Capacidad para más horas facturables

A medida que incorporas más miembros al equipo o asumes tareas de contabilidad más grandes conforme tu negocio se expande, actividades necesarias como la nómina y la presentación de varios formularios fiscales pueden consumir mucho tiempo e impedirte avanzar en los objetivos en los que te gustaría enfocarte como dueño de negocio. 

Aunque es un camino emocionante llevar tu gran idea a la realidad, iniciar un negocio y verlo crecer, los nuevos emprendedores y dueños de empresa a menudo descubren que dedican más tiempo del que quisieran a los detalles logísticos menos emocionantes. 

Automatizar estas tareas logísticas puede ser invaluable para un dueño de negocio, ya que le permite liberar tiempo en su día a día para enfocarse en los objetivos que quiere alcanzar, en lugar de estar ocupado con las tareas que necesita atender. 

Hoy analizaremos las diferencias entre los aspectos urgentes e importantes de construir un negocio, y cómo delegar de forma adecuada o encontrar las herramientas correctas para apoyar el back office puede crear nueva capacidad para más horas facturables.

Importancia versus urgencia

En el libro de Stephen R. Covey, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, él escribe que las actividades no importantes, pero urgentes, suelen absorber el tiempo destinado a las importantes, pero no urgentes. Recomienda dirigir la energía a las actividades más importantes para concretar los valores y objetivos de cada persona. 

Stephen Covey creó un modelo de gestión del tiempo que separa las actividades en 4 cuadrantes:

1. Importante y urgente: Según Stephen Covey, las actividades de este cuadrante incluyen crisis, problemas apremiantes y proyectos con fechas límite.

2. Importante y no urgente: Este cuadrante abarcaría actividades como la prevención, la construcción de relaciones y la exploración de nuevas oportunidades. 

3. No importante y urgente: Los procesos logísticos, las interrupciones y algunas llamadas y reuniones (ya sabes cuáles) entrarían en este cuadrante.

4. No importante y no urgente: Asuntos triviales, pérdidas de tiempo y exceso de relajación pertenecerían a este cuadrante. 

Muchas veces, podemos encontrarnos necesitando atender asuntos urgentes, dejando de lado los importantes en el proceso. 

Como dueño de negocio o emprendedor, tu tiempo es crucial; ya sea que estés explorando nuevas oportunidades, construyendo relaciones con clientes o perfeccionando tu oficio, solo hay un número limitado de horas en el día. 

Según Stephen Covey, estas actividades importantes suelen postergarse, quedando en el cuadrante de lo importante, pero no urgente.

Mientras ya estás equilibrando todas las cosas importantes que quieres lograr para tu negocio, puede que te encuentres necesitando resolver ciertos obstáculos que no están directamente relacionados con el crecimiento y éxito general de tu empresa.

Estas tareas apremiantes, pero en general “no importantes” o no rentables, se ubican en el cuadrante 3. Estas actividades a menudo nos impiden enfocarnos en los detalles del negocio que se conectan directamente con nuestros objetivos.

Algunas de estas tareas incluyen: nómina, definir paquetes de beneficios adecuados y todo el proceso de contratación. 

Estas labores críticas, que son necesarias para operar un negocio, pueden consumir muchísimo tiempo. Como dueño de negocio, puede ser de tu mayor conveniencia delegar estas tareas o, mejor aún, automatizarlas para que puedas enfocarte en aumentar los ingresos de tu empresa. 

Veamos algunas de estas operaciones vitales de back office. 

Nómina 

Especialmente a medida que tu negocio crece, la nómina es una tarea esencial que puede completarse de manera eficiente y oportuna. 

Calcular salarios, llevar el control de las horas de tus empleados, establecer reglas de pago y realizar pagos al personal forman parte del proceso de nómina. Estas tareas consumen un tiempo valioso que podría invertirse en cumplir otros objetivos de un negocio en crecimiento.

Entre deducciones personalizadas, tiempo de vacaciones, impuestos, ingresos, reportes financieros y más, hacer los cálculos y ordenar los registros de tus empleados puede resultar increíblemente demandante, además de convertirse en una pesadilla logística.

Apresurarse con la nómina y cometer errores también puede ser notablemente costoso para tu negocio.

Los errores en el proceso de nómina afectan la eficiencia de tu empresa y pueden causar multas elevadas. 

Además, no solo hay que dedicar horas adicionales para corregir posibles errores de cálculo, sino que también podrías enfrentarte a diversas sanciones. 

Si no fuera suficiente con el impacto doble en tus ganancias por el tiempo inesperado y las multas, los retrasos en el proceso de nómina también pueden perjudicar la credibilidad de tu negocio. 

Es fundamental para cualquier empresa optimizar sus procesos de nómina y asegurar que cada período de pago sea consistente y preciso.

Dedicar demasiado tiempo a resolver temas de nómina también puede resultar sorprendentemente costoso para los dueños de negocio. Si un empresario calcula el costo del tiempo perdido, a menudo encontrará una excelente justificación para invertir en un sistema de nómina automatizado (o encontrar el adecuado). 

Beneficios

Después de evaluar cuidadosamente a los candidatos y encontrar a la(s) persona(s) adecuada(s) para unirse a tu equipo, debes comenzar a revisar proveedores de beneficios y encontrar un plan integral que sea adecuado para tu empresa y tus nuevos empleados.

Al considerar un plan integral de beneficios, existen opciones que van más allá del salario y las prestaciones obligatorias.

Esto podría incluir:

• Tiempo de vacaciones adicional 

• Planes de salud y dentales 

• Seguro de vida e incapacidad 

• Horarios de trabajo flexibles u opciones de teletrabajo 

Un paquete de beneficios atractivo es una excelente forma de retener a tus empleados y mantenerlos satisfechos. Sin embargo, buscar el paquete adecuado puede tomar bastante tiempo.

Si te interesa leer más sobre cómo crear un paquete de beneficios para tus empleados, haz clic aquí.

Recursos Humanos

La contratación, la desvinculación y la mediación son tareas que demandan mucho tiempo para una organización en crecimiento. Sumadas al onboarding, la capacitación, las evaluaciones de desempeño, el cumplimiento normativo y otros procedimientos de RR. HH., la tarea “simple” de incorporar a un nuevo miembro del equipo puede tomar más tiempo del que uno imagina. 

Además, dejar atrás un enfoque frío y corporativo de RR. HH. y ofrecer a tus empleados (o potenciales empleados) una experiencia más humana puede beneficiar el bienestar de tu organización en su conjunto. 

Con esto en mente, es muy útil para un dueño de negocio delegar este proceso o consultar con un experto en RR. HH., ya que estas tareas serán cada vez más demandantes y difíciles de gestionar a medida que el negocio crezca.

Si te gustaría aprender más sobre todos los aspectos del proceso de contratación, puedes encontrar una serie extensa de blogs sobre el tema aquí, titulada: Contrata a tu primer empleado.

Estamos aquí para ayudarte 

Con todas las tareas mencionadas anteriormente (y más), estamos aquí para apoyarte. 

Si estas labores que consumen tiempo son un punto de dolor para ti, pero te genera dudas invertir en un sistema que quizá no sea el indicado, hay una prueba gratuita disponible de nuestro sistema de nómina en línea, integral y fácil de usar, sin cargos ocultos. 

En menos de 5 minutos, podrás obtener acceso completo en línea desde cualquier lugar, registros electrónicos y procesamiento de nómina robusto.

Para una cotización gratuita en vivo de un plan de beneficios adecuado para tu negocio (y que además está integrado con nuestro sistema de nómina), haz clic aquí.

Para ponerte en contacto con nuestros expertos en experiencia humana, haz clic aquí.

Como dueño de negocio, puedes descubrir que delegar y automatizar tareas de back office para crear capacidad para más horas facturables puede ser tanto rentable de inmediato como beneficioso para el crecimiento general de tu empresa.

En última instancia, estamos aquí para respaldarte a ti y a tu negocio en crecimiento. Ya sea configurar la nómina, encontrar el paquete de beneficios perfecto o acompañarte durante el proceso de contratación, ofrecemos una gama de servicios que te permitirá delegar y automatizar estas tareas cruciales.