Conformité et Réglementations

Vue d'ensemble de la Conformité et Réglementation de PaymentEvolution

La PaymentEvolution Corporation (« PaymentEvolution », « PayEvo », « nous », « notre ») s'engage aux normes les plus élevées de conformité réglementaire, d'excellence opérationnelle et de protection de nos clients dans tous les aspects de la paie, des RH, des avantages sociaux et des services financiers. Cette page fournit une vue d'ensemble claire et détaillée de la façon dont nous répondons et surpassons les exigences légales et industrielles, tout en soutenant les droits et la sécurité de nos utilisateurs.

Notre Approche Réglementaire

Nous fonctionnons sous un cadre réglementaire solide qui couvre les obligations fédérales, provinciales/territoriales et, le cas échéant, internationales. Le programme de conformité de PaymentEvolution est continuellement mis à jour, revu et conçu pour autonomiser les clients par la transparence et les meilleures pratiques.

Documentation Juridique Connexe

Cette page sur la Conformité et les Réglementations fonctionne en conjonction avec notre suite complète de documents juridiques pour offrir une transparence complète quant à nos opérations et vos droits. Nous vous encourageons à consulter nos pages juridiques connexes :

• Conditions d'utilisation – Décrit les termes et conditions régissant l'utilisation de la plateforme et des services de PaymentEvolution, y compris les termes spécifiques aux services pour la Paie, PayChequer, les Paiements d'entreprise, les Avantages sociaux, les Services HX et l'accès à l'API. Ce document établit le cadre juridique de notre relation d'affaires et définit les responsabilités des utilisateurs et les limitations des services.

• Politique de Confidentialité – Détaille comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations personnelles conformément à la LPRPDE, à la Loi 25 du Québec et à d'autres lois sur la protection de la vie privée. Cette politique explique notre engagement envers les dix principes équitables de l'information et vos droits concernant vos données personnelles.

• Contrat de Traitement des Données – Fournit des détails spécifiques sur notre rôle de prestataire de services en vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, y compris la manière dont nous traitons les informations personnelles pour le compte de nos clients, les transferts de données transfrontaliers et nos obligations en matière de sécurité, rétention et destruction des données.

• Politique de Marque Déposée – Couvre l'utilisation adéquate de la propriété intellectuelle de PaymentEvolution, y compris nos marques déposées « PaymentEvolution », « PayChequer » et « Why pay to pay? » ainsi que les directives et permissions de licence pour l'utilisation de la marque.

Ces documents assurent collectivement la transparence et établissent des attentes claires pour tous les aspects de notre prestation de services et de nos relations d'affaires.

Conformité Fédérale

Agence du revenu du Canada (ARC)

PaymentEvolution garantit :

• Calcul automatisé et précis ainsi que remise des déductions de paie fédérales, y compris l'impôt sur le revenu, le Régime de pensions du Canada (RPC) et l'assurance-emploi (AE).

• Préparation et dépôt des relevés T4 et autres déclarations d'information dans les délais.

• Retenue appropriée et remise pour les non-résidents.

• Conservation sécurisée des enregistrements de paie avec support d'audit.

Anti-Blanchiment d'Argent (AML) et CANAFE

En tant qu'entreprise de services monétaires enregistrée, nous nous conformons strictement à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT) et aux exigences de CANAFE :

• Identification des clients basée sur le risque (KYC), surveillance des transactions et rapport des transactions suspectes.

• Programme de conformité écrit complet, formation continue du personnel et évaluations indépendantes.

• Conformité aux exigences et directives évolutives, y compris les pénalités accrues et les mandats d'enregistrement.

Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Électroniques (LPRPDE)

Nous respectons tous les principes d'information équitables introduits par la LPRPDE avec :

• Collecte et traitement des données personnelles basés sur le consentement.

• Politiques de confidentialité claires et accessibles.

• Mesures de protection techniques, administratives et physiques fortes.

• Droits d'accès et de correction pour les individus.

Législation Fédérale Liée à l'Emploi

Notre plateforme soutient la conformité avec :

• Code canadien du travail et normes d'emploi pour les employés sous réglementation fédérale.

• Loi sur l'équité en matière d'emploi et Loi sur l'équité salariale à l'aide d'outils spécialisés et d'un support client.

Conformité Provinciale et Territoriale

PaymentEvolution assure la conformité législative à travers les provinces et territoires canadiens en :

• Automatisant les calculs à jour des salaires minimum, des heures supplémentaires, des vacances, des jours fériés et des indemnisations de fin d'emploi.

• Soutenant les exigences légales et fiscales uniques du Québec, y compris le Régime de rentes du Québec (RRQ) et l'impôt sur le revenu provincial.

• Gestion de la taxe de santé des employeurs, des primes de la commission des accidents du travail et des taxes de paie provinciales.

• Maintien de la gestion des dossiers des employés conformément aux exigences provinciales.

Déclaration de Conformité à la Loi 25 (Québec)

La Loi 25 du Québec (anciennement Projet de loi 64) modernise le régime de protection de la vie privée de la province et impose certaines des obligations de confidentialité les plus strictes au Canada. Elle s'applique à toute organisation « exerçant une entreprise » au Québec qui traite les informations personnelles des individus situés au Québec.

PaymentEvolution s'engage à respecter la Loi 25 et, le cas échéant, à appliquer ses normes sur l'ensemble de notre plateforme. En particulier, nous :

• Nommons une Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels
  Notre Responsable de la confidentialité agit en tant que personne responsable des informations personnelles en vertu de la loi québécoise sur la protection de la vie privée dans le secteur privé, rapportant à la haute direction et supervisant les politiques, évaluations des risques et réponses aux incidents.

• Réaliser des Évaluations de l'Impact sur la Vie Privée (EIVP)
  Nous effectuons des EIVP pour les projets, les technologies et les changements majeurs de systèmes qui impliquent des données sensibles, le profilage, des fonctionnalités alimentées par l'IA, ou la divulgation transfrontalière d'informations personnelles concernant les résidents du Québec.

• Intégrer la Vie Privée dès la Conception et par Défaut
  Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que seules les informations personnelles nécessaires aux fins spécifiées soient collectées, utilisées, conservées et divulguées, avec des paramètres par défaut respectueux de la vie privée pour les utilisateurs finaux.

• Maintenir un Registre des Incidents et des Procédures de Notification des Violations
  Conformément aux exigences de la Loi 25, nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité (y compris les violations de données et l'accès/utilisation non autorisés) et, lorsque le risque de préjudice grave existe, nous notifions la Commission d’accès à l’information (CAI) et les individus concernés comme requis.

• Soutenir les Droits Améliorés des Individus
  Pour les individus au Québec, nous soutenons les droits clés en matière de protection de la vie privée, y compris :

  • l'accès et la rectification des informations personnelles ;

  • le droit de demander l'effacement lorsque la loi le permet ;

  • la désindexation ou l'arrêt de la diffusion dans certaines circonstances ;

  • le droit de retirer le consentement (sous réserve de limites légales/contractuelles) ;

  • la transparence autour de toute prise de décision automatisée utilisant leurs informations personnelles et ayant un impact significatif.

• Évaluer les Transferts Transfrontaliers
  Avant de divulguer des informations personnelles de résidents du Québec à l'extérieur du Québec, nous évaluons si les informations recevront une protection adéquate, en tenant compte de la sensibilité des données, des finalités de leur utilisation et du cadre juridique étranger, et nous mettons en œuvre des mesures de protection contractuelles et techniques appropriées.

• Obligations de Transparence et de Langue Française
  Nous fournissons les principales politiques et communications clients en français et nous sommes attentifs aux exigences de langue et de transparence du Québec lors des interactions avec les clients et individus basés au Québec.

En alignant nos pratiques sur la Loi 25, nous visons à offrir aux résidents du Québec (et à tous nos utilisateurs) des protections de la vie privée qui répondent ou dépassent les normes les plus élevées actuellement en vigueur au Canada.

Confidentialité et Sécurité des Données

Nous protégeons les données des clients et des employés avec :

• Chiffrement de bout en bout pour les données au repos et en transit.

• Authentification multi-facteurs et politiques strictes de contrôle des accès.

• Surveillance active de la sécurité, journalisation et détection des intrusions.

• Tests de sécurité réguliers par des tiers et examens de sécurité indépendants.

• Protocoles clairs de notification des violations aux clients et, le cas échéant, aux autorités réglementaires.

Nous :

• Maintenons des politiques de confidentialité et de sécurité de l'information formelles et des programmes de formation pour tout le personnel.

• Mettons en œuvre la minimisation des données, l'accès par rôle et les calendriers de rétention alignés avec les besoins légaux et commerciaux.

• Utilisons des données désidentifiées et agrégées pour améliorer nos produits, nos analyses et la détection de la fraude, sans réidentifier les individus sauf lorsque cela est nécessaire pour la sécurité ou la conformité légale.

Protection du Consommateur et Transparence

Engagés envers l'équité et les droits des consommateurs, PaymentEvolution garantit :

• Tarification transparente sans frais cachés.

• Communication simple et claire des termes et conditions, évitant le jargon juridique inutile.

• Support client accessible et rapide pour les questions de conformité, de paie ou de confidentialité.

• Traitement juste et équitable, y compris l'adhésion aux principes de non-discrimination.

• Processus clairs de résolution des litiges avec des moyens accessibles pour les clients.

Open Banking et Droits des Consommateurs en Matière de Données

En lien avec la Loi sur la banque à recours collectif du Canada et le cadre fédéral émergent de la banque ouverte, nous :

• Offrons un partage sécurisé et basé sur le consentement des données financières avec des tiers approuvés, là où les règles de la banque ouverte s'appliquent.

• Mettons en œuvre des mesures techniques, contractuelles et opérationnelles strictes qui s'alignent sur le contrôle du FCAC et les normes applicables.

• Respectons le contrôle des consommateurs sur leurs données financières, y compris la capacité d'accorder, de gérer et de révoquer des accès.

• Concevons nos intégrations pour soutenir la souveraineté des données, l'autonomisation des utilisateurs et la protection solide des consommateurs à mesure que le cadre évolue.

Conformité Internationale et Transfrontalière

Bien que principalement axés sur le Canada, nous respectons :

• Les lois internationales sur la protection de la vie privée, telles que le RGPD et la CCPA, là où elles s'appliquent à nos opérations ou à nos clients.

• Transactions de données et de paiements transfrontalières sécurisées avec des mesures de protection appropriées, y compris des clauses contractuelles et le chiffrement.

• Conformité avec les conventions fiscales internationales et les réglementations sur la paie lors de l'emploi ou des paiements transfrontaliers.

Conformité avec les Taux d'Intérêt et Pratiques de Prêt

Le cas échéant, PaymentEvolution se conforme au plafond du Code criminel sur les taux d'intérêt annuels (maximum 35 %) établi le 1er janvier 2025, aidant à protéger les utilisateurs des pratiques de prêt prédateurs.

Conformité Continue et Assurance de Qualité

Notre programme de conformité met en avant :

• Un responsable de la conformité désigné supervisant l'adhésion aux politiques et réglementations.

• Programmes complets de formation et de sensibilisation à la conformité des employés.

• Surveillance en temps réel et intégration rapide des mises à jour législatives.

• Audits internes de routine, évaluations des risques et communication centrée sur le client.

• Examen régulier de nos contrôles par rapport aux cadres de référence reconnues et aux meilleures pratiques du secteur.

Gestion des Risques avec les Tiers et Engagement Réglementaire

Nous assurons :

• Une diligence raisonnable rigoureuse et une surveillance continue de tous les fournisseurs et partenaires, y compris les évaluations de sécurité et de confidentialité.

• Inclusion des exigences de conformité, de confidentialité et de protection des données dans les contrats fournisseurs.

• Participation active aux associations de l'industrie fintech et de la paie et dialogue réglementaire constructif pour aider à façonner et anticiper les exigences évolutives.

Réponse aux Incidents et Transparence en Cas de Violation

PaymentEvolution s'engage à :

• Une enquête et une correction immédiates des incidents de conformité ou de sécurité.

• Communication transparente et rapide aux clients affectés et, si nécessaire, aux autorités réglementaires telles que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

• Mise en œuvre de contrôles renforcés pour atténuer les risques de récurrence et renforcer notre posture globale.

Soutien et Accessibilité

• Les documents de conformité, politiques et communications clients sont disponibles en anglais et en français conformément aux exigences bilingues canadiennes.

• Nous visons à fournir nos informations clés dans des formats accessibles et à travailler avec les clients pour répondre aux besoins d'accessibilité là où cela est possible.

• Un département de conformité dédié est disponible pour toutes les questions réglementaires et le support client.

Contact

Pour des questions relatives à la conformité, veuillez contacter :

PaymentEvolution Corporation
2600 Skymark Ave, Bâtiment 1, Unité 200
Mississauga, Ontario, Canada L4W 5B2
Email : info@paymentevolution.com
Téléphone : (647) 776-7600

Pour des questions spécifiques à la vie privée, y compris les droits Loi 25 ou LPRPDE, veuillez contacter notre Responsable de la confidentialité à privacy@paymentevolution.com.

Avertissement

Ce document fournit des informations générales sur l'approche de PaymentEvolution en matière de conformité et de questions réglementaires. Il n'est pas destiné à remplacer des conseils juridiques et ne doit pas être considéré comme un substitut à un conseil juridique professionnel. Les exigences de conformité spécifiques peuvent varier selon les circonstances individuelles, et les clients sont encouragés à consulter des professionnels du droit et de la conformité qualifiés concernant leurs obligations spécifiques.

PaymentEvolution se réserve le droit de mettre à jour cette page sur la Conformité et les Réglementations à tout moment pour refléter les changements dans les lois, réglementations applicables ou nos pratiques de conformité. Nous recommandons de consulter cette page périodiquement pour obtenir les mises à jour.