Nuestro reciente seminario web, dirigido por Warren Juteau-Peall y Christine McIntyre en PayEvo, ofreció una guía detallada para asegurar que tus presentaciones de T4 sean precisas y cumplan con la normativa.
https://youtu.be/r9xfJUady-4
Grabación completa de Tackling T4s
Esto es lo que compartieron nuestros expertos y lo que necesitas saber para preparar, generar y presentar tus T4 en 2024:
Antes de ejecutar tus T4
Comprender tu Resumen YTD:
Mientras te preparas para ejecutar tus T4, comprender tu Resumen y Diario acumulados del año (Year-to-Date, YTD) es fundamental. Estos reportes, como explicó Christine McIntyre, normalmente deben coincidir y servir como un registro integral de tus actividades de nómina del año.
Pueden presentarse discrepancias, especialmente si te uniste a PayEvo a mitad de año o realizaste ajustes manuales, lo que resalta la importancia de una revisión exhaustiva.
Además, asegurarte de que todas las direcciones de los empleados estén registradas y correctas no es solo un paso, sino una necesidad para evitar demoras en el proceso de T4.
Pasos clave para ejecutar tus T4
"Puedes hacerlo en menos de 10 minutos; queremos mostrarte que nuestro proceso es lo más simple posible.."
Warren Juteau-Peall
Generar T4 comienza navegando a las acciones de fin de año en PayEvo, donde puedes revisar la información YTD. Este paso es clave para visualizar cómo aparecerán los datos en los comprobantes T4 y asegurar la precisión antes de continuar.
Ajustes manuales: agregar o editar la dirección de un empleado y actualizar montos directamente en la cuadrícula, si es necesario, son pasos esenciales para garantizar la precisión.
Beneficios dentales se convierten en un punto central, con una nueva casilla introducida este año para abordar los mandatos gubernamentales sobre beneficios dentales para menores de 12 años. Este paso se refiere a lo que tu empresa ofrece en términos de beneficios al 31 de diciembre, no a los beneficios que los empleados eligen utilizar. Seleccionar el código correcto según lo que se ofreció a los empleados—cobertura individual (Código 2), cobertura familiar (Código 3) o ninguna (Código 1)—es imprescindible.
Abordar errores y omisiones implica una revisión detallada de la información de cada empleado en la cuadrícula del T4. Aquí puedes corregir direcciones, lo que afecta tanto el comprobante T4 como el perfil del empleado. También es una oportunidad para ajustar manualmente detalles de situaciones individuales, asegurando que cada comprobante refleje la información correcta.
Completar la presentación: las deducciones totales se calculan considerando todos los cambios manuales. Para el monto recibido por la CRA, es importante entender por qué este campo no viene prellenado y requiere tu ingreso.
Opciones de presentación: elegir la mejor vía
Christine McIntyre describió tres opciones principales para presentar tus comprobantes T4 a la CRA, con la nota de que las empresas que necesiten presentar más que T4 deberán hacerlo electrónicamente de ahora en adelante:
Presentación automática: esta opción te permite transmitir de forma segura tus comprobantes y resumen T4 directamente de PaymentEvolution a la CRA, con confirmación de aceptación o rechazo normalmente dentro de un día hábil.
Presentación en línea: este método implica descargar un archivo XML y cargarlo en tu cuenta de la CRA, ofreciendo un enfoque práctico para quienes prefieren gestionar directamente el proceso de presentación.
Presentación manual: aplicable a empresas con cinco empleados o menos, esta opción implica imprimir y enviar por correo los comprobantes T4 a la CRA. Es fundamental tener en cuenta que los comprobantes deben tener matasellos del último día de febrero para evitar sanciones y cargos por demora.
Puedes seguir nuestra guía a continuación, paso a paso, para presentar tus T4 en menos de 10 minutos.
https://youtu.be/YGh6DsI0FW8
Enfatizar la precisión y el cumplimiento
A lo largo del seminario web, Christine destacó la importancia de la precisión en cada etapa del proceso de preparación y presentación de T4.
Desde garantizar que tus resúmenes YTD estén actualizados y reflejen con exactitud todas las actividades de nómina, hasta seleccionar los códigos correctos para beneficios dentales y abordar cualquier información faltante de empleados, cada paso está diseñado para agilizar el proceso de nómina de fin de año y asegurar el cumplimiento de los requisitos de la CRA.
Este enfoque detallado para preparar y presentar comprobantes T4, como se explicó en el seminario web, subraya el compromiso de PayEvo de brindar a las empresas canadienses las herramientas y el conocimiento necesarios para gestionar eficazmente las complejidades de la administración de nómina.
Aspectos destacados de preguntas y respuestas
El seminario web concluyó con una valiosa sesión de preguntas y respuestas. Las preguntas clave incluyeron discrepancias entre resúmenes y diarios YTD, aclaraciones sobre los códigos de beneficios dentales y procedimientos para agregar comprobantes de empleados anteriores o corregir presentaciones.
Aclaraciones sobre beneficios dentales: no se trata de qué beneficios reciben los empleados, sino de qué se les ofrece y su elegibilidad al 31 de diciembre de 2023. Entender cómo seleccionar aquí los códigos correctos es esencial.
Agregar un comprobante para empleados anteriores: si un empleado se fue antes de unirse a PaymentEvolution, aun así es posible y necesario emitir un comprobante T4 a través de la plataforma.
¿Puedo hacer presentaciones manuales si nuestra firma contable externa realiza nuestras presentaciones?
En última instancia, si tú lo presentas por tu cuenta, puedes elegir cualquiera de las dos opciones. La razón por la que recomendamos seleccionar la opción que realmente estás utilizando —ya sea en línea o manual— es porque eso es lo que se reflejará en tu cuenta.
Si eliges la presentación en línea, nuestro sistema mostrará que tus documentos se presentaron en X día junto con un número de confirmación. Si tu firma contable hace la presentación por ti, está perfectamente bien; solo revisa qué requieren.
-Warren
¿Cuál es el costo de la presentación automática?
El costo de la presentación automática es de $20 por presentación. Es importante tener en cuenta que el costo es de $20 por presentación, no por comprobante. Cuando presentas T4, se envían como un solo paquete. Ya sea que presentes cinco comprobantes o 100, el costo es el mismo.
Las correcciones y reenvíos cuentan como presentaciones adicionales y nuevamente generan el cargo de $20. Las mismas reglas aplican también para las presentaciones automáticas de T4A y RL-1.
-Warren
Una vez enviados, ¿los T4 llegarán a los correos electrónicos de los empleados?
Tu equipo recibirá un correo electrónico de PayEvo indicando que los comprobantes fiscales están disponibles en su cuenta de Paychequer. Recibirán la notificación, pero los comprobantes deben descargarse a través de nuestro portal de autoservicio para empleados, Paychequer.
¿Cómo presentar T4A?
El proceso es muy similar al de presentar T4. Si necesitas presentar T4A o RL-1 porque tienes empleados que trabajan en Quebec o contratistas pagados en 2023, las opciones estarán disponibles en tu lista de verificación de fin de año.
Puedes consultar nuestros artículos de ayuda para T4A y RL-1 para obtener asistencia con la presentación.
-Christine
Casillas de beneficios dentales: ¿de qué se trata?
El beneficio dental fue creado para el Gobierno Federal. Ahora quieren saber quién calificó y quién estuvo exento. Por ejemplo, si tu empresa tiene una persona trabajando y ofrece beneficios a sus empleados, queremos saber cuál es el beneficio más alto que ofreces. Si ofreces beneficios familiares a tus empleados, pero tienes personas que solo usan beneficios individuales, o empleados que no usan beneficios en absoluto, están exentos.
El gobierno realmente busca saber qué beneficio ofreciste a tus empleados el 31 de diciembre. No importa si tenían cónyuge o hijos, sino qué proporcionó tu empresa a tus empleados.
Si no ofreciste ningún beneficio, elige el código 1 de no elegibilidad al 31 de diciembre. Si ofreciste beneficios familiares en el nivel más alto, usarías nuestro código 3; esto no significa que tus empleados hayan tomado los beneficios familiares, solo que se les ofrecieron.
Lee más sobre el beneficio dental aquí y cómo usar nuestro cuadro emergente con PayEvo aquí.
-Christine
¿Por qué el monto de la casilla 14 es diferente del total de ingresos en YTD?
Eso podría deberse a tus beneficios imponibles, entre muchas otras razones. Algunos ingresos son asegurables y no asegurables, por lo que también dependerá de eso al considerar qué se calculó para esa casilla.
-Christine
¿Podemos simplemente poner ceros para el SIN si no lo tenemos?
Si no tienes un SIN vigente, la recomendación de la CRA es ingresar ceros. Sin embargo, más adelante he visto casos en los que la CRA vuelve y multa a las empresas por eso. Debes volver a intentar obtener el SIN real y, si no lo tienes, conservar todos tus registros de los intentos realizados para obtenerlo.
Si es para el SIN de propietario único, puedes dejarlo en blanco y por lo general será aceptado por la CRA.
-Christine
Conclusiones clave
Prepararse para el fin de año exige atención al detalle y comprensión de los requisitos de la CRA. Nuestro seminario web buscó aclarar el proceso, ofreciendo orientación paso a paso para preparar, ejecutar y presentar tus T4.
Ya sea que estés gestionando información de empleados, ajustando montos de nómina o eligiendo un método de presentación, PaymentEvolution está aquí para apoyar a las empresas canadienses en cada paso del camino.
Recursos adicionales
Guía de preparación de comprobantes T4 de la CRA
La Agencia Tributaria de Canadá ofrece una guía oficial para preparar comprobantes y resúmenes T4, incluidos criterios de elegibilidad, fechas límite de presentación y explicación de códigos. Leer la guía de la CRA
Centro de soporte de PaymentEvolution
Un centro de recursos integral que ofrece guías detalladas, preguntas frecuentes y artículos prácticos sobre gestión de nómina, presentaciones T4 y más. Visitar el Centro de Soporte
Nuestro reciente seminario web, dirigido por Warren Juteau-Peall y Christine McIntyre en PayEvo, ofreció una guía detallada para asegurar que tus presentaciones de T4 sean precisas y cumplan con la normativa.
https://youtu.be/r9xfJUady-4
Grabación completa de Tackling T4s
Esto es lo que compartieron nuestros expertos y lo que necesitas saber para preparar, generar y presentar tus T4 en 2024:
Antes de ejecutar tus T4
Comprender tu Resumen YTD:
Mientras te preparas para ejecutar tus T4, comprender tu Resumen y Diario acumulados del año (Year-to-Date, YTD) es fundamental. Estos reportes, como explicó Christine McIntyre, normalmente deben coincidir y servir como un registro integral de tus actividades de nómina del año.
Pueden presentarse discrepancias, especialmente si te uniste a PayEvo a mitad de año o realizaste ajustes manuales, lo que resalta la importancia de una revisión exhaustiva.
Además, asegurarte de que todas las direcciones de los empleados estén registradas y correctas no es solo un paso, sino una necesidad para evitar demoras en el proceso de T4.
Pasos clave para ejecutar tus T4
"Puedes hacerlo en menos de 10 minutos; queremos mostrarte que nuestro proceso es lo más simple posible.."
Warren Juteau-Peall
Generar T4 comienza navegando a las acciones de fin de año en PayEvo, donde puedes revisar la información YTD. Este paso es clave para visualizar cómo aparecerán los datos en los comprobantes T4 y asegurar la precisión antes de continuar.
Ajustes manuales: agregar o editar la dirección de un empleado y actualizar montos directamente en la cuadrícula, si es necesario, son pasos esenciales para garantizar la precisión.
Beneficios dentales se convierten en un punto central, con una nueva casilla introducida este año para abordar los mandatos gubernamentales sobre beneficios dentales para menores de 12 años. Este paso se refiere a lo que tu empresa ofrece en términos de beneficios al 31 de diciembre, no a los beneficios que los empleados eligen utilizar. Seleccionar el código correcto según lo que se ofreció a los empleados—cobertura individual (Código 2), cobertura familiar (Código 3) o ninguna (Código 1)—es imprescindible.
Abordar errores y omisiones implica una revisión detallada de la información de cada empleado en la cuadrícula del T4. Aquí puedes corregir direcciones, lo que afecta tanto el comprobante T4 como el perfil del empleado. También es una oportunidad para ajustar manualmente detalles de situaciones individuales, asegurando que cada comprobante refleje la información correcta.
Completar la presentación: las deducciones totales se calculan considerando todos los cambios manuales. Para el monto recibido por la CRA, es importante entender por qué este campo no viene prellenado y requiere tu ingreso.
Opciones de presentación: elegir la mejor vía
Christine McIntyre describió tres opciones principales para presentar tus comprobantes T4 a la CRA, con la nota de que las empresas que necesiten presentar más que T4 deberán hacerlo electrónicamente de ahora en adelante:
Presentación automática: esta opción te permite transmitir de forma segura tus comprobantes y resumen T4 directamente de PaymentEvolution a la CRA, con confirmación de aceptación o rechazo normalmente dentro de un día hábil.
Presentación en línea: este método implica descargar un archivo XML y cargarlo en tu cuenta de la CRA, ofreciendo un enfoque práctico para quienes prefieren gestionar directamente el proceso de presentación.
Presentación manual: aplicable a empresas con cinco empleados o menos, esta opción implica imprimir y enviar por correo los comprobantes T4 a la CRA. Es fundamental tener en cuenta que los comprobantes deben tener matasellos del último día de febrero para evitar sanciones y cargos por demora.
Puedes seguir nuestra guía a continuación, paso a paso, para presentar tus T4 en menos de 10 minutos.
https://youtu.be/YGh6DsI0FW8
Enfatizar la precisión y el cumplimiento
A lo largo del seminario web, Christine destacó la importancia de la precisión en cada etapa del proceso de preparación y presentación de T4.
Desde garantizar que tus resúmenes YTD estén actualizados y reflejen con exactitud todas las actividades de nómina, hasta seleccionar los códigos correctos para beneficios dentales y abordar cualquier información faltante de empleados, cada paso está diseñado para agilizar el proceso de nómina de fin de año y asegurar el cumplimiento de los requisitos de la CRA.
Este enfoque detallado para preparar y presentar comprobantes T4, como se explicó en el seminario web, subraya el compromiso de PayEvo de brindar a las empresas canadienses las herramientas y el conocimiento necesarios para gestionar eficazmente las complejidades de la administración de nómina.
Aspectos destacados de preguntas y respuestas
El seminario web concluyó con una valiosa sesión de preguntas y respuestas. Las preguntas clave incluyeron discrepancias entre resúmenes y diarios YTD, aclaraciones sobre los códigos de beneficios dentales y procedimientos para agregar comprobantes de empleados anteriores o corregir presentaciones.
Aclaraciones sobre beneficios dentales: no se trata de qué beneficios reciben los empleados, sino de qué se les ofrece y su elegibilidad al 31 de diciembre de 2023. Entender cómo seleccionar aquí los códigos correctos es esencial.
Agregar un comprobante para empleados anteriores: si un empleado se fue antes de unirse a PaymentEvolution, aun así es posible y necesario emitir un comprobante T4 a través de la plataforma.
¿Puedo hacer presentaciones manuales si nuestra firma contable externa realiza nuestras presentaciones?
En última instancia, si tú lo presentas por tu cuenta, puedes elegir cualquiera de las dos opciones. La razón por la que recomendamos seleccionar la opción que realmente estás utilizando —ya sea en línea o manual— es porque eso es lo que se reflejará en tu cuenta.
Si eliges la presentación en línea, nuestro sistema mostrará que tus documentos se presentaron en X día junto con un número de confirmación. Si tu firma contable hace la presentación por ti, está perfectamente bien; solo revisa qué requieren.
-Warren
¿Cuál es el costo de la presentación automática?
El costo de la presentación automática es de $20 por presentación. Es importante tener en cuenta que el costo es de $20 por presentación, no por comprobante. Cuando presentas T4, se envían como un solo paquete. Ya sea que presentes cinco comprobantes o 100, el costo es el mismo.
Las correcciones y reenvíos cuentan como presentaciones adicionales y nuevamente generan el cargo de $20. Las mismas reglas aplican también para las presentaciones automáticas de T4A y RL-1.
-Warren
Una vez enviados, ¿los T4 llegarán a los correos electrónicos de los empleados?
Tu equipo recibirá un correo electrónico de PayEvo indicando que los comprobantes fiscales están disponibles en su cuenta de Paychequer. Recibirán la notificación, pero los comprobantes deben descargarse a través de nuestro portal de autoservicio para empleados, Paychequer.
¿Cómo presentar T4A?
El proceso es muy similar al de presentar T4. Si necesitas presentar T4A o RL-1 porque tienes empleados que trabajan en Quebec o contratistas pagados en 2023, las opciones estarán disponibles en tu lista de verificación de fin de año.
Puedes consultar nuestros artículos de ayuda para T4A y RL-1 para obtener asistencia con la presentación.
-Christine
Casillas de beneficios dentales: ¿de qué se trata?
El beneficio dental fue creado para el Gobierno Federal. Ahora quieren saber quién calificó y quién estuvo exento. Por ejemplo, si tu empresa tiene una persona trabajando y ofrece beneficios a sus empleados, queremos saber cuál es el beneficio más alto que ofreces. Si ofreces beneficios familiares a tus empleados, pero tienes personas que solo usan beneficios individuales, o empleados que no usan beneficios en absoluto, están exentos.
El gobierno realmente busca saber qué beneficio ofreciste a tus empleados el 31 de diciembre. No importa si tenían cónyuge o hijos, sino qué proporcionó tu empresa a tus empleados.
Si no ofreciste ningún beneficio, elige el código 1 de no elegibilidad al 31 de diciembre. Si ofreciste beneficios familiares en el nivel más alto, usarías nuestro código 3; esto no significa que tus empleados hayan tomado los beneficios familiares, solo que se les ofrecieron.
Lee más sobre el beneficio dental aquí y cómo usar nuestro cuadro emergente con PayEvo aquí.
-Christine
¿Por qué el monto de la casilla 14 es diferente del total de ingresos en YTD?
Eso podría deberse a tus beneficios imponibles, entre muchas otras razones. Algunos ingresos son asegurables y no asegurables, por lo que también dependerá de eso al considerar qué se calculó para esa casilla.
-Christine
¿Podemos simplemente poner ceros para el SIN si no lo tenemos?
Si no tienes un SIN vigente, la recomendación de la CRA es ingresar ceros. Sin embargo, más adelante he visto casos en los que la CRA vuelve y multa a las empresas por eso. Debes volver a intentar obtener el SIN real y, si no lo tienes, conservar todos tus registros de los intentos realizados para obtenerlo.
Si es para el SIN de propietario único, puedes dejarlo en blanco y por lo general será aceptado por la CRA.
-Christine
Conclusiones clave
Prepararse para el fin de año exige atención al detalle y comprensión de los requisitos de la CRA. Nuestro seminario web buscó aclarar el proceso, ofreciendo orientación paso a paso para preparar, ejecutar y presentar tus T4.
Ya sea que estés gestionando información de empleados, ajustando montos de nómina o eligiendo un método de presentación, PaymentEvolution está aquí para apoyar a las empresas canadienses en cada paso del camino.
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