Notre récent webinaire, mené par Warren Juteau-Peall et Christine McIntyre chez PayEvo, a offert un guide approfondi pour assurer que vos soumissions T4 soient exactes et conformes.
https://youtu.be/r9xfJUady-4
Enregistrement Complet sur les T4
Voici ce que nos experts ont partagé et ce que vous devez savoir pour préparer, générer et soumettre vos T4 en 2024 :
Avant de Traiter Vos T4
Comprendre Votre Sommaire CumAnnuel :
Alors que vous vous préparez à traiter vos T4, comprendre votre Sommaire Annuel et votre Journal est crucial. Ces rapports, comme l'a expliqué Christine McIntyre, doivent généralement correspondre et servir de dossier complet de vos activités de paie pour l'année.
Des écarts peuvent survenir, surtout si vous avez rejoint PayEvo en cours d'année ou fait des ajustements manuels, soulignant l'importance d'une révision approfondie.
De plus, s'assurer que toutes les adresses des employés sont enregistrées et correctes n'est pas seulement une étape mais une nécessité pour éviter des retards dans le processus T4.
Étapes Clés pour Traiter Vos T4
"Vous pouvez le faire en moins de 10 minutes, nous voulons vous montrer que notre processus est aussi simple que possible."
Warren Juteau-Peall
Générer les T4 commence par naviguer vers les actions de fin d'année chez PayEvo, où vous pouvez examiner les informations cumAnn. Cette étape est vitale pour visualiser comment les données apparaîtront sur les formulaires T4, garantissant l'exactitude avant de procéder.
Ajustements Manuels : Ajouter ou modifier une adresse d'employé, et mettre à jour les montants directement sur la grille si nécessaire, sont des étapes cruciales pour assurer l'exactitude.
Les Avantages Dentaires deviennent un point central, avec une nouvelle case introduite pour l'année pour répondre aux mandats gouvernementaux concernant les avantages dentaires pour les enfants de moins de 12 ans. Cette étape concerne ce que votre entreprise offre en termes d'avantages au 31 décembre, non ce que les employés choisissent d'utiliser. Sélectionner le bon code basé sur ce qui a été offert aux employés — couverture individuelle (Code 2), couverture familiale (Code 3), ou aucune (Code 1) — est impératif.
Traiter les Erreurs et Omissions implique une révision détaillée de chaque information d'employé sur la grille T4. C'est là que vous pouvez corriger les adresses, affectant à la fois le formulaire T4 et le profil de l'employé. C'est aussi une occasion d'ajuster manuellement les détails des circonstances individuelles, assurant que chaque formulaire reflète l'information correcte.
Finaliser la Soumission : Les déductions totales sont calculées en tenant compte de tous les changements manuels. Pour le montant reçu par l'ARC, il est essentiel de comprendre pourquoi cela n'est pas prérempli et nécessite votre entrée.
Options de Soumission : Choisir le Meilleur Chemin
Christine McIntyre a présenté trois options principales pour soumettre vos formulaires T4 à l'ARC, en précisant que les entreprises qui doivent soumettre plus que des T4 doivent soumettre électroniquement à l'avenir :
Soumission Automatique : Cette option vous permet de transmettre en toute sécurité vos formulaires T4 et sommaires directement de PaymentEvolution à l'ARC, avec confirmation d'acceptation ou de rejet généralement dans un jour ouvrable.
Soumission en Ligne : Cette méthode implique le téléchargement d'un fichier XML et son chargement dans votre compte ARC, offrant une approche pratique pour ceux qui préfèrent gérer le processus de soumission directement.
Soumission Manuelle : Applicable aux entreprises de cinq employés ou moins, cette option implique l'impression et l'envoi postal des formulaires T4 à l'ARC. Il est crucial de noter que les formulaires doivent être oblitérés avant le dernier jour de février pour éviter des pénalités et des frais de retard.
Vous pouvez suivre notre guide ci-dessous, étape par étape, pour soumettre vos T4 en moins de 10 minutes.
https://youtu.be/YGh6DsI0FW8
Mettre l'Accent sur l'Exactitude et la Conformité
Tout au long du webinaire, Christine a souligné l'importance de l'exactitude à chaque étape du processus de préparation et de soumission des T4.
De la garantie que vos sommaires cumAnn sont à jour et reflètent avec précision toutes les activités de paie, à la sélection des bons codes pour les avantages dentaires et au traitement de toute information manquante sur les employés, chaque étape est conçue pour rationaliser le processus de paie de fin d'année et assurer la conformité avec les exigences de l'ARC.
Cette approche détaillée de la préparation et de la soumission des formulaires T4, comme expliqué dans le webinaire, souligne l'engagement de PayEvo à fournir aux entreprises canadiennes les outils et les connaissances nécessaires pour naviguer efficacement dans les complexités de la gestion de paie.
Points Forts de la Session de Questions-Réponses
Le webinaire s'est conclu par une session de questions-réponses précieuse. Parmi les questions clés figuraient les écarts entre les Sommaires cumAnn et les Journaux, des éclaircissements sur les codes de bénéfices dentaires, et les procédures d'ajout de formulaires pour les anciens employés ou de modification de soumissions.
Éclaircissements sur les Bénéfices Dentaires : Il ne s'agit pas de ce que les employés reçoivent comme bénéfices, mais de ce qui leur est offert et de leur admissibilité au 31 décembre 2023. Comprendre comment sélectionner les bons codes ici est crucial.
Ajouter un formulaire pour les anciens employés : Si un employé est parti avant de rejoindre PaymentEvolution, il est encore possible et nécessaire d'émettre un formulaire T4 par le biais de la plateforme.
Puis-je faire des soumissions manuelles puisque notre cabinet comptable externe fait nos soumissions ?
En fin de compte, si vous le soumettez vous-même, vous pouvez choisir n'importe quelle option. La raison pour laquelle nous disons de sélectionner l'option que vous effectuez réellement - qu'elle soit en ligne ou manuelle - est parce que c'est ce qui sera reflété dans votre compte.
Si vous choisissez la soumission en ligne, notre système indiquera que vos documents ont été soumis le jour X avec un numéro de confirmation. Si votre cabinet comptable fait votre soumission pour vous, c'est tout à fait correct, vérifiez simplement ce qu'ils nécessitent.
-Warren
Quel est le coût de la soumission automatique ?
Le coût de la soumission automatique est de 20 $ par soumission. Il est important de noter ici que le coût est de 20 $ par soumission, et non par formulaire. Lorsque vous soumettez des T4, ils sont envoyés en un seul paquet. Que vous soumettiez cinq formulaires ou 100 formulaires, le coût est le même.
Les modifications et les resoumissions comptent comme des soumissions supplémentaires qui entraînent à nouveau des frais de 20 $. Les mêmes règles s'appliquent également aux soumissions automatiques des T4A et RL-1.
-Warren
Une fois soumis, les T4 seront-ils envoyés aux courriels des employés ?
Votre équipe recevra un courriel de PayEvo indiquant que des formulaires fiscaux sont disponibles dans leur compte Paychequer. Ils recevront la notification, mais les formulaires doivent être téléchargés via notre portail d'auto-service des employés, Paychequer.
Comment déposer des T4A ?
Le processus est très similaire à celui de la soumission des T4. Si vous devez soumettre des T4A ou RL-1 parce que vous avez des employés qui travaillent au Québec ou des contractants payés en 2023, les options seront disponibles sur votre liste de contrôle de fin d'année.
Vous pouvez consulter nos articles d'aide sur les T4A et les RL-1 pour obtenir de l'aide pour la soumission.
-Christine
Que se passe-t-il avec les cases dentaires ?
Le bénéfice dentaire a été créé pour le gouvernement fédéral. Maintenant, ils veulent savoir qui est qualifié et qui est exempté. Par exemple, si votre entreprise a une personne travaillant pour eux et qu'elle offre des avantages à ses employés, nous voulons connaître le plus grand avantage que vous fournissez. Si vous offrez des avantages familiaux à vos employés, mais que vous avez des gens qui utilisent uniquement des avantages individuels ou des employés qui n'utilisent pas du tout d'avantages, ils sont exemptés.
Le gouvernement cherche vraiment à savoir quel avantage vous avez offert à vos employés le 31 décembre. Peu importe s'ils avaient des conjoints ou des enfants, mais ce que votre entreprise a fourni à vos employés.
Si vous n'avez offert aucun avantage, choisissez le code 1 qu'ils n'étaient pas admissibles le 31 décembre. Si vous avez offert des avantages familiaux au plus haut niveau, vous utiliserez notre code trois - cela ne signifie pas que vos employés ont pris les avantages familiaux, seulement qu'ils ont été fournis.
Lisez-en plus sur le bénéfice dentaire ici et comment utiliser notre fenêtre contextuelle avec PayEvo ici.
-Christine
Pourquoi le montant dans la case 14 est-il différent du salaire total dans le cumAnn ?
Ça pourrait être vos bénéfices imposables, parmi une foule de raisons différentes. Certains gains sont assurables et non assurables, donc cela dépendrait aussi de ce qui a été calculé pour cette case.
-Christine
Pouvons-nous simplement mettre des zéros pour le NAS si nous ne l'avons pas ?
Si vous n'avez pas un NAS actuel, la recommandation de l'ARC est d'entrer des zéros. Cependant, plus tard, j'ai vu là où l'ARC revient et inflige des amendes aux entreprises pour cela. Vous devriez faire une nouvelle tentative pour obtenir le NAS réel, et si vous ne l'avez pas, gardez tous vos dossiers des instances où vous essayez d'obtenir un NAS.
Si c'est pour le NAS d'un propriétaire unique, vous pouvez laisser cela vide et ce sera généralement accepté par l'ARC.
-Christine
Points à Retenir
La préparation pour la fin d'année exige une attention aux détails et une compréhension des exigences de l'ARC. Notre webinaire visait à clarifier le processus, fournissant des conseils pas à pas sur la préparation, l'exécution et la soumission de vos T4.
Que vous traitiez des informations des employés, ajustiez les montants de paie, ou choisissiez une méthode de soumission, PaymentEvolution est là pour soutenir les entreprises canadiennes à chaque étape du chemin.
Ressources Supplémentaires
Guide de Préparation des T4 de l'ARC
L'Agence du revenu du Canada fournit un guide officiel pour la préparation des formulaires et sommaires T4, y compris les critères d'admissibilité, les délais de dépôt, et les explications des codes. Lire le Guide de l'ARC
Centre de Support PaymentEvolution
Une ressource complète offrant des guides détaillés, des FAQ, et des articles pratiques sur la gestion de la paie, les soumissions T4, et plus encore. Visitez le Centre de Support
Notre récent webinaire, mené par Warren Juteau-Peall et Christine McIntyre chez PayEvo, a offert un guide approfondi pour assurer que vos soumissions T4 soient exactes et conformes.
https://youtu.be/r9xfJUady-4
Enregistrement Complet sur les T4
Voici ce que nos experts ont partagé et ce que vous devez savoir pour préparer, générer et soumettre vos T4 en 2024 :
Avant de Traiter Vos T4
Comprendre Votre Sommaire CumAnnuel :
Alors que vous vous préparez à traiter vos T4, comprendre votre Sommaire Annuel et votre Journal est crucial. Ces rapports, comme l'a expliqué Christine McIntyre, doivent généralement correspondre et servir de dossier complet de vos activités de paie pour l'année.
Des écarts peuvent survenir, surtout si vous avez rejoint PayEvo en cours d'année ou fait des ajustements manuels, soulignant l'importance d'une révision approfondie.
De plus, s'assurer que toutes les adresses des employés sont enregistrées et correctes n'est pas seulement une étape mais une nécessité pour éviter des retards dans le processus T4.
Étapes Clés pour Traiter Vos T4
"Vous pouvez le faire en moins de 10 minutes, nous voulons vous montrer que notre processus est aussi simple que possible."
Warren Juteau-Peall
Générer les T4 commence par naviguer vers les actions de fin d'année chez PayEvo, où vous pouvez examiner les informations cumAnn. Cette étape est vitale pour visualiser comment les données apparaîtront sur les formulaires T4, garantissant l'exactitude avant de procéder.
Ajustements Manuels : Ajouter ou modifier une adresse d'employé, et mettre à jour les montants directement sur la grille si nécessaire, sont des étapes cruciales pour assurer l'exactitude.
Les Avantages Dentaires deviennent un point central, avec une nouvelle case introduite pour l'année pour répondre aux mandats gouvernementaux concernant les avantages dentaires pour les enfants de moins de 12 ans. Cette étape concerne ce que votre entreprise offre en termes d'avantages au 31 décembre, non ce que les employés choisissent d'utiliser. Sélectionner le bon code basé sur ce qui a été offert aux employés — couverture individuelle (Code 2), couverture familiale (Code 3), ou aucune (Code 1) — est impératif.
Traiter les Erreurs et Omissions implique une révision détaillée de chaque information d'employé sur la grille T4. C'est là que vous pouvez corriger les adresses, affectant à la fois le formulaire T4 et le profil de l'employé. C'est aussi une occasion d'ajuster manuellement les détails des circonstances individuelles, assurant que chaque formulaire reflète l'information correcte.
Finaliser la Soumission : Les déductions totales sont calculées en tenant compte de tous les changements manuels. Pour le montant reçu par l'ARC, il est essentiel de comprendre pourquoi cela n'est pas prérempli et nécessite votre entrée.
Options de Soumission : Choisir le Meilleur Chemin
Christine McIntyre a présenté trois options principales pour soumettre vos formulaires T4 à l'ARC, en précisant que les entreprises qui doivent soumettre plus que des T4 doivent soumettre électroniquement à l'avenir :
Soumission Automatique : Cette option vous permet de transmettre en toute sécurité vos formulaires T4 et sommaires directement de PaymentEvolution à l'ARC, avec confirmation d'acceptation ou de rejet généralement dans un jour ouvrable.
Soumission en Ligne : Cette méthode implique le téléchargement d'un fichier XML et son chargement dans votre compte ARC, offrant une approche pratique pour ceux qui préfèrent gérer le processus de soumission directement.
Soumission Manuelle : Applicable aux entreprises de cinq employés ou moins, cette option implique l'impression et l'envoi postal des formulaires T4 à l'ARC. Il est crucial de noter que les formulaires doivent être oblitérés avant le dernier jour de février pour éviter des pénalités et des frais de retard.
Vous pouvez suivre notre guide ci-dessous, étape par étape, pour soumettre vos T4 en moins de 10 minutes.
https://youtu.be/YGh6DsI0FW8
Mettre l'Accent sur l'Exactitude et la Conformité
Tout au long du webinaire, Christine a souligné l'importance de l'exactitude à chaque étape du processus de préparation et de soumission des T4.
De la garantie que vos sommaires cumAnn sont à jour et reflètent avec précision toutes les activités de paie, à la sélection des bons codes pour les avantages dentaires et au traitement de toute information manquante sur les employés, chaque étape est conçue pour rationaliser le processus de paie de fin d'année et assurer la conformité avec les exigences de l'ARC.
Cette approche détaillée de la préparation et de la soumission des formulaires T4, comme expliqué dans le webinaire, souligne l'engagement de PayEvo à fournir aux entreprises canadiennes les outils et les connaissances nécessaires pour naviguer efficacement dans les complexités de la gestion de paie.
Points Forts de la Session de Questions-Réponses
Le webinaire s'est conclu par une session de questions-réponses précieuse. Parmi les questions clés figuraient les écarts entre les Sommaires cumAnn et les Journaux, des éclaircissements sur les codes de bénéfices dentaires, et les procédures d'ajout de formulaires pour les anciens employés ou de modification de soumissions.
Éclaircissements sur les Bénéfices Dentaires : Il ne s'agit pas de ce que les employés reçoivent comme bénéfices, mais de ce qui leur est offert et de leur admissibilité au 31 décembre 2023. Comprendre comment sélectionner les bons codes ici est crucial.
Ajouter un formulaire pour les anciens employés : Si un employé est parti avant de rejoindre PaymentEvolution, il est encore possible et nécessaire d'émettre un formulaire T4 par le biais de la plateforme.
Puis-je faire des soumissions manuelles puisque notre cabinet comptable externe fait nos soumissions ?
En fin de compte, si vous le soumettez vous-même, vous pouvez choisir n'importe quelle option. La raison pour laquelle nous disons de sélectionner l'option que vous effectuez réellement - qu'elle soit en ligne ou manuelle - est parce que c'est ce qui sera reflété dans votre compte.
Si vous choisissez la soumission en ligne, notre système indiquera que vos documents ont été soumis le jour X avec un numéro de confirmation. Si votre cabinet comptable fait votre soumission pour vous, c'est tout à fait correct, vérifiez simplement ce qu'ils nécessitent.
-Warren
Quel est le coût de la soumission automatique ?
Le coût de la soumission automatique est de 20 $ par soumission. Il est important de noter ici que le coût est de 20 $ par soumission, et non par formulaire. Lorsque vous soumettez des T4, ils sont envoyés en un seul paquet. Que vous soumettiez cinq formulaires ou 100 formulaires, le coût est le même.
Les modifications et les resoumissions comptent comme des soumissions supplémentaires qui entraînent à nouveau des frais de 20 $. Les mêmes règles s'appliquent également aux soumissions automatiques des T4A et RL-1.
-Warren
Une fois soumis, les T4 seront-ils envoyés aux courriels des employés ?
Votre équipe recevra un courriel de PayEvo indiquant que des formulaires fiscaux sont disponibles dans leur compte Paychequer. Ils recevront la notification, mais les formulaires doivent être téléchargés via notre portail d'auto-service des employés, Paychequer.
Comment déposer des T4A ?
Le processus est très similaire à celui de la soumission des T4. Si vous devez soumettre des T4A ou RL-1 parce que vous avez des employés qui travaillent au Québec ou des contractants payés en 2023, les options seront disponibles sur votre liste de contrôle de fin d'année.
Vous pouvez consulter nos articles d'aide sur les T4A et les RL-1 pour obtenir de l'aide pour la soumission.
-Christine
Que se passe-t-il avec les cases dentaires ?
Le bénéfice dentaire a été créé pour le gouvernement fédéral. Maintenant, ils veulent savoir qui est qualifié et qui est exempté. Par exemple, si votre entreprise a une personne travaillant pour eux et qu'elle offre des avantages à ses employés, nous voulons connaître le plus grand avantage que vous fournissez. Si vous offrez des avantages familiaux à vos employés, mais que vous avez des gens qui utilisent uniquement des avantages individuels ou des employés qui n'utilisent pas du tout d'avantages, ils sont exemptés.
Le gouvernement cherche vraiment à savoir quel avantage vous avez offert à vos employés le 31 décembre. Peu importe s'ils avaient des conjoints ou des enfants, mais ce que votre entreprise a fourni à vos employés.
Si vous n'avez offert aucun avantage, choisissez le code 1 qu'ils n'étaient pas admissibles le 31 décembre. Si vous avez offert des avantages familiaux au plus haut niveau, vous utiliserez notre code trois - cela ne signifie pas que vos employés ont pris les avantages familiaux, seulement qu'ils ont été fournis.
Lisez-en plus sur le bénéfice dentaire ici et comment utiliser notre fenêtre contextuelle avec PayEvo ici.
-Christine
Pourquoi le montant dans la case 14 est-il différent du salaire total dans le cumAnn ?
Ça pourrait être vos bénéfices imposables, parmi une foule de raisons différentes. Certains gains sont assurables et non assurables, donc cela dépendrait aussi de ce qui a été calculé pour cette case.
-Christine
Pouvons-nous simplement mettre des zéros pour le NAS si nous ne l'avons pas ?
Si vous n'avez pas un NAS actuel, la recommandation de l'ARC est d'entrer des zéros. Cependant, plus tard, j'ai vu là où l'ARC revient et inflige des amendes aux entreprises pour cela. Vous devriez faire une nouvelle tentative pour obtenir le NAS réel, et si vous ne l'avez pas, gardez tous vos dossiers des instances où vous essayez d'obtenir un NAS.
Si c'est pour le NAS d'un propriétaire unique, vous pouvez laisser cela vide et ce sera généralement accepté par l'ARC.
-Christine
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Que vous traitiez des informations des employés, ajustiez les montants de paie, ou choisissiez une méthode de soumission, PaymentEvolution est là pour soutenir les entreprises canadiennes à chaque étape du chemin.
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