Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13 juillet 2026

PaymentEvolution Corporation (« PaymentEvolution », « nous », « notre » ou « nos ») fournit des solutions technologiques de traitement de la paie, des paiements, des avantages sociaux, des ressources humaines et des services connexes. La présente Politique de confidentialité explique comment nous traitons les renseignements personnels lorsque vous visitez nos sites Web, communiquez avec nous, créez ou utilisez un compte, recevez un paiement par l’entremise de nos services, postulez à un emploi ou interagissez d’une autre manière avec nous.

« Renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concernant un individu identifiable et de tout terme équivalent en vertu des lois applicables sur la protection de la vie privée.

1. Situations où nous agissons pour le compte d’un client ou pour notre propre compte

Notre rôle dépend de la raison pour laquelle nous traitons les renseignements.

• Traitement dirigé par le client. Un employeur, une entreprise, un revendeur ou un partenaire peut nous fournir des renseignements sur les employés, les bénéficiaires de paiement, les avantages sociaux, les ressources humaines ou d’autres renseignements afin que nous puissions lui fournir des services selon ses instructions. Ce client décide généralement de la raison pour laquelle les renseignements sont utilisés et devrait vous transmettre son propre avis de confidentialité. Nous traitons ces renseignements pour le compte du client conformément à notre Accord canadien de traitement des données.

• Objectifs propres à PaymentEvolution. Nous décidons de la manière de traiter les renseignements nécessaires pour gérer les comptes, vérifier l’identité et les entreprises, prévenir la fraude, sécuriser les services, facturer les clients, communiquer, remplir nos obligations fiscales et réglementaires, répondre aux réclamations juridiques, améliorer nos activités en utilisant des données appropriées et commercialiser nos services là où cela est autorisé. Pour ces activités, PaymentEvolution est responsable des renseignements en vertu des lois applicables sur la protection de la vie privée.

Les faits et la loi déterminent notre rôle. Une désignation contractuelle ne le modifie pas. Si vous nous interrogez sur des renseignements que nous traitons uniquement pour le compte d’un client, nous pourrions vous diriger vers ce client et l’aider raisonnablement à vous répondre.

2. Renseignements que nous recueillons

Les renseignements recueillis dépendent de votre relation avec nous et du service utilisé.

2.1 Renseignements sur le compte et de contact

Nous pouvons recueillir le nom, le nom de l’entreprise, le titre, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, la langue de préférence, le nom d’utilisateur, les détails d’authentification, les préférences de communication et les messages d’assistance.

2.2 Renseignements sur l’identité, l’entreprise et la conformité

Nous pouvons recueillir la date de naissance, des pièces d’identité délivrées par le gouvernement, les numéros d’enregistrement d’entreprise et d’impôt, les bénéficiaires effectifs, les administrateurs et les signataires autorisés, l’activité commerciale, des renseignements sur la provenance des fonds, les résultats des vérifications de sanctions, les dossiers de vérification et tout renseignement requis pour la lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent, la conformité en matière de services de paiement de détail ou autre conformité.

2.3 Renseignements sur la paie, l’emploi, les ressources humaines et les avantages sociaux

Nous pouvons recueillir les identifiants d’employés ou d’entrepreneurs indépendants; l’adresse et les coordonnées; les identifiants fiscaux ou d’assurance sociale; des renseignements sur l’emploi, la rémunération, les heures de travail, les congés, les déductions et les avantages imposables; les formulaires fiscaux; les instructions bancaires; l’historique de paie; les documents liés au milieu de travail; l’adhésion aux avantages sociaux, les renseignements sur les personnes à charge et les bénéficiaires; ainsi que d’autres renseignements qu’un client soumet pour les services sélectionnés. Certains de ces renseignements peuvent être de nature délicate.

2.4 Renseignements financiers et transactionnels

Nous pouvons recueillir les renseignements sur les comptes bancaires et de routage, les montants des paiements, les bénéficiaires, le statut de financement et de règlement, les remises, les factures, les autorisations de TEF (débit préautorisé), les retours, les annulations, les litiges et les enregistrements de transactions. Nous pouvons recevoir des confirmations ou des renseignements sur les risques de la part des banques et des fournisseurs de services de paiement.

2.5 Renseignements sur l’appareil, l’utilisation et la sécurité

Nous pouvons recueillir l’adresse IP, le type d’appareil et de navigateur, les identifiants, le système d’exploitation, les registres de connexion et d’activité, les appels d’API, la localisation approximative dérivée de l’adresse IP, les fichiers témoins (cookies), les données de diagnostic, les signaux de fraude et les renseignements sur les événements de sécurité. Nous n’utilisons pas ces renseignements pour prendre des décisions sans rapport avec les employés.

2.6 Renseignements sur les communications et le marketing

Nous pouvons recueillir les inscriptions à des webinaires ou à des événements, les réponses à des sondages, les préférences en matière de contenu, les interactions marketing, les enregistrements d’appels ou de clavardages, les commentaires et toute information que vous choisissez de nous fournir. Nous vous aviserons avant d’enregistrer un appel lorsque la loi l’exige.

2.7 Renseignements sur le recrutement

Si vous postulez pour travailler avec nous, nous pouvons recueillir un curriculum vitæ, l’historique d’emploi et d’études, des références, des notes d’entrevue, des renseignements sur l’admissibilité au travail au Canada et d’autres documents de candidature.

3. Provenance des renseignements

Nous recueillons des renseignements :

• directement auprès de vous;

• auprès de votre employeur, d’un client, d’un revendeur, d’un partenaire ou d’un utilisateur autorisé;

• auprès de banques, de réseaux de paiement, de fournisseurs d’avantages sociaux, d’assureurs et de prestataires de services;

• auprès de sources de vérification d’identité, de fraude, de sanctions, de crédit et d’entreprises;

• auprès d’autorités gouvernementales et de registres publics lorsque la loi l’autorise; et

• automatiquement lorsque vous utilisez nos sites Web, nos applications ou nos API.

Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous devez détenir l’autorisation de le faire et transmettre tout avis requis par la loi.

4. Comment nous utilisons les renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins raisonnables et déterminées, notamment pour :

• fournir, configurer, prendre en charge et améliorer les services;

• calculer la paie, préparer des rapports, transmettre les paiements et les remises autorisés et appuyer les déclarations de revenus;

• gérer les avantages sociaux et les fonctionnalités de ressources humaines demandés par un client;

• créer, authentifier et protéger les comptes;

• vérifier l’identité des personnes, des entreprises, les autorisations, les renseignements bancaires et l’admissibilité;

• détecter, enquêter et prévenir la fraude, l’utilisation abusive, le blanchiment d’argent, les menaces à la sécurité et les activités illégales;

• protéger, rapprocher, retourner et déclarer les fonds des utilisateurs finaux;

• traiter les frais, les factures, les débits préautorisés (PAD), les retours et les litiges;

• remplir nos obligations légales, réglementaires, comptables, fiscales, d’audit, de tenue de dossiers et de déclaration;

• enquêter sur les incidents, faire respecter les accords et formuler ou défendre des réclamations juridiques;

• communiquer au sujet des transactions, du soutien, de la sécurité, des modifications apportées aux produits et des conditions juridiques;

• comprendre le rendement et améliorer nos produits à l’aide de données proportionnées à l’objectif visé;

• envoyer des communications marketing lorsque la loi l’autorise et respecter les demandes d’exclusion; et

• recruter et gérer les candidats.

Nous n’utiliserons pas les données des clients pour former un modèle d’IA générative à usage général sans l’autorisation écrite expresse du client. Les fonctionnalités assistées par l’IA peuvent traiter des renseignements pour fournir les résultats demandés, fonctionner en toute sécurité et prévenir l’utilisation abusive. Les décisions importantes relatives à la paie et aux paiements restent soumises à l’approbation du client et aux processus d’examen humain applicables.

5. Consentement et autre autorité légale

Selon les circonstances, nous traitons les renseignements personnels avec un consentement exprès ou implicite, pour exécuter un contrat, pour nous conformer à la loi, à des fins raisonnables autorisées par les lois sur la protection de la vie privée ou sur toute autre base légale disponible dans la juridiction concernée.

Vous pouvez retirer votre consentement à des utilisations facultatives futures, sous réserve des limites légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir une fonctionnalité qui nécessite ces renseignements. Cela n’affecte pas le traitement déjà effectué légalement ni les renseignements que nous devons conserver ou utiliser pour les paiements, la prévention de la fraude, la sécurité, les réclamations juridiques ou les obligations réglementaires.

Nous demandons un consentement exprès pour les utilisations sensibles ou imprévues lorsque requis. Nous ne vendons pas de renseignements personnels à des fins pécuniaires. Nous ne les divulguons pas pour la publicité ciblée d’une autre organisation dans le cadre de services non liés.

6. Quand nous divulguons des renseignements

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire aux fins déterminées, notamment à :

• le client, l’employeur, le payeur, le bénéficiaire, le revendeur, le partenaire ou l’utilisateur autorisé concerné par le service;

• des banques, des coopératives de crédit, des réseaux de paiement, des processeurs et des destinataires de paiements;

• des autorités fiscales, gouvernementales et de paie pour les déclarations, remises ou obligations légales autorisées;

• des courtiers en avantages sociaux, des conseillers, des assureurs, des administrateurs et des fournisseurs professionnels sélectionnés pour un service;

• des fournisseurs d’hébergement en nuage, de communications, de vérification d’identité, de prévention de la fraude, de sécurité, d’analyse, de soutien et d’autres prestataires de services liés par des mesures de protection appropriées;

• des auditeurs, des assureurs, des avocats et d’autres conseillers professionnels;

• un acheteur, un investisseur ou un successeur dans le cadre d’une transaction commerciale proposée ou conclue, sous réserve de confidentialité et des limites légales;

• des organismes d’application de la loi, des tribunaux, des organismes de réglementation ou d’autres autorités lorsque la loi l’exige ou l’autorise; et

• toute autre personne selon vos directives ou avec votre consentement valide.

Nous exigeons de nos prestataires de services qu’ils protègent les renseignements et ne les utilisent que pour les services autorisés. Lorsqu’un fournisseur détermine de manière indépendante ses propres objectifs, son propre avis de confidentialité s’applique également.

Nous tenons à jour des renseignements sur les sous-traitants ultérieurs importants et mettrons une liste à jour à votre disposition par l’entremise de notre site Web juridique, de notre centre de confiance ou sur demande.

7. Traitement en dehors de votre province ou du Canada

PaymentEvolution et ses prestataires de services peuvent traiter ou stocker des renseignements personnels au Canada, aux États-Unis et dans d’autres juridictions où opèrent des fournisseurs approuvés. Les renseignements traités ailleurs peuvent être soumis aux lois de cette juridiction et à un accès légal par ses autorités.

Nous utilisons des contrats, des contrôles de sécurité et une surveillance des fournisseurs adaptés à la sensibilité et au risque. Nous évaluons les transferts transfrontaliers conformément à la loi applicable, y compris la loi québécoise sur la protection de la vie privée. Communiquez avec notre Bureau de la protection de la vie privée pour obtenir de plus amples renseignements sur l’emplacement des prestataires de services concernés.

8. Fichiers témoins et technologies similaires

Nos sites Web et nos services peuvent utiliser :

• des témoins essentiels pour la connexion, la sécurité, les préférences et les opérations de base;

• des témoins fonctionnels pour mémoriser vos choix;

• des outils d’analyse pour comprendre l’utilisation et le rendement; et

• des outils de marketing sur les sites Web publics lorsque la loi l’autorise.

Lorsque la loi l’exige, nous demandons votre consentement avant d’utiliser des témoins non essentiels. Vous pouvez modifier vos choix à l’aide de notre outil de gestion des témoins ou des paramètres de votre navigateur. Le blocage des témoins essentiels peut empêcher le bon fonctionnement d’un service. Nous respectons les signaux de préférence du navigateur ou de la plateforme requis par la loi, le cas échéant.

9. Renseignements dépersonnalisés et agrégés

We may create information that cannot reasonably identify an individual, Client or End Client and use it for analytics, security, research, benchmarking and product improvement. We use technical and organizational measures appropriate to the risk of re-identification and do not attempt to re-identify it except to test safeguards or as required by law. If information can reasonably be re-identified, we continue to treat it as protected information.

10. Sécurité

Nous utilisons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité et aux risques. Celles-ci comprennent les contrôles d’accès, l’authentification, le chiffrement en transit, la surveillance, la gestion des vulnérabilités, le développement sécurisé, l’évaluation des fournisseurs, les sauvegardes, la formation du personnel et la réponse aux incidents. Nous limitons l’accès aux personnes qui en ont besoin pour effectuer leur travail autorisé.

Aucun système de stockage ou de transmission sur Internet n’est parfaitement sécurisé. Les clients et les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, leurs appareils, leurs intégrations et leurs dossiers exportés, et signaler rapidement toute utilisation abusive suspectée.

Si une violation de la confidentialité ou de la sécurité crée un risque réel de préjudice grave ou déclenche de toute autre manière des obligations d’avis, nous en informerons les organisations, les personnes et les organismes de réglementation concernés, conformément à la loi. Lorsque nous traitons des données pour le compte d’un client, nous en aviserons ce dernier et l’appuierons conformément à l’Accord de traitement des données (DPA).

11. Conservation et suppression

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins prévues, notamment pour fournir les services et remplir nos obligations en matière de paie, de fiscalité, de paiement, de protection, d’audit, de prévention de la fraude, de réclamations juridiques et de tenue de registres réglementaires. Les périodes de conservation varient selon le type de dossier et la juridiction.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les dépersonnalisons de manière sécuritaire. Les sauvegardes sont isolées et expirent selon un calendrier contrôlé. Nous pouvons conserver des renseignements faisant l’objet d’une conservation légale, d’un litige actif, d’une directive réglementaire ou d’une enquête non résolue concernant un paiement ou une fraude.

12. Vos droits en matière de protection de la vie privée

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander de :

• consulter les renseignements personnels vous concernant et savoir comment ils ont été utilisés ou divulgués;

• corriger les renseignements inexacts ou incomplets;

• retirer votre consentement à une utilisation future facultative;

• supprimer des renseignements là où la loi l’exige ou l’autorise;

• recevoir des renseignements sur le traitement transfrontalier et les prestataires de services;

• demander comment une décision automatisée importante a été prise et formuler des observations lorsque ce droit s’applique;

• obtenir ou transférer des renseignements dans un format structuré lorsque la loi sur la portabilité des données s’applique; ou

• contester notre conformité.

Veuillez envoyer votre demande à privacy@paymentevolution.com. Nous pouvons vérifier votre identité et vos autorisations avant de répondre. Si nous traitons les renseignements uniquement pour le compte de votre employeur ou d’un autre client, nous pourrions transmettre la demande à cette organisation et l’assister. Nous répondrons dans les délais requis par la loi et expliquerons tout refus légal, le cas échéant.

Vous pouvez vous désabonner des courriels marketing en utilisant le lien prévu à cet effet. Vous continuerez de recevoir les messages transactionnels, de sécurité et juridiques.

13. Mineurs

Nos services publics ne s’adressent pas aux enfants. Nous pouvons traiter des renseignements concernant un employé mineur, une personne à charge, un bénéficiaire ou un destinataire de paiement lorsqu’un client nous les soumet légalement pour le traitement de la paie, des avantages sociaux ou un autre service. Le client est responsable de l’obtention de l’autorisation et des avis ou consentements requis. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour le service concerné, les obligations légales et la sécurité.

14. Services et liens de tiers

Nos services peuvent contenir des liens vers une autre organisation ou s’y intégrer. Ses conditions et son avis de confidentialité s’appliquent lorsqu’elle recueille ou utilise des renseignements de manière indépendante. PaymentEvolution n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de tiers non liés, mais nous demeurons responsables des prestataires de services agissant en notre nom, conformément à la loi et au contrat.

15. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que nos services ou les exigences légales évoluent. Nous afficherons la nouvelle date et donnerons un avis bien visible en cas de modification importante. Si le consentement est légalement requis pour une nouvelle utilisation, nous le demanderons.

16. Contact et plaintes

Bureau de la protection de la vie privée
PaymentEvolution Corporation
2600 Skymark Ave, Building 1, Unit 200
Mississauga, Ontario, Canada L4W 5B2
privacy@paymentevolution.com

Nous enquêterons sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et vous expliquerons notre réponse. Vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l’organisme de réglementation provincial ou territorial compétent en matière de protection de la vie privée, y compris la Commission d’accès à l’information du Québec.