Désactiver un employé : 11 étapes pour assurer la conformité

C'est une réalité malheureuse de gérer une entreprise : à un moment donné, vous devrez probablement mettre fin à l'emploi d'un employé. Vous pourriez avoir à laisser partir quelqu'un pour de nombreuses raisons—certaines bien plus agréables que d'autres—mais la réalité reste la même : ce ne sera probablement pas une conversation agréable.  

Au-delà de l'embarras, il y a un autre obstacle à franchir : la législation canadienne sur les normes d'emploi. C'est un gros problème – les petites entreprises à l'échelle nationale ont du mal à se conformer aux lois du travail.  

Par exemple, l'Ontario a vu 11 718 enquêtes sur des violations de la LNE durant l'année fiscale 2022-23.  

Plus qu'une conversation inconfortable est en jeu ici – cela peut vous coûter beaucoup de temps et d'argent. Mais ce n'est pas toujours la faute de l'entreprise – la législation est complexe, et tout le monde n'a pas l'avocat ou le professionnel des RH à portée de main. 

Alors plongeons-y : comment mettre fin à l'emploi d'un employé au Canada et vous assurer d'être conforme ?

• Mettre fin à l'emploi d'un employé et la législation sur les normes d'emploi au Canada 

• Rupture individuelle de l'emploi

• Comprendre l'indemnité de départ au Canada 

• Gérer la cessation d'emploi collective au Canada 

Mettre fin à l'emploi d'un employé et la législation sur les normes d'emploi au Canada 

Mettre fin à l'emploi d'un employé n'est jamais facile, mais c'est nécessaire. Et vous devez être prudent et respectueux lorsque vous le faites—sinon, vous pourriez avoir des ennuis juridiques ou nuire à votre réputation. C'est pourquoi vous devez suivre la législation sur les normes d'emploi de votre province ou territoire, qui décrit les procédures et les droits des employeurs et des employés en matière de cessation d'emploi. 

Rupture individuelle de l'emploi

Commençons par la rupture individuelle de l'emploi - le type de rupture le plus courant. C'est lorsque vous décidez de mettre fin à la relation d'emploi avec un employé pour une raison autre que pour un motif valable. Un motif valable signifie que vous avez une raison valable et sérieuse de licencier un employé sans préavis ni indemnité de départ, comme le vol, la fraude, la violence ou une faute grave. Cependant, le motif valable est difficile à prouver, et vous devriez toujours consulter un avocat avant de prendre cette décision. 

Alors, comment rester conforme lorsque vous mettez fin à l'emploi d'un employé au Canada ? Notez que cette liste n'est pas infaillible – il est toujours préférable de contacter un avocat ou un professionnel des RH lorsque vous mettez fin à l'emploi d'un employé. 

Révisez votre contrat de travail et vos politiques.

Assurez-vous de connaître les termes et conditions de l'accord d'emploi, tels que la période de probation, le préavis, l'indemnité de départ et les clauses de confidentialité. Vérifiez également vos politiques de gestion de la performance, de discipline et de cessation d'emploi pour vous assurer que vous les avez suivies correctement et de manière cohérente. 

Documentez tout.

Gardez un enregistrement de toutes les interactions et communications que vous avez eues avec l'employé concernant sa performance, sa conduite, ses retours et ses avertissements. Cela vous aidera à justifier votre décision et à éviter toute réclamation de discrimination ou de traitement injuste. 

Préparez une lettre de licenciement.

Rédigez une lettre claire et concise qui indique la raison du licenciement, la date effective du licenciement, le préavis ou l'indemnité de préavis (si applicable), l'indemnité de départ (si applicable), et toute autre information pertinente au licenciement (comme le retour des biens de l'entreprise, le dernier chèque de paie, une lettre de recommandation).

Planifiez une rencontre avec l'employé.

Choisissez un moment et un lieu privés et respectueux. Évitez les vendredis, avant les vacances, ou les week-ends. Si possible, ayez un témoin présent, comme un autre gestionnaire ou un représentant des ressources humaines. 

Communiquez la décision calmement et respectueusement.

Expliquez brièvement et factuellement la raison de la cessation d'emploi d'un employé. Ne vous engagez pas dans des disputes ou des débats avec l'employé. Donnez-lui plutôt la lettre de licenciement et passez en revue les points principaux avec lui. Répondez à toutes les questions qu'il pourrait avoir ou référez-le à quelqu'un qui peut l'aider. 

Offrez du soutien et de l'aide.

En fonction de vos politiques et de votre budget, vous pouvez offrir du soutien et de l'aide à l'employé durant sa période de transition, tels que des services de reclassement, un coaching de carrière ou la rédaction de CV. Vous devriez également permettre l'accès à votre Programme d'aide aux employés (PAE) et à tous les autres services que vous avez convenu de fournir aux employés durant leur mandat. 

Effectuez leur dernier traitement de paie avec tous les paiements de licenciement.

Une fois que la cessation d'emploi est officielle, vous devez effectuer le dernier traitement de paie de cet employé avec tous les paiements de licenciement. Il est essentiel de déterminer le paiement de licenciement correct - consultez la législation sur les normes d'emploi de votre province ou consultez un professionnel des RH. Alternativement, si vous mettez fin à l'emploi d'un employé avec PaymentEvolution, vous pouvez utiliser le premier Assistant de Cessation d'Emploi du Canada.

Conduisez un entretien de départ (facultatif).

Si possible et approprié, vous pouvez effectuer un entretien de départ avec l'employé pour recueillir des commentaires sur son expérience de travail pour votre entreprise. 

Récupérez les biens de l'entreprise et désactivez les accès.

Demandez à l'employé de retourner tout bien de l'entreprise qu'il possède, comme des clés, des badges, des ordinateurs portables ou des téléphones. Vous devriez également désactiver leur accès aux systèmes, réseaux et courriels de l'entreprise. 

Escortez l'employé hors des locaux.

Selon la situation et vos politiques, vous pouvez demander à l'employé de partir immédiatement ou de lui donner le temps de rassembler ses affaires et de dire au revoir à ses collègues. Dans tous les cas, vous devez l'escorter hors des locaux de manière discrète et avec dignité. 

Informez votre équipe et les parties prenantes.

Après le départ de l'employé, vous devriez informer votre équipe et toutes les autres parties prenantes pertinentes (comme des clients ou fournisseurs) du licenciement de manière professionnelle. Vous n'avez pas à divulguer les détails ou les raisons du licenciement, mais vous devriez reconnaître le départ et expliquer comment cela affectera leur travail ou leurs projets. 

Comprendre l'indemnité de départ au Canada 

Donc, vous venez de licencier un employé, et vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez. Comment calculez-vous ça ? L'indemnité de départ est une partie souvent négligée mais critique d'une cessation d'emploi conforme. Vous pourriez aussi avoir besoin de comprendre la différence entre l'indemnité de départ et l'indemnité de licenciement – heureusement, nous vous couvrons dans ce post.

Le montant de l'indemnité de départ que vous aurez à payer dépend de plusieurs facteurs, tels que :

• Les réglementations de votre province  

• Les syndicats ou les conventions collectives 

• Les contrats de travail 

• Combien de temps l'employé a travaillé pour vous 

• Pourquoi vous avez licencié l'employé 

Le gouvernement fédéral réglemente certaines industries - telles que les banques et le transport aérien – donc si vous travaillez dans l'une de ces industries, la loi fédérale déterminera combien vous devez à votre employé. Vous devriez également vérifier les normes d'emploi de votre province pour des lignes directrices spécifiques sur l'indemnité de départ. Par exemple, en Ontario, si votre masse salariale mondiale dépasse 2,5 millions de dollars, vous serez soumis à des règles spécifiques sur l'indemnité de départ. De même, si vous avez licencié 50 employés ou plus en l'espace de six mois, votre indemnité de départ sera impactée – mais nous en reparlerons plus tard.  

Typiquement, vous verserez l'indemnité de départ de l'une des manières suivantes :

• En un paiement forfaitaire.

• En tant que continuité de salaire. Cela signifie que votre rémunération et vos avantages sociaux réguliers se poursuivent pendant une période limitée après avoir perdu votre emploi. 

• Sous forme de paiements différés. Cela signifie que vous recevrez votre indemnité de départ sur plusieurs années.

La façon dont vous versez votre indemnité de départ peut affecter les impôts sur le revenu et les prestations d'assurance-emploi (AE) de vos employés. En règle générale, vous devriez consulter un expert en paie pour vous assurer que vos déductions sur la paie sont correctement configurées. 

Gérer la cessation d'emploi collective au Canada 

Si vous licenciez 50 employés ou plus travaillant dans un même établissement dans une période de quatre semaines (comme une grande mise à pied), des règles supplémentaires s'appliquent à vous. Vous devez informer le chef de la Conformité et de l'Application par écrit au moins 16 semaines avant le début de vos licenciements. Vous devez également créer un comité de planification conjoint avec les représentants de vos employés pour aider les employés concernés à se réorienter vers de nouveaux emplois. 

Oui, nous comprenons – ça faisait beaucoup. La conformité est compliquée. C'est pourquoi nous avons réinventé les RH pour répondre à vos besoins. Obtenez l'aide dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.