Seamos sinceros: todos sabemos que nuestro ingreso neto es mucho menor después de que la Agencia de Ingresos de Canadá toma su parte del pastel. Parte de esa pérdida tiene que ver con las remesas de deducciones de nómina en Canadá.
Como empleado, quieres un desglose de las deducciones de nómina de Revenue Canada y, como propietario de empresa, especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador, necesitas explicar esas deducciones a tus empleados y clientes.
No hay duda de que explicar las deducciones de nómina puede ser un desafío, pero además de eso, calcular las deducciones y saber cómo remitirlas al gobierno también puede ser complicado.
En esta publicación del blog, te guiaremos por todo lo que necesitas saber sobre las remesas de nómina en Canadá.
Esto es exactamente lo que cubriremos:
Remesas de nómina vs. deducciones: ¿cuál es la diferencia?
Los diferentes tipos de deducciones de nómina
Cómo y cuándo pagar (remitir) las deducciones
¿Cómo se calculan las deducciones de nómina?
Dónde obtener los formularios de deducciones de nómina
Usa la guía de recursos de la CRA
Consejos para evitar sanciones, intereses y otras consecuencias
Por qué externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser la mejor opción
Comprender las remesas de deducciones de nómina en Canadá: ¿cuál es la diferencia?
Aunque algunas personas usan los términos deducción y remesa indistintamente, una deducción es el monto que se retira del salario del empleado para el Plan de Pensiones de Canadá (CPP), el Seguro de Empleo (EI) y las deducciones del impuesto sobre la renta.
La remesa al gobierno incluye las deducciones del CPP, EI e impuesto sobre la renta del empleado, más la contribución del empleador al CPP y EI por ese empleado.
Los diferentes tipos de deducciones de nómina
Cuando se trata de deducciones de nómina, si eres empleador, debes calcular y deducir:
Contribuciones al Plan de Pensiones de Canadá (la tasa de contribución del empleado y del empleador es del 5.45% para 2021)
Impuesto sobre la renta (federal, provincial o territorial) de la remuneración de cada empleado - el valor de los beneficios y asignaciones imponibles también debe calcularse, incluidos los impuestos aplicables, y el monto debe añadirse al ingreso del empleado en cada período de pago o cuando el beneficio se recibe y disfruta
La parte de tu empresa de las contribuciones al CPP (la parte del empleador iguala las contribuciones al CPP deducidas de la remuneración del empleado)
La parte de tu empresa de las primas de EI (1.4 veces el monto de las primas del empleado, a menos que tu empresa ofrezca a los empleados un plan de discapacidad a corto plazo)
Cómo y cuándo pagar (remitir) las deducciones
Remitentes regulares
Estos son empleadores que no califican para remitir trimestralmente como nuevo empleador pequeño. Se consideran remitentes regulares si su monto promedio mensual de retención (AMWA) de hace dos años fue inferior a $25,000, y la CRA no les ha indicado remitir con una frecuencia diferente.
Si eres un remitente regular, la CRA debe recibir las deducciones a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que se pagó a los empleados.
Remitentes trimestrales
Estos nuevos empleadores pequeños tienen un monto mensual de retención de cero a $999.99, un historial de cumplimiento perfecto y una cuenta abierta por 12 meses o más.
La CRA debe recibir la remesa a más tardar el día 15 del mes inmediatamente posterior al final de cada trimestre (en palabras simples: 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre, 15 de enero).
Remitente acelerado - umbral 1
Este es un empleador con un monto promedio mensual de retención de $25,000 a $99,999.99 hace dos años calendario.
Para salarios pagados en los primeros 15 días del mes, las remesas vencen el día 25 del mismo mes.
Para salarios pagados del día 16 al final del mes, las remesas vencen el día 10 del mes siguiente.
Remitente acelerado - umbral 2
Este es un empleador con un monto promedio mensual de retención de $100,000 o más, hace dos años calendario.
Si estás en esta categoría, remite a través de una institución financiera canadiense para que la CRA las reciba dentro de los tres días hábiles siguientes al último día de los siguientes períodos de pago:
Del 1 al 7
Del 8 al 14
Del 15 al 21
Del 22 al último día del mes
Aquí tienes un excelente recurso visual de la CRA que te muestra todo lo que acabamos de cubrir en formato de tabla.
¿Cómo se calculan las deducciones de nómina?
La propia calculadora en línea de deducciones de nómina de la CRA puede utilizarse para calcular las deducciones de nómina federales, provinciales (excepto Quebec) y territoriales.
La CRA señala: “La confiabilidad de los cálculos producidos depende de la exactitud de la información que proporciones”.
Ten en cuenta que en realidad no existe una calculadora de remesas de nómina, porque la remesa es EL monto total que envías a la CRA después de calcular las deducciones de nómina de cada empleado.
Aquí tienes una lista de calculadoras específicas por provincia que puedes usar:
Sin embargo, si tu oficina central está en una provincia y tu(s) empleado(s) reportan a una oficina regional en otra provincia, pagas impuestos según dónde reportan o la oficina desde la cual se les paga.
La CRA ofrece cinco ejemplos útiles aquí para ayudarte a determinar qué tabla de deducciones de nómina provincial o territorial debes usar para tus empleados.
Dónde obtener los formularios de deducciones de nómina
Estamos hablando de dinero y gobierno, así que, por supuesto, hay un formulario de deducciones de nómina para completar; en realidad, son dos formularios TD1: el formulario federal y el provincial.
La Declaración de créditos tributarios personales TD1 determina el monto de impuesto que se deducirá del ingreso laboral de una persona, u otros ingresos, como los ingresos de pensión.
Tus empleados completan los formularios y te los entregan. Como empleador o pagador, conservas los formularios completados con sus registros: ¡NO envíes los formularios TD1 a la CRA!
Dónde obtener el formulario de remesa de nómina
Necesitarás proporcionar tu número de cuenta o BN y el monto que estás pagando.
Necesitarás solicitar un formulario de remesa de nómina o comprobante de remesa, ya que le proporciona a la CRA información específica de la cuenta y debe presentarse con cada pago.
Planifica con anticipación porque toma de 5 a 10 días hábiles recibir los formularios de remesa de nómina por correo después de hacer un pedido en línea o por teléfono.
Encontrarás al menos un ejemplo de formulario de remesa de nómina y muchos más en esta página de la CRA.
Si necesitas ayuda, la CRA ofrece instrucciones paso a paso para empleadores y sus representantes aquí.
Paga tus remesas en línea
Puedes enviar tu remesa de nómina en línea usando banca en línea a través de tu institución financiera; puedes pagar con Visa Débito, Debit Mastercard o Interac Online y débito preautorizado. También puedes pagar con tarjeta de crédito, PayPal, Interac e-Transfer y por cheque.
Usa la guía de recursos de la CRA
Incluso cuando dependes de un software de nómina o externalizas las deducciones y remesas de nómina a un especialista en nómina, debes conocer los conceptos básicos.
Obtén los datos de expertos de confianza como tenedores de libros y contadores, pero también puedes empezar con la propia Guía para empleadores sobre deducciones y remesas de nómina de la CRA.
Para que lo sepas, ¡esa guía tiene 68 páginas!
Antes mencionamos la importancia de hacer remesas puntuales.
¿Qué tan en serio se toma la CRA sus fechas de remesa?
En la guía de 68 páginas, el cuadro de fechas límite de remesa está apenas una o dos páginas después de la portada/título y ANTES de la tabla de contenido. Revisa esta tabla de fechas de 'enviar antes de esta fecha'.
Recorre las 68 páginas, revisa los muchos enlaces proporcionados para darte más detalle, y puede que reconsideres tu enfoque de hacerlo tú mismo con la nómina, especialmente cuando veas el capítulo de Sanciones, Intereses y otras Consecuencias que comienza en la página 11 de 68.
Sanciones, intereses y otras consecuencias
La CRA puede y va a imponer sanciones e intereses, e incluso esto se vuelve un poco complicado.
Si no deduces CPP, EI e impuesto sobre la renta, la CRA sancionará a tu empresa con un 10% la primera vez y 20% si lo haces dos veces en el mismo año.
Sanciones: retraso o falta de remesa:
3% - 1 a 3 días de retraso
5% - 4 a 5 días de retraso
7% - 6 a 7 días de retraso
10% - más de 7 días de retraso o no presentado
Esto es lo que debes saber sobre los intereses:
Los intereses se acumulan desde el día en que vencía el pago
Los intereses se acumulan sobre sanciones no pagadas
Los intereses se capitalizan diariamente
La CRA establece la tasa de interés cada tres meses
Consejos para evitar sanciones, intereses y otras consecuencias
Para la CRA, es tu trabajo y tu responsabilidad entender realmente las reglas y regulaciones.
La CRA espera totalmente que te mantengas al día con todo, desde actualizaciones y cambios de la CRA hasta fechas de vencimiento que caen en un feriado legal nacional o justo en medio de tus esperadas vacaciones.
Recuerda: no es dinero de tus empleados ni de tu empresa; es dinero de la CRA y tú lo mantienes en fideicomiso para ellos.
Entonces, ¿qué puedes hacer para evitar sanciones e intereses?
Invierte en una plataforma o software de nómina de buena reputación. Te dará tranquilidad, permitirá que tu equipo se enfoque en lo que los contrataste para hacer y reducirá o eliminará la probabilidad de errores y remesas tardías.
Externaliza con un especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador enfocado en nómina. Asegúrate de que no sea una actividad secundaria o un complemento y de que realmente entienda la nómina, las deducciones y las remesas.
Si de verdad debes hacerlo tú mismo:
Investiga: lee la propia Guía para empleadores sobre deducciones y remesas de nómina de la CRA. Si te aburres y dejas de prestar atención, vuelve a empezar. Si te quedas dormido, despierta, tómate un descanso y retoma donde te dormiste.
Pide ayuda a un experto: si no entiendes y necesitas claridad, llama a la CRA o habla con un especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador.
Presta atención a los detalles. Lee la letra pequeña: podría ser importante.
Sé exacto y preciso con cada centavo y cada dólar. Las suposiciones, estimaciones y conjeturas son MALAS noticias y podrían salir muy caras cuando tratas con la CRA.
¡Llega temprano o a tiempo, siempre! A la CRA realmente NO le importa por qué te retrasaste: vacaciones, mala memoria, demasiado ocupado.
Por qué externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser la mejor opción
Si has leído el blog hasta aquí y te sientes un poco abrumado, entonces externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser el camino para ti.
Aquí hay algunas razones por las que externalizar podría ser una mejor opción:
Las deducciones de nómina son complejas y sensibles al tiempo, con consecuencias financieras significativas si cometes un error en las deducciones o no cumples la fecha límite de remesa.
Los dueños de negocio y líderes senior con visión recurren a plataformas y software de nómina porque están diseñados para calcular automáticamente las deducciones, para que no tengas que hacerlo tú mismo.
Los especialistas de nómina de RR. HH., tenedores de libros y contadores suelen apoyarse en software y plataformas de nómina, pero también aportan experiencia, conocimientos y supervisión adicionales.
Ya sea que implementes una plataforma de nómina o externalices con un experto, es una inversión que libera al personal para enfocarse en todo lo que el software y los expertos no pueden hacer por tu empresa.
Si alguno de los puntos anteriores te resulta cierto, entonces asegúrate de conocer nuestro software de nómina insignia y ¡deja que se calculen por ti todas tus deducciones/remesas de nómina!
Seamos sinceros: todos sabemos que nuestro ingreso neto es mucho menor después de que la Agencia de Ingresos de Canadá toma su parte del pastel. Parte de esa pérdida tiene que ver con las remesas de deducciones de nómina en Canadá.
Como empleado, quieres un desglose de las deducciones de nómina de Revenue Canada y, como propietario de empresa, especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador, necesitas explicar esas deducciones a tus empleados y clientes.
No hay duda de que explicar las deducciones de nómina puede ser un desafío, pero además de eso, calcular las deducciones y saber cómo remitirlas al gobierno también puede ser complicado.
En esta publicación del blog, te guiaremos por todo lo que necesitas saber sobre las remesas de nómina en Canadá.
Esto es exactamente lo que cubriremos:
Remesas de nómina vs. deducciones: ¿cuál es la diferencia?
Los diferentes tipos de deducciones de nómina
Cómo y cuándo pagar (remitir) las deducciones
¿Cómo se calculan las deducciones de nómina?
Dónde obtener los formularios de deducciones de nómina
Usa la guía de recursos de la CRA
Consejos para evitar sanciones, intereses y otras consecuencias
Por qué externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser la mejor opción
Comprender las remesas de deducciones de nómina en Canadá: ¿cuál es la diferencia?
Aunque algunas personas usan los términos deducción y remesa indistintamente, una deducción es el monto que se retira del salario del empleado para el Plan de Pensiones de Canadá (CPP), el Seguro de Empleo (EI) y las deducciones del impuesto sobre la renta.
La remesa al gobierno incluye las deducciones del CPP, EI e impuesto sobre la renta del empleado, más la contribución del empleador al CPP y EI por ese empleado.
Los diferentes tipos de deducciones de nómina
Cuando se trata de deducciones de nómina, si eres empleador, debes calcular y deducir:
Contribuciones al Plan de Pensiones de Canadá (la tasa de contribución del empleado y del empleador es del 5.45% para 2021)
Impuesto sobre la renta (federal, provincial o territorial) de la remuneración de cada empleado - el valor de los beneficios y asignaciones imponibles también debe calcularse, incluidos los impuestos aplicables, y el monto debe añadirse al ingreso del empleado en cada período de pago o cuando el beneficio se recibe y disfruta
La parte de tu empresa de las contribuciones al CPP (la parte del empleador iguala las contribuciones al CPP deducidas de la remuneración del empleado)
La parte de tu empresa de las primas de EI (1.4 veces el monto de las primas del empleado, a menos que tu empresa ofrezca a los empleados un plan de discapacidad a corto plazo)
Cómo y cuándo pagar (remitir) las deducciones
Remitentes regulares
Estos son empleadores que no califican para remitir trimestralmente como nuevo empleador pequeño. Se consideran remitentes regulares si su monto promedio mensual de retención (AMWA) de hace dos años fue inferior a $25,000, y la CRA no les ha indicado remitir con una frecuencia diferente.
Si eres un remitente regular, la CRA debe recibir las deducciones a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que se pagó a los empleados.
Remitentes trimestrales
Estos nuevos empleadores pequeños tienen un monto mensual de retención de cero a $999.99, un historial de cumplimiento perfecto y una cuenta abierta por 12 meses o más.
La CRA debe recibir la remesa a más tardar el día 15 del mes inmediatamente posterior al final de cada trimestre (en palabras simples: 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre, 15 de enero).
Remitente acelerado - umbral 1
Este es un empleador con un monto promedio mensual de retención de $25,000 a $99,999.99 hace dos años calendario.
Para salarios pagados en los primeros 15 días del mes, las remesas vencen el día 25 del mismo mes.
Para salarios pagados del día 16 al final del mes, las remesas vencen el día 10 del mes siguiente.
Remitente acelerado - umbral 2
Este es un empleador con un monto promedio mensual de retención de $100,000 o más, hace dos años calendario.
Si estás en esta categoría, remite a través de una institución financiera canadiense para que la CRA las reciba dentro de los tres días hábiles siguientes al último día de los siguientes períodos de pago:
Del 1 al 7
Del 8 al 14
Del 15 al 21
Del 22 al último día del mes
Aquí tienes un excelente recurso visual de la CRA que te muestra todo lo que acabamos de cubrir en formato de tabla.
¿Cómo se calculan las deducciones de nómina?
La propia calculadora en línea de deducciones de nómina de la CRA puede utilizarse para calcular las deducciones de nómina federales, provinciales (excepto Quebec) y territoriales.
La CRA señala: “La confiabilidad de los cálculos producidos depende de la exactitud de la información que proporciones”.
Ten en cuenta que en realidad no existe una calculadora de remesas de nómina, porque la remesa es EL monto total que envías a la CRA después de calcular las deducciones de nómina de cada empleado.
Aquí tienes una lista de calculadoras específicas por provincia que puedes usar:
Sin embargo, si tu oficina central está en una provincia y tu(s) empleado(s) reportan a una oficina regional en otra provincia, pagas impuestos según dónde reportan o la oficina desde la cual se les paga.
La CRA ofrece cinco ejemplos útiles aquí para ayudarte a determinar qué tabla de deducciones de nómina provincial o territorial debes usar para tus empleados.
Dónde obtener los formularios de deducciones de nómina
Estamos hablando de dinero y gobierno, así que, por supuesto, hay un formulario de deducciones de nómina para completar; en realidad, son dos formularios TD1: el formulario federal y el provincial.
La Declaración de créditos tributarios personales TD1 determina el monto de impuesto que se deducirá del ingreso laboral de una persona, u otros ingresos, como los ingresos de pensión.
Tus empleados completan los formularios y te los entregan. Como empleador o pagador, conservas los formularios completados con sus registros: ¡NO envíes los formularios TD1 a la CRA!
Dónde obtener el formulario de remesa de nómina
Necesitarás proporcionar tu número de cuenta o BN y el monto que estás pagando.
Necesitarás solicitar un formulario de remesa de nómina o comprobante de remesa, ya que le proporciona a la CRA información específica de la cuenta y debe presentarse con cada pago.
Planifica con anticipación porque toma de 5 a 10 días hábiles recibir los formularios de remesa de nómina por correo después de hacer un pedido en línea o por teléfono.
Encontrarás al menos un ejemplo de formulario de remesa de nómina y muchos más en esta página de la CRA.
Si necesitas ayuda, la CRA ofrece instrucciones paso a paso para empleadores y sus representantes aquí.
Paga tus remesas en línea
Puedes enviar tu remesa de nómina en línea usando banca en línea a través de tu institución financiera; puedes pagar con Visa Débito, Debit Mastercard o Interac Online y débito preautorizado. También puedes pagar con tarjeta de crédito, PayPal, Interac e-Transfer y por cheque.
Usa la guía de recursos de la CRA
Incluso cuando dependes de un software de nómina o externalizas las deducciones y remesas de nómina a un especialista en nómina, debes conocer los conceptos básicos.
Obtén los datos de expertos de confianza como tenedores de libros y contadores, pero también puedes empezar con la propia Guía para empleadores sobre deducciones y remesas de nómina de la CRA.
Para que lo sepas, ¡esa guía tiene 68 páginas!
Antes mencionamos la importancia de hacer remesas puntuales.
¿Qué tan en serio se toma la CRA sus fechas de remesa?
En la guía de 68 páginas, el cuadro de fechas límite de remesa está apenas una o dos páginas después de la portada/título y ANTES de la tabla de contenido. Revisa esta tabla de fechas de 'enviar antes de esta fecha'.
Recorre las 68 páginas, revisa los muchos enlaces proporcionados para darte más detalle, y puede que reconsideres tu enfoque de hacerlo tú mismo con la nómina, especialmente cuando veas el capítulo de Sanciones, Intereses y otras Consecuencias que comienza en la página 11 de 68.
Sanciones, intereses y otras consecuencias
La CRA puede y va a imponer sanciones e intereses, e incluso esto se vuelve un poco complicado.
Si no deduces CPP, EI e impuesto sobre la renta, la CRA sancionará a tu empresa con un 10% la primera vez y 20% si lo haces dos veces en el mismo año.
Sanciones: retraso o falta de remesa:
3% - 1 a 3 días de retraso
5% - 4 a 5 días de retraso
7% - 6 a 7 días de retraso
10% - más de 7 días de retraso o no presentado
Esto es lo que debes saber sobre los intereses:
Los intereses se acumulan desde el día en que vencía el pago
Los intereses se acumulan sobre sanciones no pagadas
Los intereses se capitalizan diariamente
La CRA establece la tasa de interés cada tres meses
Consejos para evitar sanciones, intereses y otras consecuencias
Para la CRA, es tu trabajo y tu responsabilidad entender realmente las reglas y regulaciones.
La CRA espera totalmente que te mantengas al día con todo, desde actualizaciones y cambios de la CRA hasta fechas de vencimiento que caen en un feriado legal nacional o justo en medio de tus esperadas vacaciones.
Recuerda: no es dinero de tus empleados ni de tu empresa; es dinero de la CRA y tú lo mantienes en fideicomiso para ellos.
Entonces, ¿qué puedes hacer para evitar sanciones e intereses?
Invierte en una plataforma o software de nómina de buena reputación. Te dará tranquilidad, permitirá que tu equipo se enfoque en lo que los contrataste para hacer y reducirá o eliminará la probabilidad de errores y remesas tardías.
Externaliza con un especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador enfocado en nómina. Asegúrate de que no sea una actividad secundaria o un complemento y de que realmente entienda la nómina, las deducciones y las remesas.
Si de verdad debes hacerlo tú mismo:
Investiga: lee la propia Guía para empleadores sobre deducciones y remesas de nómina de la CRA. Si te aburres y dejas de prestar atención, vuelve a empezar. Si te quedas dormido, despierta, tómate un descanso y retoma donde te dormiste.
Pide ayuda a un experto: si no entiendes y necesitas claridad, llama a la CRA o habla con un especialista de nómina de RR. HH., tenedor de libros o contador.
Presta atención a los detalles. Lee la letra pequeña: podría ser importante.
Sé exacto y preciso con cada centavo y cada dólar. Las suposiciones, estimaciones y conjeturas son MALAS noticias y podrían salir muy caras cuando tratas con la CRA.
¡Llega temprano o a tiempo, siempre! A la CRA realmente NO le importa por qué te retrasaste: vacaciones, mala memoria, demasiado ocupado.
Por qué externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser la mejor opción
Si has leído el blog hasta aquí y te sientes un poco abrumado, entonces externalizar tus remesas y deducciones de nómina podría ser el camino para ti.
Aquí hay algunas razones por las que externalizar podría ser una mejor opción:
Las deducciones de nómina son complejas y sensibles al tiempo, con consecuencias financieras significativas si cometes un error en las deducciones o no cumples la fecha límite de remesa.
Los dueños de negocio y líderes senior con visión recurren a plataformas y software de nómina porque están diseñados para calcular automáticamente las deducciones, para que no tengas que hacerlo tú mismo.
Los especialistas de nómina de RR. HH., tenedores de libros y contadores suelen apoyarse en software y plataformas de nómina, pero también aportan experiencia, conocimientos y supervisión adicionales.
Ya sea que implementes una plataforma de nómina o externalices con un experto, es una inversión que libera al personal para enfocarse en todo lo que el software y los expertos no pueden hacer por tu empresa.
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