Le début d'un nouvel emploi est une étape excitante et potentiellement effrayante du cycle de vie d'un employé, surtout lorsque cela se fait à distance.
Définition de l'intégration
Connu sous le nom de « aide à l'intégration » en Amérique du Nord (et « induction » dans d'autres parties du monde), l'orientation d'un employé dans un nouveau rôle est un processus de socialisation qui peut inclure des réunions formelles et/ou informelles, des sessions de formation, des présentations vidéo et numériques, une révision de la politique, de l'observation de travail et plus encore.
Dans toute entreprise, l'intégration est un élément crucial pour stimuler et maintenir la passion, l'excitation et le succès d'un nouveau membre de l'équipe. Bien sûr, la pandémie de COVID-19 a introduit de nouveaux défis pour les petites entreprises, y compris, pour certaines organisations, la transition vers une main-d'œuvre à distance.
Alors que les employeurs s'éloignent des méthodes traditionnelles pour mener des affaires et se concentrent sur l'attraction d'une main-d'œuvre plus jeune, c'est le bon moment pour réévaluer les meilleures pratiques de l'industrie et votre processus interne d'intégration des employés virtuels.
L'intégration des employés est plus importante que jamais.
Beaucoup des ingrédients clés de l'intégration réussie restent inchangés.
Après le processus de recrutement et d'embauche, l'intégration est la première série d'interactions qu'un nouvel employé aura avec votre entreprise et votre équipe.
Pour un poste sur site, le processus d'intégration idéal introduira la nouvelle recrue à l'environnement, aux attentes et à la chaîne de commandement pour son rôle.
L'intégration est un processus à long terme qui commence avant la date de début d'un nouvel employé et continue pendant au moins trois (3) mois.
Que l'employé travaille sur site ou à distance, préparer un plan d'intégration bien structuré pour votre équipe est essentiel.
Toutes les procédures d'intégration devraient :
Définir clairement le calendrier des attentes et des livrables pour les gestionnaires, les superviseurs et votre nouveau membre de l'équipe.
Établir les exigences d'accès système (y compris pour l'accès à l'équipement (où puis-je récupérer mon ordinateur), systèmes de fichiers (pour fichiers personnels et dossiers partagés), logiciels propriétaires, courriel (en ligne et/ou sur bureau), et téléphone.
Déterminer la formation requise pour l'employé et quand elle aura lieu (cette évaluation doit être spécifique à son rôle et inclure des Politiques RH générales telles que santé et sécurité).
Préparer un package d'intégration numérique qui couvre des informations telles que les références et ressources que l'employé nécessitera (par exemple, manuels de politique, procédures, listes de contacts, etc.)
Inclure les instructions pour accéder et configurer des plateformes de communication telles que la vidéoconférence, le courriel, la messagerie instantanée, etc.
Comment intégrer à distance
La transition vers une main-d'œuvre à distance peut être intimidante pour certaines entreprises – surtout celles qui ne se considèrent pas comme « tech-savvy », alors voici quelques conseils clés pour un processus d'intégration à distance réussi :
1. Communiquer ! Communiquer ! Avons-nous mentionné, Communiquer !?
L'absence d'interaction humaine et de supervision en face à face peut présenter des défis pour les nouveaux membres d'une main-d'œuvre à distance. Plus que jamais, des suivis diligents, cohérents et documentés avec votre nouveau membre d'équipe sont cruciaux pour le succès de l'employé et de votre entreprise.
Communiquez fréquemment !
Nous suggérons de planifier des réunions hebdomadaires via vidéoconférence pour discuter de la productivité, de la performance, et des besoins tout au long du processus d'intégration.
Vous pouvez inclure deux ou trois « conversations de café » informelles de cinq minutes au cours de la semaine pour mieux connaître le nouvel employé.
Contrairement à un rôle en présentiel, les employés manquent de la commodité des interactions rapides en personne pour obtenir des réponses immédiates à leurs questions.
2. Construire des relations !
Le succès d'un nouvel employé dépend de l'acquisition de connaissances et de confiance tôt dans le rôle. Établir des relations et du lien avec vos collègues rendra les questions à distance de plus en plus confortables. Le lien protège également les employés de l'accablement à mesure qu'ils s'adaptent à de nouvelles informations.
Une fois qu'un nouveau travaillleur commence, assignez-leur un ‘buddy’ d'intégration. Un collègue fiable qui incarne la culture de l'entreprise est une "personne de référence" idéale pour aider à naviguer dans les opérations quotidiennes.
3. Soyez patient et cohérent
Établir la confiance et la connexion entre un nouvel employé et les équipes existantes et/ou la direction sera un défi pour votre nouvelle recrue. Gardez cela en tête pour éviter la déception et permettre à l'employé d'avoir un temps réaliste pour s'adapter.
Nous vous recommandons de personnaliser le processus d'intégration pour qu'il reflète la culture et les objectifs de votre entreprise. Bien que vous puissiez et devriez personnaliser l'intégration dans votre entreprise, assurez-vous d'être cohérent avec votre plan et votre calendrier pour tous les nouveaux employés. Si vous apportez des changements au processus, ils devraient être intentionnels, programmés stratégiquement et peut-être introduits à des employés existants afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
4. Promouvoir la santé et l'équilibre des employés
Un processus d'intégration à distance bien équilibré devrait promouvoir un équilibre travail-vie saine pour les employés, anciens et nouveaux. Vous devriez définir clairement les « heures de travail », ainsi que des pratiques pour les pauses déjeuner, et courtes pauses qui incluent le fait de quitter le poste de travail tout au long de la journée.
Bien que les suivis soient utiles pour gérer la productivité et la performance au travail, ils peuvent aussi être utilisés comme un outil pour surveiller la santé et le bien-être de vos membres de l'équipe lorsqu'ils gèrent une équipe à distance.
Les employés devraient être informés des ressources auxquelles ils ont accès par le biais d'avantages en santé tels qu'un PAE (Programme d'Aide aux Employés).
Développez des procédures pour les accommodations (comme pour les jours de maladie) et gardez à l'esprit qu'il y a une différence entre travailler de la maison et être en congé maladie!
5. Préparer la formation virtuelle
Envisagez de préparer une formation virtuelle à l'avance de l'intégration d'un nouvel employé. En fait, vous pouvez évaluer vos procédures de formation globales. Lorsque possible, mettez en œuvre des vidéos de formation préenregistrées et des vidéoconférences pour gagner du temps.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
L'équipe HX chez PayEvo est composée de consultants RH expérimentés prêts à vous soutenir. En nous concentrant sur l'expérience humaine, nous mettons l’« humain » dans les Ressources Humaines.
HX est notre remède pour les RH brisées. Nous comprenons les défis auxquels les propriétaires d'entreprises sont confrontés lorsqu'ils passent au télétravail. Nous pouvons aider à faciliter le changement en vous offrant des outils, des procédures, des politiques et de la formation. Pour plus d'informations, contactez hx@paymentevolution.ca pour organiser une consultation avec l'un de nos experts HX.
Danielle Delnick
Danielle est une consultante HX avec de l'expérience dans les environnements de santé, de service et de fabrication. Danielle est notre « experte des processus », passionnée par les gens (et le yoga avec des chèvres), et elle est là pour vous !
Le début d'un nouvel emploi est une étape excitante et potentiellement effrayante du cycle de vie d'un employé, surtout lorsque cela se fait à distance.
Définition de l'intégration
Connu sous le nom de « aide à l'intégration » en Amérique du Nord (et « induction » dans d'autres parties du monde), l'orientation d'un employé dans un nouveau rôle est un processus de socialisation qui peut inclure des réunions formelles et/ou informelles, des sessions de formation, des présentations vidéo et numériques, une révision de la politique, de l'observation de travail et plus encore.
Dans toute entreprise, l'intégration est un élément crucial pour stimuler et maintenir la passion, l'excitation et le succès d'un nouveau membre de l'équipe. Bien sûr, la pandémie de COVID-19 a introduit de nouveaux défis pour les petites entreprises, y compris, pour certaines organisations, la transition vers une main-d'œuvre à distance.
Alors que les employeurs s'éloignent des méthodes traditionnelles pour mener des affaires et se concentrent sur l'attraction d'une main-d'œuvre plus jeune, c'est le bon moment pour réévaluer les meilleures pratiques de l'industrie et votre processus interne d'intégration des employés virtuels.
L'intégration des employés est plus importante que jamais.
Beaucoup des ingrédients clés de l'intégration réussie restent inchangés.
Après le processus de recrutement et d'embauche, l'intégration est la première série d'interactions qu'un nouvel employé aura avec votre entreprise et votre équipe.
Pour un poste sur site, le processus d'intégration idéal introduira la nouvelle recrue à l'environnement, aux attentes et à la chaîne de commandement pour son rôle.
L'intégration est un processus à long terme qui commence avant la date de début d'un nouvel employé et continue pendant au moins trois (3) mois.
Que l'employé travaille sur site ou à distance, préparer un plan d'intégration bien structuré pour votre équipe est essentiel.
Toutes les procédures d'intégration devraient :
Définir clairement le calendrier des attentes et des livrables pour les gestionnaires, les superviseurs et votre nouveau membre de l'équipe.
Établir les exigences d'accès système (y compris pour l'accès à l'équipement (où puis-je récupérer mon ordinateur), systèmes de fichiers (pour fichiers personnels et dossiers partagés), logiciels propriétaires, courriel (en ligne et/ou sur bureau), et téléphone.
Déterminer la formation requise pour l'employé et quand elle aura lieu (cette évaluation doit être spécifique à son rôle et inclure des Politiques RH générales telles que santé et sécurité).
Préparer un package d'intégration numérique qui couvre des informations telles que les références et ressources que l'employé nécessitera (par exemple, manuels de politique, procédures, listes de contacts, etc.)
Inclure les instructions pour accéder et configurer des plateformes de communication telles que la vidéoconférence, le courriel, la messagerie instantanée, etc.
Comment intégrer à distance
La transition vers une main-d'œuvre à distance peut être intimidante pour certaines entreprises – surtout celles qui ne se considèrent pas comme « tech-savvy », alors voici quelques conseils clés pour un processus d'intégration à distance réussi :
1. Communiquer ! Communiquer ! Avons-nous mentionné, Communiquer !?
L'absence d'interaction humaine et de supervision en face à face peut présenter des défis pour les nouveaux membres d'une main-d'œuvre à distance. Plus que jamais, des suivis diligents, cohérents et documentés avec votre nouveau membre d'équipe sont cruciaux pour le succès de l'employé et de votre entreprise.
Communiquez fréquemment !
Nous suggérons de planifier des réunions hebdomadaires via vidéoconférence pour discuter de la productivité, de la performance, et des besoins tout au long du processus d'intégration.
Vous pouvez inclure deux ou trois « conversations de café » informelles de cinq minutes au cours de la semaine pour mieux connaître le nouvel employé.
Contrairement à un rôle en présentiel, les employés manquent de la commodité des interactions rapides en personne pour obtenir des réponses immédiates à leurs questions.
2. Construire des relations !
Le succès d'un nouvel employé dépend de l'acquisition de connaissances et de confiance tôt dans le rôle. Établir des relations et du lien avec vos collègues rendra les questions à distance de plus en plus confortables. Le lien protège également les employés de l'accablement à mesure qu'ils s'adaptent à de nouvelles informations.
Une fois qu'un nouveau travaillleur commence, assignez-leur un ‘buddy’ d'intégration. Un collègue fiable qui incarne la culture de l'entreprise est une "personne de référence" idéale pour aider à naviguer dans les opérations quotidiennes.
3. Soyez patient et cohérent
Établir la confiance et la connexion entre un nouvel employé et les équipes existantes et/ou la direction sera un défi pour votre nouvelle recrue. Gardez cela en tête pour éviter la déception et permettre à l'employé d'avoir un temps réaliste pour s'adapter.
Nous vous recommandons de personnaliser le processus d'intégration pour qu'il reflète la culture et les objectifs de votre entreprise. Bien que vous puissiez et devriez personnaliser l'intégration dans votre entreprise, assurez-vous d'être cohérent avec votre plan et votre calendrier pour tous les nouveaux employés. Si vous apportez des changements au processus, ils devraient être intentionnels, programmés stratégiquement et peut-être introduits à des employés existants afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
4. Promouvoir la santé et l'équilibre des employés
Un processus d'intégration à distance bien équilibré devrait promouvoir un équilibre travail-vie saine pour les employés, anciens et nouveaux. Vous devriez définir clairement les « heures de travail », ainsi que des pratiques pour les pauses déjeuner, et courtes pauses qui incluent le fait de quitter le poste de travail tout au long de la journée.
Bien que les suivis soient utiles pour gérer la productivité et la performance au travail, ils peuvent aussi être utilisés comme un outil pour surveiller la santé et le bien-être de vos membres de l'équipe lorsqu'ils gèrent une équipe à distance.
Les employés devraient être informés des ressources auxquelles ils ont accès par le biais d'avantages en santé tels qu'un PAE (Programme d'Aide aux Employés).
Développez des procédures pour les accommodations (comme pour les jours de maladie) et gardez à l'esprit qu'il y a une différence entre travailler de la maison et être en congé maladie!
5. Préparer la formation virtuelle
Envisagez de préparer une formation virtuelle à l'avance de l'intégration d'un nouvel employé. En fait, vous pouvez évaluer vos procédures de formation globales. Lorsque possible, mettez en œuvre des vidéos de formation préenregistrées et des vidéoconférences pour gagner du temps.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
L'équipe HX chez PayEvo est composée de consultants RH expérimentés prêts à vous soutenir. En nous concentrant sur l'expérience humaine, nous mettons l’« humain » dans les Ressources Humaines.
HX est notre remède pour les RH brisées. Nous comprenons les défis auxquels les propriétaires d'entreprises sont confrontés lorsqu'ils passent au télétravail. Nous pouvons aider à faciliter le changement en vous offrant des outils, des procédures, des politiques et de la formation. Pour plus d'informations, contactez hx@paymentevolution.ca pour organiser une consultation avec l'un de nos experts HX.
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