Es excelente ser tu propio jefe y tomar tus propias decisiones. Hay una gran satisfacción en perseguir tus propios sueños y pasiones. Con eso viene la responsabilidad y la obligación de cumplir con ciertas reglas y regulaciones. Como propietario de una pequeña empresa, administrar las finanzas correctamente es vital para tu éxito a largo plazo.
Las consecuencias de no gestionar tus finanzas pueden ser muy significativas, especialmente cuando consideras las sanciones por cometer errores. Si eres empleador, por ejemplo, debes conocer y seguir las normas de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) sobre nómina para poder recaudar, reportar y presentar correctamente los impuestos de nómina.
Esto es lo que toda pequeña empresa necesita saber:
1) ¿Eres empleador?
Eres empleador si tienes empleados. Pero es totalmente posible tener trabajadores que no son empleados, así que necesitas conocer la diferencia entre ambos. La guía RC4110 – Empleado o trabajador por cuenta propia de la Agencia de Ingresos de Canadá explica la diferencia.
2) Si eres empleador, necesitas un número de cuenta de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá.
Si tu empresa ya tiene un número de negocio (BN), todo lo que necesitas hacer es añadir una cuenta de nómina a tu BN existente. Si tu empresa no tiene un BN, tendrás que registrarte para obtener un BN y una cuenta de nómina. No es difícil y el sitio web de la CRA explica cómo registrarse para obtener un número de negocio.
3) Formularios que deben completarse cuando contratas empleados y cuando los empleados dejan tu empresa
Cuando contratas a un empleado, necesitas obtener su Número de Seguro Social (SIN) y pedirle que complete el Formulario TD1, Declaración de créditos fiscales personales, que se utiliza para determinar cuánto impuesto se deducirá de sus ingresos laborales. Debes conservarlo en tus archivos y pedir a tus empleados que te presenten un nuevo formulario al inicio de cada año.
Cuando un empleado deja tu empresa (o tiene cualquier otra interrupción de ingresos), tendrás que completar un Registro de Empleo.
Usar un servicio de nómina en línea como la Nómina de PaymentEvolution hará que crear y presentar estos formularios sea rápido y fácil.
4) Debes deducir los montos apropiados de aportes al CPP (Plan de Pensiones de Canadá), primas de EI (Seguro de Empleo) y deducciones del impuesto sobre la renta de los cheques de pago de los empleados, además de calcular tu parte de CPP y EI para cada nómina.
La guía de la CRA para calcular deducciones proporciona los detalles manuales. Utilizar un servicio de nómina en la nube simplificará enormemente estos cálculos y te ayudará a mantener un historial adecuado para fines de reportes.
5) Los montos deducidos de los cheques de pago de los empleados, junto con tu parte de aportes al CPP y primas de EI, deben remitirse a la Agencia de Ingresos de Canadá, acompañados del formulario correspondiente.
Como las fechas de vencimiento varían según el tipo de remitente que seas, te conviene visitar esta página de la CRA para obtener más información. Para asegurarte de remitir a tiempo (y evitar algunas sanciones considerables), considera usar un servicio de pago electrónico para automatizar estos procesos.
6) Deberás completar y presentar anualmente las declaraciones informativas de la CRA.
Cada año deberás completar un comprobante T4 para cada empleado, y un Resumen T4 que enviarás a la Agencia de Ingresos de Canadá antes de finales de febrero, además de enviar una copia del comprobante T4 correspondiente a cada empleado. Consulta T4 – Información para empleadores de la CRA. Los servicios modernos de nómina ofrecen sitios de autoservicio para empleados como PayChequer.com
7) Debes mantener registros adecuados y estos deben conservarse durante seis años.
“Adecuados” significa que tus registros deben “proporcionar suficientes detalles para determinar todas tus obligaciones y derechos fiscales”. También necesitas conservar los documentos originales que respalden tus registros.
8) Cuando cierres tu empresa, también debes cerrar tu cuenta.
Cerrar tu cuenta de nómina significa seguir ciertos pasos prescritos en fechas determinadas – esta guía describe los pasos que debes seguir cuando tu empresa deja de operar.
Es excelente ser tu propio jefe y tomar tus propias decisiones. Hay una gran satisfacción en perseguir tus propios sueños y pasiones. Con eso viene la responsabilidad y la obligación de cumplir con ciertas reglas y regulaciones. Como propietario de una pequeña empresa, administrar las finanzas correctamente es vital para tu éxito a largo plazo.
Las consecuencias de no gestionar tus finanzas pueden ser muy significativas, especialmente cuando consideras las sanciones por cometer errores. Si eres empleador, por ejemplo, debes conocer y seguir las normas de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) sobre nómina para poder recaudar, reportar y presentar correctamente los impuestos de nómina.
Esto es lo que toda pequeña empresa necesita saber:
1) ¿Eres empleador?
Eres empleador si tienes empleados. Pero es totalmente posible tener trabajadores que no son empleados, así que necesitas conocer la diferencia entre ambos. La guía RC4110 – Empleado o trabajador por cuenta propia de la Agencia de Ingresos de Canadá explica la diferencia.
2) Si eres empleador, necesitas un número de cuenta de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá.
Si tu empresa ya tiene un número de negocio (BN), todo lo que necesitas hacer es añadir una cuenta de nómina a tu BN existente. Si tu empresa no tiene un BN, tendrás que registrarte para obtener un BN y una cuenta de nómina. No es difícil y el sitio web de la CRA explica cómo registrarse para obtener un número de negocio.
3) Formularios que deben completarse cuando contratas empleados y cuando los empleados dejan tu empresa
Cuando contratas a un empleado, necesitas obtener su Número de Seguro Social (SIN) y pedirle que complete el Formulario TD1, Declaración de créditos fiscales personales, que se utiliza para determinar cuánto impuesto se deducirá de sus ingresos laborales. Debes conservarlo en tus archivos y pedir a tus empleados que te presenten un nuevo formulario al inicio de cada año.
Cuando un empleado deja tu empresa (o tiene cualquier otra interrupción de ingresos), tendrás que completar un Registro de Empleo.
Usar un servicio de nómina en línea como la Nómina de PaymentEvolution hará que crear y presentar estos formularios sea rápido y fácil.
4) Debes deducir los montos apropiados de aportes al CPP (Plan de Pensiones de Canadá), primas de EI (Seguro de Empleo) y deducciones del impuesto sobre la renta de los cheques de pago de los empleados, además de calcular tu parte de CPP y EI para cada nómina.
La guía de la CRA para calcular deducciones proporciona los detalles manuales. Utilizar un servicio de nómina en la nube simplificará enormemente estos cálculos y te ayudará a mantener un historial adecuado para fines de reportes.
5) Los montos deducidos de los cheques de pago de los empleados, junto con tu parte de aportes al CPP y primas de EI, deben remitirse a la Agencia de Ingresos de Canadá, acompañados del formulario correspondiente.
Como las fechas de vencimiento varían según el tipo de remitente que seas, te conviene visitar esta página de la CRA para obtener más información. Para asegurarte de remitir a tiempo (y evitar algunas sanciones considerables), considera usar un servicio de pago electrónico para automatizar estos procesos.
6) Deberás completar y presentar anualmente las declaraciones informativas de la CRA.
Cada año deberás completar un comprobante T4 para cada empleado, y un Resumen T4 que enviarás a la Agencia de Ingresos de Canadá antes de finales de febrero, además de enviar una copia del comprobante T4 correspondiente a cada empleado. Consulta T4 – Información para empleadores de la CRA. Los servicios modernos de nómina ofrecen sitios de autoservicio para empleados como PayChequer.com
7) Debes mantener registros adecuados y estos deben conservarse durante seis años.
“Adecuados” significa que tus registros deben “proporcionar suficientes detalles para determinar todas tus obligaciones y derechos fiscales”. También necesitas conservar los documentos originales que respalden tus registros.
8) Cuando cierres tu empresa, también debes cerrar tu cuenta.
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