Los propietarios de pequeñas empresas saben que posicionar su negocio para operar de la manera más inteligente y eficiente posible es fundamental para crear un éxito sostenido a largo plazo — y, en el centro de todo, una de las claves más importantes del éxito es la eficiencia.
Dicho esto, un descuido común que perjudica la eficiencia de una empresa y de su propietario es la nómina, el catalizador que mantiene a su empresa avanzando.
Aquí tiene 7 de los errores de nómina más frecuentes que cometen los propietarios de pequeñas empresas, y cómo abordarlos.
1. Calcular la nómina manualmente
Aunque gestionar la nómina de forma manual puede ahorrar dinero a corto plazo, las consecuencias de hacerlo a mano casi siempre terminan en salarios retroactivos, impuestos, sanciones y, en algunos casos, incluso gastos legales.
Además de ser propensa a error(es) humano(s), la nómina manual consume mucho tiempo. Los departamentos de RR. HH. con frecuencia pueden dedicar hasta el 35% de su tiempo a la nómina, lo que perjudica la eficiencia de una empresa a largo plazo. Automatizar los procesos de nómina puede aliviar las ineficiencias de tiempo, permitiendo un uso mejor y más rentable del tiempo de los empleados.
2. No cumplir fechas importantes de nómina y plazos de pago
Ah, sí. Nada dice excelente cultura empresarial como los viernes sin pago.
Sus empleados trabajan duro y registran sus horas porque están comprometidos con su empresa, pero también porque esperan recibir su pago al final de un período determinado.
No cumplir con los pagos disminuye la moral y la productividad de los empleados, lo que conduce a una baja retención de personal. Además, corregir pagos omitidos es costoso y consume tiempo.
Sin importar dónde viva, deberá dedicar tiempo a corregir rápidamente los pagos faltantes, documentar los errores y garantizar registros de nómina precisos, y también podría enfrentar sanciones por parte de la CRA.
3. Pagar menos impuestos de los debidos y clasificar mal los pagos de los empleados
Pagar menos impuestos de los debidos y clasificar incorrectamente los pagos de los empleados genera una serie de problemas.
Estos problemas pueden presentarse en forma de sanciones, pagos retroactivos, impuestos atrasados y otras repercusiones desafortunadas.
Incluso puede encontrar que su empresa pasa a estar bajo una supervisión más estrecha de la CRA, restándole aún más tiempo a la capacidad de su negocio para enfocarse en el crecimiento y la rentabilidad.
4. Pagar de más a los empleados
Cada año se pagan más de 865 mil millones de dólares en salarios a canadienses. Es inevitable que, en algún lugar de esa enorme suma, se cometan errores al distribuirla. Cuando un empleador paga de más a un empleado, no solo es incómodo y complicado, también es costoso.
En caso de que un empleador pague de más a un empleado, puede optar por acordar con el empleado la devolución del monto, o aceptar el sobrepago. En este último caso, el empleador también debe tomarse el tiempo para garantizar que el sobrepago quede reflejado en el seguro de empleo del empleado.
Las regulaciones sobre sobrepagos varían según la provincia. En caso de error, es importante que los propietarios de negocios estén informados sobre las normas y regulaciones vigentes para asegurarse de mantener el cumplimiento.
5. No mantener la confidencialidad de la nómina y de los empleados
En la actual era digital se pone cada vez más énfasis en la privacidad de los datos, por lo que sobra decir que revelar la información de nómina de un empleado a cualquier persona fuera del departamento de nómina es totalmente inaceptable.
Divulgar esta información sin el consentimiento del empleado puede generar grandes dolores de cabeza, pérdida de tiempo y posibles problemas legales.
Si comunica información de pago por medios electrónicos, asegúrese de aplicar las mejores prácticas de seguridad (comunicaciones cifradas, garantizar que los datos permanezcan dentro de Canadá y no se alojen fuera del país, etc.) y de que cualquier solicitud de terceros sobre los datos de pago de un empleado —como las de propietarios o bancos— esté bien verificada y cuente con la aprobación del empleado antes de divulgarse.
6. No contar con respaldo adecuado para garantizar procesos de nómina eficientes
Si una computadora falla o la persona de confianza para la nómina se toma un día por enfermedad, las cosas pueden complicarse rápidamente.
Es importante contar con un plan de respaldo eficaz, ya sea tener más de una persona responsable de la nómina o implementar un sistema completo de nómina que se encargue de los procesos.
Esto nos lleva al siguiente error...
7. No usar software de nómina para eliminar errores y optimizar la eficiencia
Como se destacó anteriormente, automatizar y garantizar una nómina precisa puede ahorrarle más tiempo y costos empresariales que simplemente eliminar el proceso manual.
Usar un software de nómina facilita la gestión de la nómina y el cumplimiento de pagos e impuestos. Eliminar errores e ineficiencias en el proceso de nómina le permite disponer de más tiempo para enfocarse en tareas más importantes que impulsan el crecimiento de su empresa.
Además, una nómina oportuna y precisa también ayuda a reducir los costos asociados con errores, así como a mejorar potencialmente la moral y la productividad de los empleados.
El software de nómina es la mejor manera de eliminar errores y optimizar la eficiencia de su nómina.
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Los propietarios de pequeñas empresas saben que posicionar su negocio para operar de la manera más inteligente y eficiente posible es fundamental para crear un éxito sostenido a largo plazo — y, en el centro de todo, una de las claves más importantes del éxito es la eficiencia.
Dicho esto, un descuido común que perjudica la eficiencia de una empresa y de su propietario es la nómina, el catalizador que mantiene a su empresa avanzando.
Aquí tiene 7 de los errores de nómina más frecuentes que cometen los propietarios de pequeñas empresas, y cómo abordarlos.
1. Calcular la nómina manualmente
Aunque gestionar la nómina de forma manual puede ahorrar dinero a corto plazo, las consecuencias de hacerlo a mano casi siempre terminan en salarios retroactivos, impuestos, sanciones y, en algunos casos, incluso gastos legales.
Además de ser propensa a error(es) humano(s), la nómina manual consume mucho tiempo. Los departamentos de RR. HH. con frecuencia pueden dedicar hasta el 35% de su tiempo a la nómina, lo que perjudica la eficiencia de una empresa a largo plazo. Automatizar los procesos de nómina puede aliviar las ineficiencias de tiempo, permitiendo un uso mejor y más rentable del tiempo de los empleados.
2. No cumplir fechas importantes de nómina y plazos de pago
Ah, sí. Nada dice excelente cultura empresarial como los viernes sin pago.
Sus empleados trabajan duro y registran sus horas porque están comprometidos con su empresa, pero también porque esperan recibir su pago al final de un período determinado.
No cumplir con los pagos disminuye la moral y la productividad de los empleados, lo que conduce a una baja retención de personal. Además, corregir pagos omitidos es costoso y consume tiempo.
Sin importar dónde viva, deberá dedicar tiempo a corregir rápidamente los pagos faltantes, documentar los errores y garantizar registros de nómina precisos, y también podría enfrentar sanciones por parte de la CRA.
3. Pagar menos impuestos de los debidos y clasificar mal los pagos de los empleados
Pagar menos impuestos de los debidos y clasificar incorrectamente los pagos de los empleados genera una serie de problemas.
Estos problemas pueden presentarse en forma de sanciones, pagos retroactivos, impuestos atrasados y otras repercusiones desafortunadas.
Incluso puede encontrar que su empresa pasa a estar bajo una supervisión más estrecha de la CRA, restándole aún más tiempo a la capacidad de su negocio para enfocarse en el crecimiento y la rentabilidad.
4. Pagar de más a los empleados
Cada año se pagan más de 865 mil millones de dólares en salarios a canadienses. Es inevitable que, en algún lugar de esa enorme suma, se cometan errores al distribuirla. Cuando un empleador paga de más a un empleado, no solo es incómodo y complicado, también es costoso.
En caso de que un empleador pague de más a un empleado, puede optar por acordar con el empleado la devolución del monto, o aceptar el sobrepago. En este último caso, el empleador también debe tomarse el tiempo para garantizar que el sobrepago quede reflejado en el seguro de empleo del empleado.
Las regulaciones sobre sobrepagos varían según la provincia. En caso de error, es importante que los propietarios de negocios estén informados sobre las normas y regulaciones vigentes para asegurarse de mantener el cumplimiento.
5. No mantener la confidencialidad de la nómina y de los empleados
En la actual era digital se pone cada vez más énfasis en la privacidad de los datos, por lo que sobra decir que revelar la información de nómina de un empleado a cualquier persona fuera del departamento de nómina es totalmente inaceptable.
Divulgar esta información sin el consentimiento del empleado puede generar grandes dolores de cabeza, pérdida de tiempo y posibles problemas legales.
Si comunica información de pago por medios electrónicos, asegúrese de aplicar las mejores prácticas de seguridad (comunicaciones cifradas, garantizar que los datos permanezcan dentro de Canadá y no se alojen fuera del país, etc.) y de que cualquier solicitud de terceros sobre los datos de pago de un empleado —como las de propietarios o bancos— esté bien verificada y cuente con la aprobación del empleado antes de divulgarse.
6. No contar con respaldo adecuado para garantizar procesos de nómina eficientes
Si una computadora falla o la persona de confianza para la nómina se toma un día por enfermedad, las cosas pueden complicarse rápidamente.
Es importante contar con un plan de respaldo eficaz, ya sea tener más de una persona responsable de la nómina o implementar un sistema completo de nómina que se encargue de los procesos.
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7. No usar software de nómina para eliminar errores y optimizar la eficiencia
Como se destacó anteriormente, automatizar y garantizar una nómina precisa puede ahorrarle más tiempo y costos empresariales que simplemente eliminar el proceso manual.
Usar un software de nómina facilita la gestión de la nómina y el cumplimiento de pagos e impuestos. Eliminar errores e ineficiencias en el proceso de nómina le permite disponer de más tiempo para enfocarse en tareas más importantes que impulsan el crecimiento de su empresa.
Además, una nómina oportuna y precisa también ayuda a reducir los costos asociados con errores, así como a mejorar potencialmente la moral y la productividad de los empleados.
El software de nómina es la mejor manera de eliminar errores y optimizar la eficiencia de su nómina.
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