C’est formidable d’être son propre patron et de prendre ses propres décisions. Il y a une grande satisfaction à poursuivre ses propres rêves et passions. Cela s’accompagne de la responsabilité et de l’obligation de respecter certaines règles et certains règlements. En tant que propriétaire de petite entreprise, bien gérer vos finances est essentiel à votre réussite à long terme.
Les répercussions d’une mauvaise gestion de vos finances peuvent être très importantes, surtout quand on pense aux pénalités liées aux erreurs. Si vous êtes un employeur, par exemple, vous devez connaître et respecter les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC) concernant la paie afin de percevoir, déclarer et produire correctement les retenues à la source.
Voici ce que chaque petite entreprise doit savoir :
1) Êtes-vous un employeur?
Vous êtes un employeur si vous avez des employés. Toutefois, il est tout à fait possible d’avoir des travailleurs qui ne sont pas des employés; vous devez donc connaître la différence. Le guide RC4110 – Employé ou travailleur indépendant de l’Agence du revenu du Canada explique cette différence.
2) Si vous êtes un employeur, vous avez besoin d’un numéro de compte de paie auprès de l’Agence du revenu du Canada.
Si votre entreprise a déjà un numéro d’entreprise (NE), il vous suffit d’ajouter un compte de paie à votre NE existant. Si votre entreprise n’a pas de NE, vous devrez vous inscrire pour obtenir un NE et un compte de paie. Ce n’est pas difficile et le site Web de l’ARC explique comment s’inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise.
3) Formulaires à remplir lorsque vous embauchez des employés et lorsqu’ils quittent votre entreprise
Lorsque vous embauchez un employé, vous devez obtenir son numéro d’assurance sociale (NAS) et lui faire remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, qui sert à déterminer le montant d’impôt à déduire de son revenu d’emploi. Vous devriez conserver ce document au dossier et demander à vos employés de vous soumettre un nouveau formulaire au début de chaque année.
Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (ou en cas de toute autre interruption de rémunération), vous devrez remplir un Relevé d’emploi.
L’utilisation d’un service de paie en ligne comme PaymentEvolution Payroll rendra la création et la production de ces formulaires rapides et simples.
4) Vous devez déduire les montants appropriés des cotisations au RPC (Régime de pensions du Canada), des primes d’AE (assurance-emploi) et de l’impôt sur le revenu des chèques de paie des employés, ainsi que calculer votre part des cotisations au RPC et des primes d’AE pour chaque paie.
Le guide de l’ARC sur le calcul des retenues fournit les détails manuels. L’utilisation d’un service de paie infonuagique simplifiera grandement ces calculs et vous aidera à conserver un historique adéquat à des fins de déclaration.
5) Les montants déduits des chèques de paie des employés, ainsi que votre part des cotisations au RPC et des primes d’AE, doivent être remis à l’Agence du revenu du Canada, accompagnés du formulaire approprié.
Comme les dates d’échéance varient selon le type de remettant que vous êtes, vous voudrez consulter cette page de l’ARC pour plus d’information. Pour vous assurer de remettre les montants à temps (et d’éviter d’importantes pénalités), envisagez d’utiliser un service de paiement électronique pour automatiser ces remises.
6) Vous devrez remplir et produire annuellement les déclarations de renseignements de l’ARC.
Chaque année, vous devrez remplir un feuillet T4 pour chaque employé, ainsi qu’un Sommaire T4 que vous enverrez à l’Agence du revenu du Canada d’ici la fin de février, et transmettre une copie du feuillet T4 approprié à chaque employé. Consultez la ressource de l’ARC T4 – Renseignements pour les employeurs. Les services de paie modernes offrent des portails libre-service pour les employés comme PayChequer.com
7) Vous devez conserver des registres adéquats, et ceux-ci doivent être conservés pendant six ans.
« Adéquats » signifie que vos registres doivent « fournir suffisamment de détails pour déterminer toutes vos obligations et tous vos droits fiscaux ». Vous devez également conserver les documents originaux à l’appui de vos registres.
8) Lorsque vous fermez votre entreprise, vous devez aussi fermer votre compte.
Fermer votre compte de paie signifie suivre certaines étapes prescrites à des dates précises – ce guide présente les étapes à suivre lorsque votre entreprise cesse ses activités.
C’est formidable d’être son propre patron et de prendre ses propres décisions. Il y a une grande satisfaction à poursuivre ses propres rêves et passions. Cela s’accompagne de la responsabilité et de l’obligation de respecter certaines règles et certains règlements. En tant que propriétaire de petite entreprise, bien gérer vos finances est essentiel à votre réussite à long terme.
Les répercussions d’une mauvaise gestion de vos finances peuvent être très importantes, surtout quand on pense aux pénalités liées aux erreurs. Si vous êtes un employeur, par exemple, vous devez connaître et respecter les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC) concernant la paie afin de percevoir, déclarer et produire correctement les retenues à la source.
Voici ce que chaque petite entreprise doit savoir :
1) Êtes-vous un employeur?
Vous êtes un employeur si vous avez des employés. Toutefois, il est tout à fait possible d’avoir des travailleurs qui ne sont pas des employés; vous devez donc connaître la différence. Le guide RC4110 – Employé ou travailleur indépendant de l’Agence du revenu du Canada explique cette différence.
2) Si vous êtes un employeur, vous avez besoin d’un numéro de compte de paie auprès de l’Agence du revenu du Canada.
Si votre entreprise a déjà un numéro d’entreprise (NE), il vous suffit d’ajouter un compte de paie à votre NE existant. Si votre entreprise n’a pas de NE, vous devrez vous inscrire pour obtenir un NE et un compte de paie. Ce n’est pas difficile et le site Web de l’ARC explique comment s’inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise.
3) Formulaires à remplir lorsque vous embauchez des employés et lorsqu’ils quittent votre entreprise
Lorsque vous embauchez un employé, vous devez obtenir son numéro d’assurance sociale (NAS) et lui faire remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, qui sert à déterminer le montant d’impôt à déduire de son revenu d’emploi. Vous devriez conserver ce document au dossier et demander à vos employés de vous soumettre un nouveau formulaire au début de chaque année.
Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (ou en cas de toute autre interruption de rémunération), vous devrez remplir un Relevé d’emploi.
L’utilisation d’un service de paie en ligne comme PaymentEvolution Payroll rendra la création et la production de ces formulaires rapides et simples.
4) Vous devez déduire les montants appropriés des cotisations au RPC (Régime de pensions du Canada), des primes d’AE (assurance-emploi) et de l’impôt sur le revenu des chèques de paie des employés, ainsi que calculer votre part des cotisations au RPC et des primes d’AE pour chaque paie.
Le guide de l’ARC sur le calcul des retenues fournit les détails manuels. L’utilisation d’un service de paie infonuagique simplifiera grandement ces calculs et vous aidera à conserver un historique adéquat à des fins de déclaration.
5) Les montants déduits des chèques de paie des employés, ainsi que votre part des cotisations au RPC et des primes d’AE, doivent être remis à l’Agence du revenu du Canada, accompagnés du formulaire approprié.
Comme les dates d’échéance varient selon le type de remettant que vous êtes, vous voudrez consulter cette page de l’ARC pour plus d’information. Pour vous assurer de remettre les montants à temps (et d’éviter d’importantes pénalités), envisagez d’utiliser un service de paiement électronique pour automatiser ces remises.
6) Vous devrez remplir et produire annuellement les déclarations de renseignements de l’ARC.
Chaque année, vous devrez remplir un feuillet T4 pour chaque employé, ainsi qu’un Sommaire T4 que vous enverrez à l’Agence du revenu du Canada d’ici la fin de février, et transmettre une copie du feuillet T4 approprié à chaque employé. Consultez la ressource de l’ARC T4 – Renseignements pour les employeurs. Les services de paie modernes offrent des portails libre-service pour les employés comme PayChequer.com
7) Vous devez conserver des registres adéquats, et ceux-ci doivent être conservés pendant six ans.
« Adéquats » signifie que vos registres doivent « fournir suffisamment de détails pour déterminer toutes vos obligations et tous vos droits fiscaux ». Vous devez également conserver les documents originaux à l’appui de vos registres.
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