Distribution électronique des relevés T4 de rémunération payée (c.-à-d. feuillets T4)

Le budget fédéral de 2017 propose de permettre aux employeurs d’émettre des versions électroniques des feuillets T4 aux employés.  Nous expliquerons l’annonce du budget et son objectif de réduire le fardeau administratif des employeurs.  Les changements visent précisément l’émission électronique des feuillets T4 — État de la rémunération payée, et non les autres types de feuillets pour le moment.

Exigence actuelle (avant 2017)

Les employeurs doivent actuellement fournir aux employés un feuillet de renseignements T4 au plus tard le dernier jour de février suivant l’année civile au cours de laquelle un employeur a versé une rémunération à un employé.  Les options pour remettre le T4 sont les suivantes :

• Par voie électronique (courriel ou portail sécurisé pour employés), si le consentement de l’employé a été fourni;

• Deux copies papier remises en personne; ou

• Deux copies papier envoyées par courrier ordinaire à la dernière adresse connue de l’employé.

Changements (en vigueur pour l’année civile 2017)

Le budget 2017 propose de permettre aux employeurs d’émettre des T4 de façon électronique pour 2017 et les années d’imposition subséquentes aux employés, sans devoir d’abord obtenir un consentement préalable.  Le ministre du Revenu national exigera que les employeurs respectent des critères précis avant de pouvoir émettre les feuillets sans consentement préalable.

Critères pour les employeurs

Les employeurs qui souhaitent émettre des feuillets T4 par voie électronique sans consentement préalable de l’employé doivent fournir aux employés :

• Un portail électronique sécurisé permettant aux employés d’accéder à leurs feuillets individuels, comme le PayChequer de PaymentEvolution

• Un accès à un site sécurisé pour l’impression des feuillets T4, et

• Une option pour demander et recevoir des copies papier des T4

Les copies des feuillets destinées aux employés pour une année civile donnée doivent être fournies par les employeurs au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante.  Par exemple, les feuillets T4 se rapportant à 2017 doivent être accessibles en ligne au plus tard le 28 février 2018.

Version papier des feuillets T4

Des versions papier des feuillets T4 devront être fournies à un employé :

• Si un employeur ne peut pas respecter une ou plusieurs des conditions énumérées ci-dessus et n’a pas reçu de consentement préalable de l’employé pour émettre les feuillets T4 électroniquement;

• Si l’employé demande expressément une version papier; cette demande doit être faite par écrit ou sous format électronique;

• Si l’employé est en congé prolongé ou n’est plus à l’emploi au moment où le feuillet est émis; ou

• Si l’on ne peut raisonnablement s’attendre à ce que l’employé ait un accès électronique au feuillet T4.

Envoi des feuillets T4 par courriel

En vertu des nouvelles règles, les employeurs ne peuvent pas émettre de feuillets T4 par courriel sans le consentement de l’employé.  Les feuillets T4 contiennent des renseignements sensibles sur les contribuables, et selon nous, le courriel n’est pas un moyen sécuritaire de transmettre ces feuillets fiscaux. Envisagez des outils sécurisés et confidentiels pour les employés, comme PayChequer (gratuit avec chaque compte PaymentEvolution).

Plus d’information

Le portail en ligne PayChequer de PaymentEvolution permet à vos employés de recevoir leurs relevés de paie et leurs documents fiscaux par voie électronique. Ces documents peuvent être consultés en tout temps, de n’importe où, et demeurent accessibles pendant des années. Découvrez comment le portail en ligne PayChequer de PaymentEvolution vous aide à partager avec succès et en toute sécurité les documents fiscaux et les relevés de paie, à https://PaymentEvolution.com/BusinessPlans.

Nous partageons ce contenu à des fins d’information seulement.  Nous ne garantissons pas qu’il demeurera exact, puisque les politiques gouvernementales peuvent changer de temps à autre.  Si vous souhaitez obtenir plus d’information, veuillez consulter le site Web de l’Agence du revenu du Canada (https://www.canada.ca/en/revenue-agency.html) ou le site Web du budget 2017 du ministère des Finances (http://www.budget.gc.ca/2017/home-accueil-en.html).

Si vous souhaitez en savoir plus sur les exigences relatives au T4, l’ARC a une page Web précise à ce sujet :  https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/tax/businesses/topics/payroll/completing-filing-information-returns/t4-information-employers/t4-slip.html

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