplo, en Ontario, si tu nómina global supera los $2.5 millones, estarás sujeto a reglas particulares de indemnización. Del mismo modo, si has terminado el empleo de 50 o más empleados en un período de seis meses, tu indemnización se verá afectada, pero hablaremos de eso en breve.
Por lo general, pagarás la indemnización de una de las siguientes maneras:
Como un pago único.
Como continuidad salarial. Esto significa que tu pago regular y beneficios continúan por un tiempo limitado después de perder tu empleo.
Como pagos diferidos. Esto significa que recibirás tu indemnización por despido durante varios años.
La forma en que pagues la indemnización puede afectar el impuesto sobre la renta y las prestaciones del Seguro de Empleo (EI) de tus empleados. Como regla general, deberías consultar a un experto en nómina para asegurarte de que tus deducciones de nómina estén configuradas correctamente.
Navegar la terminación grupal en Canadá
Si estás terminando el empleo de 50 o más empleados que trabajan en un mismo establecimiento dentro de un período de cuatro semanas (como un despido masivo), se te aplican reglas adicionales. Debes notificar por escrito al Jefe de Cumplimiento y Fiscalización al menos 16 semanas antes de que comiencen las terminaciones de empleo. También debes crear un comité conjunto de planificación con los representantes de tus empleados para ayudar a los empleados afectados a hacer la transición a nuevos empleos.
Sí, lo entendemos: fue mucho. El cumplimiento es complejo. Por eso reinventamos RR. HH. para adaptarlo a tus necesidades. Obtén la ayuda que necesitas, cuando la necesitas.
Es una realidad desafortunada de gestionar un negocio: tarde o temprano, probablemente tendrás que desvincular a un empleado. Puede que tengas que dejar ir a alguien por muchas razones—algunas mucho más agradables que otras—pero la realidad es la misma: probablemente no será una conversación agradable.
Más allá de lo incómodo, hay otro obstáculo que debes superar: la legislación canadiense sobre normas de empleo. Es uno importante: las pequeñas empresas de todo el país tienen dificultades con el cumplimiento laboral.
Por ejemplo, Ontario registró 11 718 investigaciones por infracciones de la ESA en el año fiscal 2022-23.
Aquí hay mucho más en juego que una conversación incómoda: esto puede costarte mucho tiempo y dinero. Pero no siempre es culpa de la empresa: la legislación es compleja, y no todos cuentan con un abogado o profesional de RR. HH. a la mano.
Entonces, veamos: ¿cómo desvinculas a un empleado en Canadá y te aseguras de cumplir con la normativa?
Desvinculación de un empleado y legislación sobre normas de empleo en Canadá
Terminación individual del empleo
Comprender la indemnización por despido en Canadá
Navegar la terminación grupal en Canadá
Desvinculación de un empleado y legislación sobre normas de empleo en Canadá
Desvincular a un empleado nunca es fácil, pero es necesario. Y debes actuar con cuidado y respeto al hacerlo; de lo contrario, podrías enfrentar problemas legales o dañar tu reputación. Por eso necesitas seguir la legislación sobre normas de empleo de tu provincia o territorio, que establece los procedimientos y derechos de empleadores y empleados respecto a la terminación del empleo.
Terminación individual del empleo
Comencemos con la terminación individual del empleo, el tipo de terminación más común. Esto ocurre cuando decides terminar la relación laboral con un empleado por cualquier motivo distinto a causa justificada. Causa justificada significa que tienes una razón válida y grave para despedir a un empleado sin preaviso ni indemnización por despido, como robo, fraude, violencia o conducta gravemente indebida. Sin embargo, la causa justificada es difícil de demostrar, y siempre deberías consultar a un abogado antes de tomar este paso.
Entonces, ¿cómo te mantienes en cumplimiento cuando estás desvinculando a un empleado en Canadá? Ten en cuenta que esta lista no es infalible: siempre es mejor contactar a un abogado o profesional de RR. HH. al terminar el empleo de un empleado.
Revisa tu contrato laboral y tus políticas.
Asegúrate de conocer los términos y condiciones del acuerdo laboral, como el período de prueba, el período de preaviso, la indemnización por despido y las cláusulas de confidencialidad. También revisa tus políticas de gestión del desempeño, disciplina y terminación para asegurarte de haberlas aplicado correctamente y de forma consistente.
Documenta todo.
Mantén un registro de todas las interacciones y comunicaciones que hayas tenido con el empleado sobre su desempeño, conducta, retroalimentación y advertencias. Esto te ayudará a justificar tu decisión y evitar reclamaciones de discriminación o trato injusto.
Prepara una carta de terminación.
Redacta una carta clara y concisa que indique el motivo de la terminación, la fecha efectiva de terminación, el período de preaviso o pago en lugar del preaviso (si aplica), la indemnización por despido (si aplica) y cualquier otra información relevante para la terminación (como la devolución de bienes de la empresa, el cheque de pago final, carta de referencia).
Programa una reunión con el empleado.
Elige un momento y lugar privados y respetuosos. Evita los viernes, antes de días festivos o fines de semana. Si es posible, ten un testigo presente, como otro gerente o un representante de recursos humanos.
Comunica la decisión con calma y respeto.
Explica brevemente y con hechos el motivo de la desvinculación del empleado. No entres en discusiones o debates con el empleado. En su lugar, entrégale la carta de terminación y repasa con él los puntos principales. Responde cualquier pregunta que pueda tener o remítelo a alguien que pueda ayudarle.
Ofrece apoyo y asistencia.
Según tus políticas y presupuesto, puedes ofrecer cierto apoyo y asistencia al empleado durante su período de transición, como servicios de recolocación, coaching profesional o redacción de currículum. También deberías permitir el acceso a tu Programa de Asistencia al Empleado (EAP) y a cualquier otro servicio que hayas acordado proporcionar durante su permanencia.
Procesa su nómina final con cualquier pago por terminación.
Una vez que la terminación sea oficial, debes procesar la nómina final de este empleado con cualquier pago por terminación. Determinar el pago correcto por terminación es esencial: revisa la legislación sobre normas de empleo de tu provincia o contacta a un profesional de RR. HH. Como alternativa, si estás desvinculando a un empleado con PaymentEvolution, puedes usar el primer Asistente de Desvinculación de Canadá.
Realiza una entrevista de salida (opcional).
Si es posible y apropiado, puedes realizar una entrevista de salida con el empleado para recopilar comentarios sobre su experiencia trabajando para tu empresa.
Recupera los bienes de la empresa y desactiva accesos.
Pide al empleado que devuelva cualquier bien de la empresa que tenga en su poder, como llaves, credenciales, laptops o teléfonos. También deberías desactivar su acceso a los sistemas, redes y correos electrónicos de la empresa.
Acompaña al empleado fuera de las instalaciones.
Según la situación y tus políticas, puedes pedir al empleado que se retire de inmediato o darle tiempo para empacar sus pertenencias y despedirse de sus colegas. En cualquier caso, deberías acompañarlo fuera de las instalaciones de manera discreta y digna.
Informa a tu equipo y a las partes interesadas.
Después de que el empleado se haya ido, deberías informar a tu equipo y a cualquier otra parte interesada relevante (como clientes o proveedores) sobre la terminación de manera profesional. No tienes que revelar los detalles o motivos de la terminación, pero sí deberías reconocer la salida y explicar cómo afectará su trabajo o proyectos.
Comprender la indemnización por despido en Canadá
Acabas de terminar el empleo de un empleado y no estás seguro de cuánto le debes. ¿Cómo se calcula? La indemnización es una parte crítica del cumplimiento en una terminación y a menudo se pasa por alto. También podrías necesitar entender la diferencia entre indemnización y pago por terminación; por suerte, en esta publicación te lo explicamos.
El monto de indemnización que tendrás que pagar depende de varios factores, como:
Las regulaciones de tu provincia
Cualquier sindicato o convenio colectivo
Contratos laborales
Cuánto tiempo trabajó el empleado para ti
Por qué terminaste el empleo del empleado
El gobierno federal regula ciertas industrias, como la banca y el transporte aéreo; por lo tanto, si trabajas en una de estas industrias, la ley federal determinará cuánto le debes a tu empleado. También deberías revisar las normas de empleo de tu provincia para conocer pautas específicas sobre indemnización. Por ejemplo, en Ontario, si tu nómina global supera los $2.5 millones, estarás sujeto a reglas particulares de indemnización. Del mismo modo, si has terminado el empleo de 50 o más empleados en un período de seis meses, tu indemnización se verá afectada, pero hablaremos de eso en breve.
Por lo general, pagarás la indemnización de una de las siguientes maneras:
Como un pago único.
Como continuidad salarial. Esto significa que tu pago regular y beneficios continúan por un tiempo limitado después de perder tu empleo.
Como pagos diferidos. Esto significa que recibirás tu indemnización por despido durante varios años.
La forma en que pagues la indemnización puede afectar el impuesto sobre la renta y las prestaciones del Seguro de Empleo (EI) de tus empleados. Como regla general, deberías consultar a un experto en nómina para asegurarte de que tus deducciones de nómina estén configuradas correctamente.
Navegar la terminación grupal en Canadá
Si estás terminando el empleo de 50 o más empleados que trabajan en un mismo establecimiento dentro de un período de cuatro semanas (como un despido masivo), se te aplican reglas adicionales. Debes notificar por escrito al Jefe de Cumplimiento y Fiscalización al menos 16 semanas antes de que comiencen las terminaciones de empleo. También debes crear un comité conjunto de planificación con los representantes de tus empleados para ayudar a los empleados afectados a hacer la transición a nuevos empleos.
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