Nouvelles modifications au droit du travail en Ontario que chaque employeur doit connaître (et ce qui pourrait venir ensuite)

Exploiter une entreprise en Ontario est déjà un exercice d’équilibre : échéances de paie, pénurie de personnel, demandes des clients. Ajoutez à cela le flot constant de changements au droit du travail en Ontario, et même le ou la propriétaire de petite entreprise le plus organisé peut se sentir dépassé.

La réalité, c’est qu’ignorer la conformité est risqué. Le ministère du Travail effectue des inspections régulières, et les pénalités en cas de non-conformité vont d’amendes coûteuses à des atteintes à la réputation. Mais voici la bonne nouvelle : rester à jour n’a pas à vous faire perdre un temps précieux. Avec les bons systèmes en place, la conformité peut se faire automatiquement en arrière-plan.

Ci-dessous, nous avons résumé les changements les plus importants au droit du travail en Ontario pour 2025–2026 : ce qui est déjà en vigueur, ce qui s’en vient, et les mesures concrètes à prendre pour garder votre entreprise conforme.

Pourquoi ces changements sont importants pour les petites entreprises

Les changements au droit du travail en Ontario ne sont pas seulement du « jargon juridique ». Ils ont un impact direct sur la façon dont vous :

• Embauchez de nouveaux employés (de ce que vous publiez dans une offre d’emploi à la façon dont vous les intégrez)

• Rémunérez correctement le personnel (en assurant la conformité avec les nouveaux taux de salaire minimum ou les règles du travail à la demande)

• Gérez vos politiques (comme les congés de maladie, le droit à la déconnexion ou l’indemnité de vacances)

• Gérez les cessations d’emploi (les travailleurs à distance comptent maintenant dans les seuils de licenciement collectif)

Pour les petites entreprises, manquer ne serait-ce qu’une de ces mises à jour peut coûter cher. Par exemple :

• Payer le personnel sous le nouveau salaire minimum, même par erreur, peut entraîner des amendes et des ordonnances de paiement rétroactif.

• Recourir à un recruteur non titulaire d’un permis peut entraîner des pénalités pour le recruteur et pour l’entreprise.

• Demander un billet médical pour les congés de maladie de la LNE (maintenant interdit) pourrait vous exposer à une plainte au Ministère.

Rester conforme ne sert pas seulement à éviter des pénalités, cela renforce aussi la confiance des employés en montrant que vous gérez un milieu de travail juste et transparent.

Les changements au droit du travail en Ontario déjà en vigueur

1. Plus de billets médicaux pour les congés de maladie de la LNE

Depuis le 28 octobre 2024, les employeurs ontariens ne peuvent plus demander un billet médical pour prouver l’admissibilité aux trois jours de congé de maladie non payés de la LNE. Vous pouvez plutôt demander une « preuve raisonnable dans les circonstances ».

Par exemple :

• Une auto-attestation signée par l’employé

• Un reçu pour un médicament en vente libre

• Une note de pharmacie confirmant qu’une ordonnance a été exécutée

Pourquoi c’est important pour les PME : Les billets médicaux causaient souvent des frictions entre le personnel et les gestionnaires. En retirant cette exigence, l’Ontario vise à réduire le fardeau pour les travailleurs et les fournisseurs de soins de santé. Pour vous, cela signifie mettre à jour les politiques de congés et vous assurer que les gestionnaires de première ligne connaissent la nouvelle règle.

2. Permis des recruteurs et des agences de placement temporaire (responsabilité du client)

L’Ontario exige maintenant que les agences de placement temporaire (APT) et les recruteurs soient titulaires d’un permis. Les employeurs qui embauchent, sciemment ou non, par l’entremise d’une agence non autorisée peuvent faire face à des pénalités.

Mesures pratiques :

• Demandez le numéro de permis du recruteur/de l’agence avant de signer un contrat

• Vérifiez le statut du permis en ligne dans le registre de l’Ontario

• Consignez cette vérification dans vos dossiers

Pourquoi c’est important pour les PME : De nombreuses petites entreprises s’appuient sur des agences de dotation en période de pointe. Ne pas vérifier un permis peut créer une responsabilité imprévue pour votre entreprise.

3. Les travailleurs à distance comptent maintenant dans les licenciements collectifs

Auparavant, les règles sur les licenciements collectifs s’appliquaient seulement aux employés travaillant au même endroit physique. Désormais, les employés qui travaillent exclusivement de la maison comptent aussi dans le seuil de 50 employés pour les licenciements collectifs.

Scénario : Si votre entreprise emploie 20 personnes au bureau et 35 travailleurs à distance, vous dépassez maintenant le seuil de 50 employés. Cela signifie que des exigences accrues en matière de préavis s’appliquent en cas de cessation d’emploi.

Pourquoi c’est important pour les PME : Le télétravail est là pour rester. Pour les entreprises ayant une main-d’œuvre distribuée, cette loi assure aux employés à distance les mêmes protections qu’aux employés sur place.

4. Mises à jour annuelles du salaire minimum

Le salaire minimum général en Ontario est passé à 17,20 $/h le 1er octobre 2024 et augmentera de nouveau à 17,60 $/h le 1er octobre 2025.

Pourquoi c’est important pour les PME : Les erreurs de paie, comme verser l’ancien salaire minimum, figurent parmi les principales raisons des vérifications du ministère du Travail. Même un écart de 0,40 $ par heure, appliqué à plusieurs employés pendant des semaines, peut devenir une responsabilité importante.

5. Loi sur les droits des travailleurs de plateformes numériques (travailleurs à la demande)

Entrant en vigueur le 1er juillet 2025, cette loi s’applique aux travailleurs qui utilisent des plateformes numériques pour le covoiturage rémunéré, la livraison de repas et des services similaires. Les droits clés comprennent :

• Salaire minimum pour chaque affectation (et non seulement les revenus moyens)

• Périodes de paie régulières

• Protection des pourboires et gratifications

• Préavis avant la désactivation

Pourquoi c’est important pour les PME : Même si vous n’exploitez pas une application de livraison ou de covoiturage, vos fournisseurs pourraient le faire. Si votre entreprise collabore avec des plateformes de travail à la demande, ces changements pourraient avoir un impact sur les coûts et les contrats.

De plus, en Ontario, à compter du 1er juillet 2025, les employeurs comptant 25 employés ou plus doivent fournir aux nouvelles recrues une déclaration écrite de renseignements sur l’emploi avant leur première journée de travail. Cette déclaration doit inclure la dénomination sociale et le nom d’exploitation de l’employeur, ses coordonnées, une description générale du lieu de travail et des heures initiales, le salaire de départ ou la commission, la période de paie et le jour de paie, ainsi que des renseignements sur les heures supplémentaires et les pauses.

Changements au droit du travail en Ontario à venir

L’embauche en Ontario est sur le point de changer de façon bien concrète. De nouvelles exigences entreront en vigueur le 1er janvier 2026, et même si cela semble loin, la réalité est que la mise à jour de vos affichages de postes, de vos processus et de vos systèmes prend du temps. Les employeurs qui commencent à se préparer dès maintenant à ces changements au droit du travail en Ontario éviteront des maux de tête de dernière minute (et possiblement des amendes) plus tard.

Voici ce que vous devez savoir :

1. Transparence des échelles salariales dans les offres d’emploi

Selon les nouvelles règles, toutes les offres d’emploi affichées publiquement doivent inclure une échelle salariale. Cela s’applique que vous affichiez sur LinkedIn, Indeed, le site Web de votre entreprise, ou même dans une annonce imprimée.

Pourquoi c’est important :

• Équité et justice : Ce changement vise à réduire les écarts salariaux, particulièrement pour les femmes, les nouveaux arrivants et les groupes en quête d’équité qui font souvent face à des disparités salariales.

• Confiance des candidats : La transparence salariale est devenue un facteur clé dans les décisions des chercheurs d’emploi. Selon LinkedIn, les offres d’emploi avec échelle salariale obtiennent jusqu’à 30 % plus d’engagement.

• Marque employeur : Les entreprises qui affichent des échelles tôt se positionneront comme des employeurs progressistes et dignes de confiance.

Exemple pour les PME :
Si vous exploitez un café à Toronto et embauchez un barista, votre offre d’emploi ne pourra plus simplement indiquer « Salaire concurrentiel ». Elle devra dire quelque chose comme : « 17,60 $ à 20,00 $ l’heure, selon l’expérience. »

Conseil : Si vous craignez de vous « enfermer », rappelez-vous que la loi exige une fourchette, pas un montant fixe. Vous pouvez toujours garder une marge de négociation selon les compétences et l’expérience.

2. Divulgation de l’IA dans l’embauche

Si vous utilisez des outils d’intelligence artificielle (IA) dans votre processus d’embauche, vous devrez le divulguer dans l’offre d’emploi.

Qu’est-ce qui est considéré comme de l’IA ?

• Un logiciel de tri de CV qui filtre automatiquement les candidats

• Des agents conversationnels qui interagissent avec les postulants

• Des outils d’entrevue vidéo qui utilisent des algorithmes pour évaluer les réponses

Pourquoi c’est important :
L’IA en embauche est controversée. Bien qu’elle fasse gagner du temps, ses détracteurs soutiennent qu’elle peut exclure involontairement des candidats qualifiés (par exemple, ceux ayant des CV non traditionnels ou des accents). En exigeant la divulgation, l’Ontario vise à offrir aux candidats plus de transparence sur la façon dont leur candidature est évaluée.

Exemple pour les PME :
Si vous utilisez un outil de tri de CV alimenté par l’IA qui élimine les candidats sans un certain titre de compétence, vous devrez l’indiquer dans votre affichage, par exemple :
« Veuillez noter : cette offre d’emploi utilise des outils de tri par IA dans le cadre du processus de recrutement. »

Conseil : Même si votre système utilise l’IA indirectement (p. ex., votre ATS est partenaire d’un fournisseur IA), vous devrez quand même le divulguer. C’est le bon moment pour auditer vos outils et confirmer leur fonctionnement.

3. Interdiction des exigences d’« expérience canadienne »

À compter de 2026, les offres d’emploi et les processus d’embauche ne pourront pas exiger une « expérience canadienne ».

Pourquoi c’est important :

• L’Ontario s’attaque aux obstacles auxquels font face les travailleurs formés à l’international, surtout dans des secteurs comme la santé, la technologie et les métiers spécialisés.

• En retirant l’« expérience canadienne » comme exigence générale, les employeurs devront évaluer les compétences et l’expérience de manière plus équitable.

Exemple pour les PME :
Si vous embauchez un comptable et que votre affichage indique actuellement « Doit avoir 3 ans d’expérience canadienne », vous devrez le retirer ou le reformuler pour mettre l’accent sur les compétences réelles du poste :
« Doit avoir 3 ans d’expérience professionnelle en comptabilité (au Canada ou à l’international). »

Conseil : Vous pouvez toujours demander une connaissance des réglementations ontariennes ou canadiennes lorsque c’est pertinent (p. ex., normes d’emploi de l’Ontario ou droit fiscal canadien), mais cela doit être une exigence de compétence, et non une exigence d’« expérience canadienne » en soi.

4. Les quarts d’essai et le temps de formation doivent être payés

Bien que déjà en vigueur, ce changement mérite d’être répété puisqu’il est étroitement lié à l’embauche. Les employeurs demandent parfois aux candidats de faire un « quart d’essai » pour démontrer leurs compétences avant d’offrir un emploi. L’Ontario a clarifié que tous les quarts d’essai doivent être rémunérés au moins au salaire minimum.

Exemple pour les PME :
Si vous embauchez un serveur et souhaitez qu’il fasse de l’observation pendant un service du soir achalandé, vous devez le payer au moins au salaire minimum applicable pour ces heures, en plus des pourboires gagnés.

Ce que les employeurs devraient faire maintenant

Même si ces changements majeurs au droit du travail en Ontario n’entreront en vigueur qu’en 2026, les employeurs proactifs s’y préparent dès 2025. Voici comment :

• Auditez vos offres d’emploi : Examinez vos 10 dernières offres. Contiennent-elles des références salariales vagues (« salaire concurrentiel ») ou une exigence d’expérience canadienne ? Commencez à les réécrire dès maintenant.

• Mettez à jour vos modèles : Si vous utilisez une bibliothèque de modèles d’affichage, ajoutez des champs pour l’échelle salariale et la divulgation de l’IA.

• Formez les gestionnaires d’embauche et les recruteurs : Assurez-vous qu’ils comprennent comment formuler les exigences sans utiliser de langage interdit.

• Auditez vos outils : Si votre système de suivi des candidatures ou votre logiciel RH utilise l’IA, confirmez comment il fonctionne et si une divulgation est requise.

• Alignez-vous sur les données de paie : Utilisez un logiciel de paie (comme PaymentEvolution) pour intégrer des données de rémunération réelles dans vos offres d’emploi, afin d’assurer des fourchettes exactes et cohérentes.

Ne négligez pas la conformité lors des départs (surtout en cas de licenciements collectifs)

Le droit du travail ne façonne pas seulement la façon dont vous embauchez, il encadre aussi la façon dont vous mettez fin à l’emploi. Les cessations d’emploi, les démissions et les fins de contrat sont toutes des situations juridiquement sensibles, et les règles de l’Ontario deviennent encore plus strictes en cas de licenciement collectif.

En vertu de la Loi sur les normes d’emploi, si 50 employés ou plus sont licenciés dans une période de quatre semaines, les employeurs doivent respecter des obligations particulières. Cela comprend l’avis préalable au ministère du Travail, le versement correct de l’indemnité de cessation d’emploi et de l’indemnité de départ, ainsi que la remise de toute la documentation requise dans les délais. Pour les petites et moyennes entreprises, la complexité et le risque dans ces moments peuvent être accablants.

C’est là que l’assistant de départ de PaymentEvolution fait une différence. L’outil aide les entreprises à :

• Automatiser les calculs de paie finale (y compris vacances, indemnité de départ et autres droits), que ce soit pour un employé ou des centaines.

• Générer une documentation conforme et suivre les ajustements d’avantages sociaux, réduisant ainsi les risques d’erreur.

• Respecter les échéances de déclaration, en veillant à ce que les ministères, les dossiers de paie et les employés reçoivent tous des renseignements exacts.

• Protéger la conformité et la réputation lors de départs sous pression.

Qu’il s’agisse d’une seule démission ou d’une mise à pied à grande échelle, la plateforme PaymentEvolution vous aide à gérer les départs en toute confiance. En simplifiant ces processus critiques, les entreprises peuvent réduire leur exposition juridique, maintenir la confiance des employés et aller de l’avant au lieu de s’inquiéter des erreurs de conformité coûteuses.

Conclusion : garder une longueur d’avance avec confiance

L’évolution des lois du travail en Ontario n’est pas qu’un détail juridique : elle façonne la façon dont les entreprises recrutent, retiennent et soutiennent leurs équipes. Avec les nouvelles règles entourant les offres d’emploi, la transparence salariale, la divulgation de l’IA et les changements potentiels à venir en matière d’avantages et de télétravail, les employeurs doivent rester proactifs pour demeurer conformes et concurrentiels.

Le défi ? La plupart des petites et moyennes entreprises n’ont pas le luxe d’une équipe dédiée à la conformité. C’est pourquoi la bonne technologie de paie et de RH, appuyée par un soutien expert, n’est plus optionnelle : elle est essentielle.

Chez PaymentEvolution, nous simplifions la navigation de ces changements. Qu’il s’agisse d’assurer l’exactitude de vos retenues sur la paie malgré l’évolution de la législation ou de soutenir une administration transparente des avantages, nous sommes là pour vous aider non seulement à vous conformer, mais aussi à prospérer dans ce nouveau contexte.

Le message à retenir est clair : le droit du travail continuera d’évoluer. Les entreprises qui prennent de l’avance sur ces mises à jour éviteront non seulement les pénalités, mais renforceront aussi la confiance des employés, attireront de meilleurs talents et protégeront leur croissance à long terme.

Si vous êtes prêt à simplifier la conformité et à vous concentrer sur la gestion de votre entreprise, communiquez avec nous